...
Operatiivisen datan tiedoston laatiminen
Artikkelimme "operatiivisen datan tuominen Finazillaan vakiomuotoisella csv -siirtotiedostolla" kuvaa laadittavaa siirtotiedostoa ja sen muotoa. Käytännössä ensimmäiseksi tuotavista palkkatiedoista tulee laatia artikkelimme ohjetta mukaillen siirtotiedosto.
...
Siirtotiedostossa tulee olla päivämäärä. Jos palkkoja budjetoidaan esimerkiksi vuodelle 2023, on päivämäärä 1.1.2023. Työntekijän palkkasumma syötetään amount -kenttään ja quatity -kenttään voidaan syöttää työntekijän lomapäivien määrä. Palkkasumma tuodaan vain kerran, ei siis jokaiselle kuukaudelle. Sarakkeeseen D laitetaan työntekijän nimi.
Työntekijästä tulee dimension arvo Finazillaan ja riville 1 sarakkeeseen kirjoitettu nimi tulee dimension nimeksi.
...
Mikäli jo tässä kohdin on tiedossa, että työntekijän palkka korottuu jossain kohdin, voidaan palkankorotus merkitä jo valmiiksi tiedostoon. Alla olevassa esimerkissä Jane Doen palkka on 1.1.2023 3500€ ja hän saa palkankorotuksen 500€ 1.6.2023.
Kuva: esimerkki siirtotiedostosta
...
Tiedoston sisäänluvun jälkeen käydään yrityksen dimensioissa ja käydäään merkitsemässä syntynyt työntekijä -dimensio budjetoinnissa aktiiviseksi, sillä operatiiviset dimensiot tulevat Finazillaan aina oletusarvoisesti budjetoinnista piilotettuna. Lisäksi dimension arvoille merkitään koodi (code). Ohje tähän löytyy täältä.
Kuva: sisäänajo muodostaa automaattisesti dimension työntekijä, sekä sen alle Excelissä olevat työntekijät
...
Palkkakuluja voidaan lähteä budjetoimaan Finazillan luomalla valmiilla osabudjetilla, joka on tuotu asiakkaille asiakkuuden perustamisvaiheessa. Henkilöstöbudjettipohjaa olemme kuvanneet mm. artikkelissamme täällä.
Henkilöstöbudjettia kannattaa lähteä muokkaamaan siten, että osabudjetissa on vain yksi hierarkinen rakenne. Hierarkinen rakenne tarkoittaa, että pohjaan ei luoda ensin omia rakenteitaan jokaiselle työntekijälle, vaan pohjaa työstetään vain yhdellä rakenteella.
...
Määrittely tehdään rivin asetuksista asettamalla riville operatiivinen dimensio. Samalla rivin nimen voi muuttaa kyseisen työntekijän nimeksi. Koska työntekijä tieto on operatiivinen dimensio, valitetaan se operative values kentästä.
Kuva: rivi uudelleen nimettynä ja operatiivinen dimensio kiinnitettynä
Koska dimensio -kiinnitys tehdään hierarkisen rakenteen ylimmälle tasolle, valuu kohdistus kaikille lapsiriveille
...
Lisätietoja osabudjetin rivimäärittelyistä löytyy mm. täältä.
Kuva: uuden rivin määrittelyt. Yllä olevat määrittelyt kertovat, että osabudjetin riville kuukausipalkka tuodaan vain Jane Doen palkka. Amount valinta kertoo, että riville tuodaan nimeomaan palkkasumma (eur)
...
Seuraavaksi käydään muokkaamassa lomapäivä -riviä, sillä lomapäiviä ei haluta enää syöttää käsin, vaan lomapäivätkin halutaan tuoda operatiivisesta datasta automaattisesti. Muokkaaminen tehdään rivityökaluissa.
Kuva: settings valikko löytyy rivityökaluista
...
Riville tehdään vastaavalla logiikalla määrittelyt kuin edellä. Tässä tapauksessa lomapäivien määrä on quantity, eikä amount määre, joten row data type on quantity.
Kuva: lomapäivien määrittely
...
Ensimmäiseksi rivi kuukausipalkka muutetaan kaavariviksi ja sen jälkeen mennään kirjoittamaan riville kaavaa. Ensimmäiseksi kaavaan otetaan rivi "kuukausipalkka tuotuna". Seuraavaksi valitaan "column ref" kentästä miinus 1, syötetään + ja valitaan rivi "kuukausipalkka".
Kuva: kaavarivi kun kaava on valmis
...
Import tehdään budjetin yläpalkin import -painikkeen kautta. Importissa määritellään, että tuotava data on operatiivista. From ja To -kohdissa voidaan määritellä, mistä aikavälistä luvut tuodaan ja minne ne tuodaan budjetilla.
Kuva: operatiivisen datan tuominen osabudjetille
...
Tuonti tuodaan kerralla kaikille riveille, mihin on jotakin tuotavissa importissa annetuilla määrittelyillä. Tässä esimerkissä kerralla tuodaan siis työntekijän Jane Doe palkka, palkankorotus sekä lomapäivien määrä.
Kuva: osabudjetti sen jälkeen kun sinne on tuotu operatiiviset tiedot
Kaikki osabudjetin rivit, joissa on rivin nimen edessä tähtisymboli (*), kaipaavat tiliohjauksen taakseen. Tiliohjaus ohjaa kyseisen rivin saldot pääbudjetille kyseiselle tilille tulokseen tai taseeseen.
...
Seuraavien työntekijöiden lisääminen tehdään eri tavalla - hyödyntämällä nk. duplicate toimintoa. Toiminto tekee seuraavien työntekijöiden lisäämisestä äärimmäisen helppoa ja nopeaa. Duplikointia olemme kuvanneet artikkelissamme täällä.
Uuden työntekijän lisääminen tehdään menemällä ensimmäisen työntekijän (Jane Doe) hierarkisen rakenteen otsikko -riville ja valitaan vaihtoehto "create duplicates".
Kuva: rakenteen duplikointi
...
Seuraavaksi valitaan kentästä "generate new row for dimension values" kaikki halutut dimensiot, eli työntekijät, jotka halutaan luoda. Tässä esimerkissä ensimmäinen työntekijä joka luotiin, oli Jane Doe, joten Jane Doe:ta ei valita enää uudellen. Tässä tapauksessa valittavana on siis vain John Doe.
Kuva: valitaan mille kaikille dimension arvoille tehdään omat rakenteet
...
Duplicate row -painike tekee duplikaatin osabudjetille.
Kuva: Duplikoidaan Jane Doe rakenne ja tehdään uudesta syntyvästä rakenteesta John Doe -rakenne