Sivujen vertailu

Yrityksen liittäminen ympäristöön, johon pääkäyttäjällä ei ole oikeuksia

Mikäli ympäristön pääkäyttäjä lisää ympäristöön sellaisen yrityksen, johon hänellä ei ole oikeuksia, lähettää ohjelma lähettää sähköpostitse hyväksyntäpyynnön kyseisen yrityksen yhteyshenkilölle pääkäyttäjälle (Yrityksen hallinta -näytön Perustiedot-välilehdellä oleva yhteyshenkilö=yrityksen pääkäyttäjä). Pyyntö on näkyvissä yrityksen yhteyshenkilölle yrityksen Perustiedot-välilehdellä Hyväksyntää odottavat pyynnöt -listassa, jossa yrityksen pääkäyttäjä voi hyväksyä tai hylätä pyynnön.

Hyväksy-toiminnolla pääkäyttäjä siis vahvistaa, että kyseinen yritys voidaan lisätä pyydettyyn ympäristöön ja Hylkää-toiminnolla vastaavasti hylkää yrityksen lisäämisen pyydettyyn ympäristöön.

Ympäristön pääkäyttäjällä, joka lisäsi yrityksen omaan ympäristöönsä, näkyy kyseinen yritys ympäristönsä Yritykset-listassa Odottaa hyväksyntää -tilassa, kunnes yrityksen lisäys on hyväksytty tai hylätty.

Yritykset-valikon Poista lisenssejä massana -toiminnolla voit poistaa lisenssejä kerralla useammalta käyttäjältä useammasta eri yrityksestä. Toiminto ei poista käyttäjiä yrityksistä vaan pelkästään heidän lisenssit/roolin.

Toiminto avaa kuvan Lisenssien massapoisto -dialogin, jossa ensimmäisessä eli Yritysvalinta-kohdassa valitset yritykset, joista haluat käyttäjien lisenssit poistaa. Valitut yritykset näet oikealla. Jatka valitsemalla yläosasta Seuraava.

Image Added

Käyttäjävalinta-kohdassa valitset vasemmalta käyttäjät, joilta haluat lisenssit poistaa. Valitut käyttäjät näet oikealla. Jatka valitsemalla yläosasta Seuraava.

Image Added

Roolit ja lisenssit -kohdassa valitset ne lisenssit, jotka haluat poistaa. Kuvan esimerkissä käyttäjille on aiemmin aktivoitu Peruskäyttäjä-roolin mukaiset lisenssit, jolloin kuvan valinnalla poistuu käyttäjiltä sekä Peruskäyttäjä-rooli että lisenssit. Hyväksy lopuksi vielä sopimusehdot (rasti vasempaan alakulmaan) ja valitse Poista lisenssit/rooli. Toiminnon jälkeen näet vielä yhteenvedon muutoksista.

Image Added

Automatisoinnin käyttöönotto

Lemonsoft Automatisointi on Windows-palvelu, jonka avulla voit automatisoida useita eri toimintoja Lemonsoftissa. Voit antaa automatisoinnin hakea mm. tilien saldot, noutaa ostolaskut, hoitaa myyntilaskujen muodostamisen, lähettämisen ja maksuvalvonnan puolestasi.

Automatisointi vaatii uudessa käyttäjähallinnassa prosessikäyttäjän lisäksi yritystunnuksen. Yritystunnus on ympäristötason tieto (salasana), jota automatisointi ja muut ilman käyttäjää ajettavat palvelut käyttävät kirjautuessaan käyttäjähallintaan. Kyse on siis tietosuoja-asiasta, yritystunnuksen avulla voit varmistua ettei ulkopuolinen pysty käyttämään esimerkiksi automatisointia ilman ympäristön pääkäyttäjän tietoisuutta.

Käyttöönotto Lemonsoftin jaetussa SaaS-ympäristössä (SaaS)

Tietohallintomme asentaa automatisoinnin käyttöön kaikille Lemonsoftin jaetun SaaS-ympäristön asiakkaille. Halutessasi automatisoinnin käyttöön, ota yhteyttä asiakastukeen, helpdesk@lemonsoft.fi.

Käyttöönotto paikallisasennuksissa (oma palvelin)

Avaa käyttäjähallinnassa ensin sen ympäristön tiedot, johon haluat automatisoinnin käyttöön ja valitse Luo yritystunnus -toiminto. Huomaa! Kun valitset Luo yritystunnus -toiminnon, kopioi yritystunnus heti talteen ao. kuvan dialogissa.Tarvitset tunnusta automatisoinnin asennuksessa. Tietosuojasyistä näet yritystunnuksen ainoastaan, kun luot sen. Myöhemmin et pysty tarkastelemaan mikä tunnus oli, luonnin jälkeenkin näet käyttäjähallinnan Yritystunnus-kentässä vain tunnuksen alkuosan.

Image Added

Lisää tämän jälkeen prosessikäyttäjälle vaaditut lisenssit kyseisen yrityksen Käyttäjät-listalta.

Image Added

Lisenssien aktivoinnin jälkeen asenna Lemonsoft Automatisointi eli LemonsoftWinService.exe. Asennus kysyy Ympäristön tunniste- ja Ympäristön yritystunnus -tietoja. Ympäristön tunnisteen löydät käyttäjähallinnasta Ympäristön hallinta -näytöltä, kuvan kohdasta. Yritystunnus on edellä luomasi numero- ja kirjainyhdistelmä (salasana). Tunniste ja yritystunnus tallentuvat asentamasi LemonsoftWinService-kansion appSettings.config-tiedostoon.

Image Added

Käynnistä asennuksen jälkeen Windowsin Palvelut-näytöltä LemonsoftServices-palvelu.

Image Added

Määritä lopuksi työasemaversion Järjestelmä Pääkäyttäjä Palveluiden määrittelyt -näytöllä haluamasi automatisointipalvelut käyttöön.

Huomaa! Mikäli luot käyttäjähallinnassa Luo yritystunnus -toiminnolla myöhemmin uuden yritystunnuksen, vanha yritystunnus ja siihen liitetyt automatisoinnit lakkaavat toimimasta. Uusi yritystunnus on tällöin päivitettävä appSettings.config -tiedoston secret (yritystunnus) -arvoksi ja käynnistettävä Automatisointipalvelu uudelleen. Palvelu on käynnistettävä uudelleen aina appSettings.config -tiedoston muokkauksen sekä automatisointi-lisenssien aktivoimisen jälkeen, jotta muutokset tulevat voimaan.

Ympäristön käyttäjätietojen lataaminen CSV-tiedostoon

Yritykset-valikon Lataa käyttäjät CSV-tiedostoon -toiminnon avulla voit ladata listauksen valitsemasi ympäristön yrityksistä ja sen käyttäjistä lisenssitietoineen CSV-muodossa.

Image Added

Uuden ympäristön luonti

Kun siirryt uuteen käyttäjähallintaan, perustaa migraatiotyökalu uuden ympäristön automaattisesti ja lisää ympäristöön myös yritykset ja käyttäjät. Normaalitilanteissa sinun ei siis tarvitse perustaa itse uutta ympäristöä, vaan sen tekee tietohallintomme.

Voit kuitenkin tarpeen mukaan luoda käyttäjähallintaan uusia ympäristöjä ja liittää näihin tarvittavat yritykset ja käyttäjät. Voit esimerkiksi luoda testiympäristön uusiin Lemonsoft-versioihin tutustumista varten. Testiympäristö on erityisesti suositeltavaa, jos käytössä on rajapintaintegraatioita.

Uuden ympäristön luonnin yhteydessä voit samalla perustaa myös uuden yrityksen, mikäli ympäristön omistajaa (eli yritystä, joka hallinnoi ympäristöä) ei ole aiemmin perustettu käyttäjähallintaan. Ympäristön omistaja eli haltijayritys lisätään aina myös perustettavaan ympäristöön yritykseksi.

1. Valitse sivupalkista Luo uusi → Ympäristö tai Ympäristöt-valikosta Uusi ympäristö -toiminto.

2. Hae aukeavan Luo ympäristö -dialogin Ympäristön haltija -valikosta yritys, joka hallinnoi ympäristöä tai luo uusi yritys, mikäli ympäristön haltijayritystä ei ole aiemmin perustettu.

3. Anna ympäristölle nimi, joka tarkoittaa SQL Server instanssin nimeä.

4. Syötä SQL Serverin käyttäjätunnus ja salasana. Mikäli jätät nämä tyhjäksi, ohjelma käyttää integroitua tunnistautumista eli ohjelma kirjautuu SQL Serveriin työasemasi tunnuksilla. Tällöin tosin LemonOnlinen käyttö ei ole mahdollista.

5. Viimeistele ympäristön luonti Luo uusi ympäristö -toiminnolla.

6. Lisää tämän jälkeen ympäristöön mahdolliset lisäyritykset sekä käyttäjät ja aktivoi käyttäjille lisenssit.

Image Added

Uuden yrityksen luonti

Yrityksen pääkäyttäjänä luot uuden yrityksen kuvan mukaisesti joko sivupalkin Luo uusi → Yritys -toiminnolla tai Ympäristöt-valikon Uusi yritys -toiminnolla. Syötä yrityksen nimi, y-tunnus ja yksikkö sekä yrityksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Hyväksy sopimusehdot ja valitse Luo yritys. Ympäristön pääkäyttäjän tulee tämän jälkeen liittää yritys haluamaasi ympäristöön.

Image Added

Ohjelma yksilöi yrityksen y-tunnuksella ja yksiköllä. Samalla y-tunnus/yksikkö -yhdistelmällä voi olla käyttäjähallinnassa vain yksi yritys. Mikäli esimerkiksi perustat toisen yrityksen testiyritykseksi, pidä y-tunnus ennallaan ja anna uusi yksilöllinen yksikkö. Yksikkö tulee olla väliltä 01-9999.

Käyttäjän lisäys yritykseen ja lisenssin aktivointi

Navigoidu haluamaasi ympäristöön ja yritykseen ja valitse Käyttäjät-valikosta Lisää käyttäjiä -toiminto. Aukeavassa Lisää käyttäjiä -dialogissa ohjelma on valinnut oletuksena valitsemasi yrityksen, mutta voit tässä vielä sitä vaihtaa tai lisätä useamman yrityksen, joihin haluat käyttäjille oikeudet. Voit siis lisätä samalla kertaa useamman käyttäjän (uusia ja vanhoja käyttäjiä) useampaan yritykseen.

1. Yritysvalinta-välilehdellä näet yritykset, joihin sinulla on oikeudet. Valitse vasemmalta yritys/ yritykset, joihin haluat käyttäjät lisätä. Valitsemasi yritykset siirtyvät oikealle. Hakukentän avulla voit etsiä yrityksiä yrityksen nimen, y-tunnuksen tai yksikön mukaan. Voit myös järjestää sarakkeet aakkos-/numero-järjestykseen klikkaamalla sarakeotsikkoa. Valintojesi jälkeen valitse Seuraava.
   

   Image Added

2. Käyttäjien perustiedot -välilehdellä lisäät/valitset käyttäjät valitsemiisi yrityksiin. Voit lisätä joko uusia käyttäjiä tai valita käyttäjiä ympäristöön jo aiemmin perustetuista käyttäjistä.

• Uusien käyttäjien osalta täytä yläosan Nimi ja Sähköpostiosoite ja valitse Lisää-toiminto. Ohjelma siis mahdollistaa myös uusien käyttäjien lisäyksen yrityksiin ja näille lisenssien aktivoinnin, vaikka käyttäjä ei olisi vielä tiliä luonut käyttäjähallintaan. Kun käyttäjä sitten aikanaan luo tilin, voi hän käyttäjähallinnan Omat tiedot -näytöllä täydentää nimi ja puhelinnumero-tietojaan.

• ‘Vanhoja käyttäjiä’ eli ympäristöön aiemmin perustettuja käyttäjiä voit valita Sähköposti-kentän alasvetovalikosta tai hakea sähköpostiosoitteella. Lisää-toiminnolla lisäät myös nämä listalle (yksitellen).

• Sähköpostiosoite tulee olla jokaisella käyttäjällä yksilöllinen. Valintojesi jälkeen valitse Seuraava.
  

  Image Added

  3. Roolit ja lisenssit -välilehdellä valitset käyttäjille tarvittavat lisenssit (tarvittaessa roolin avulla) sekä käyttäjätyypin. Voit myös kopioida lisenssit tietyltä käyttäjältä.

• Käyttäjätyyppi-valinnalla voit valita lisäämillesi uusille käyttäjille käyttäjätyypin. Tyyppiä voit muuttaa jälkikäteen käyttäjäkohtaisesti. Toiminto ei päivitä olemassa olevien käyttäjien tyyppejä.

• Kopioi lisenssit käyttäjältä mahdollistaa lisenssien kopioinnin olemassa olevalta käyttäjältä, myös prosessikäyttäjältä. Mikäli valitset käyttäjän (Sähköposti-kenttään) ja vahvistat Kopio-toiminnolla, kopioi ohjelma valitsemasi käyttäjän lisenssit kaikille lisäämillesi käyttäjille. Lisenssejä voit kopioinnin jälkeen vapaasti muokata. Huomaa, kopioitava käyttäjä voi olla lisättynä useaan yritykseen (kuten kuvassa), jolloin samalla käyttäjällä voi olla eri lisenssit eri yrityksissä. Ole siis tarkkana, että valitset oikean yrityksen/käyttäjän. Voit myös hakea käyttäjää sähköpostiosoitteella.

Valintojesi jälkeen hyväksy Lemonsoftin sopimusehdot, jolloin Lisää käyttäjät -toiminto tulee aktiiviseksi. Lisäyksen jälkeen näet vielä Yhteenveto-välilehden, jossa näet tekemäsi muutokset. Käyttäjille muutokset astuvat voimaan käyttäjän seuraavan kirjautumisen yhteydessä.

Image Added

Voit koska tahansa muuttaa käyttäjälle aktivoituja lisenssejä kyseisen yrityksen Käyttäjät-listan kautta.

Lisää käyttäjä henkilörekisteriin -toiminto

Pääkäyttäjänä tyypillisesti lisäät uudet käyttäjät Lemonsoftin henkilörekisteriin (Nimi sekä Sähköposti työ -kenttään käyttäjän sähköpostiosoite), mutta voit myös pyytää käyttäjiä itse lisäämään itsensä Yritysvalinta-dialogin Lisää käyttäjä henkilörekisteriin -toiminnolla.

Toiminto näkyy kirjautuvalle käyttäjälle ensimmäisen Lemonsoft-kirjautumisen yhteydessä vain, jos käyttäjälle on aktivoitu lisenssejä yritykseen eikä käyttäjää ole vielä lisätty henkilörekisteriin. Lisää-toiminto tulee aktiiviseksi, kun kirjautunut käyttäjä lisää toimintoon nimensä, kuten kuvassa.

Image Added

Huomaa kuitenkin, että käyttäjä ei pääse Onlineen edes yritysvalintaan, jos on vain yksi yritys eikä siellä ole henkilöä käyttäjälle. Jos on kaksi yritystä, joista vain toisesta puuttuu henkilö, niin Online käyttää toimivan yrityksen tietoja kirjautuakseen.

Vastaavan Lisää käyttäjä -toiminnon löydät myös Lemonsoftin työasemaversiosta.

Image Added

Kun ohjelma perustaa kirjautumisen yhteydessä käyttäjän henkilörekisteriin, se myös asettaa henkilölle henkilöroolit tämän lisenssien perusteella.

Jos perustettava käyttäjä on käyttäjähallinnassa Yrityksen pääkäyttäjä, ohjelma aktivoi käyttäjälle 1. Pääkäyttäjä, tekninen ja 2. Pääkäyttäjä, hallinto -roolit.

Aktivoitujen lisenssien perusteella käyttäjälle automaattisesti asetettavat roolit:

• OCRM tai WCRM (Asiakkuudenhallinta) : 4. Myyjä

• OOS tai WOS (Ostoreskontra): 8. Ostoreskontranhoitaja

• OKJ tai WKJ (Hyväksyntä): 12. Hyväksyjä

• OPL tai WPL (Palkanlaskenta): 21. Palkanlaskija

• OKP tai WKP (Kirjanpito): 22. Kirjanpitäjä

• WBANK (Pankkiyhteys): 24. Pankkiyhteys

• OOT tai WOT (Ostotilaukset): 28. Ostaja

• OPH tai WPH (Projektinhallinta): 10. Projektiresurssi

• OPR (Projektipäällikön työkalut): 9. Projektipäällikkö ja 10. Projektiresurssi

  • OPH (Projektinhallinta) ja OPR (Projektipäällikön työkalut) -lisenssit on yhdistetty versiossa 2021.12 ja muutettu toimimaan henkilöroolien avulla. Jatkossa käyttäjällä tulee olla OPH-lisenssi ja henkilöroolina joko Projektijohtaja tai Projektipäällikkö päästäkseen esim. Talousnäkymä-näytölle.

Lisenssien aktivointi/ käyttäjän poistaminen

Tyypillisesti lisenssit aktivoidaan käyttäjille samalla, kun käyttäjä lisätään yritykseen. Jälkikäteen pääset aktivoimaan lisenssejä kyseisen ympäristön ja yrityksen Käyttäjät-listalta.

Lisenssien tallennuksen jälkeen käyttäjän on kirjauduttava Lemonsoft-ohjelmaan uudelleen, jotta lisenssimuutokset tulevat voimaan. Prosessikäyttäjän lisenssimuutokset astuvat vastaavasti voimaan vasta automatisoitujen palveluiden uudelleenkäynnistyksen yhteydessä

Ympäristön ja yrityksen Käyttäjät-listalta näet listan yritykseen jo lisätyistä käyttäjistä. Voit suodattaa käyttäjiä Suodata-kentän avulla nimen tai sähköpostiosoitteen mukaan, jolloin löydät listalta nopeammin haluamasi käyttäjät. Valitse haluamasi käyttäjän kohdalta, joka avaa kuvan mukaisen aktivointinäytön.

Image Added

Määritä käyttäjälle joko roolin mukaiset lisenssit (esimerkiksi Esimies) tai valitse lisenssit yksitellen listalta. Valitse myös käyttäjälle oikea käyttäjätyyppi (käyttäjätyypeistä voit lukea tarkemmin Käyttäjät-ohjeesta).

Voit myös valita käyttäjälle lisenssejä, joita eivät sisälly valittuun rooliin, eli voit esimerkiksi valita Ei roolia -valinnan ja silti valita vapaasti haluamasi lisenssit. Roolien käyttö ei siis ole pakollista. Roolit ovat vain uusi tapa antaa käyttäjälle oikeuksia lisensseihin.

Lisenssit ovat listalla aihealueittain, esim. Taloushallinto, Tuotanto jne., joista valitset käyttäjälle lisenssin klikkaamalla lisenssin nimeä/riviä. Hakusana- tai Tuotelinja-kentistä voit suodattaa lisenssejä listalle. Tallenna-toiminto on aktiivisena vasta, kun olet hyväksynyt Lemonsoftin sopimusehdot (rasti ruutuun näytön vasempaan alakulmaan).

Käyttäjät-valikon Kopio lisenssit -toiminnolla voit kopioida saman yrityksen sisällä lisenssit käyttäjältä toiselle. Toiminto avaa kuvan mukaisen Lisenssien kopiointi käyttäjältä toiselle -dialogin, jossa valitset ensin vasemmalta käyttäjän, jolta lisenssit kopioidaan ja tämän alta käyttäjän, jolle lisenssi kopioidaan.

Ohjelma listaa oikealle käyttäjältä toiselle kopioitavat lisenssit ja ilmoittaa mahdollisista päällekkäisistä lisensseistä (lisenssit, jotka käyttäjällä on jo käytössä). Tässä voit halutessasi vielä poistaa lisenssejä, joita et halua kopioitavan, valitsemalla lisenssit listalta. Prosessikäyttäjälle et voi kopioida lisenssejä.

Image Added

Kopioi valitut lisenssit -toiminnolla ohjelma viimeistelee lisenssien kopioinnin. Kuvassa kopioitu onnistuneesti Erkki Esimerkin lisenssit Teppo Testaajalle (81 lisenssiä).

Image Added

Käyttäjät-valikon Siirrä lisenssit -toiminnolla voit siirtää saman yrityksen sisällä lisenssit käyttäjältä toiselle. Toiminto on tarpeen esimerkiksi, jos työntekijän työsuhde päättyy ja tilalle tulee toinen tekijä.

Toiminto avaa kuvan mukaisen Lisenssien siirto käyttäjältä toiselle -dialogin, jossa valitset ensin vasemmalta käyttäjän, jolta lisenssit siirretään ja tämän alta käyttäjän, jolle lisenssit siirretään. Ohjelma listaa oikealle siirrettävät lisenssit ja ilmoittaa mahdollisista päällekkäisistä lisensseistä (informatiivinen tieto lisensseistä, jotka käyttäjällä on jo käytössä). Prosessikäyttäjän lisenssejä et voi siirtää.

Image Added

Siirrä valitut lisenssit -toiminnolla ohjelma viimeistelee lisenssien siirron. Kuvassa siirretty onnistuneesti Erkki Esimerkin kaikki lisenssit Teppo Testaajalle.

Image Added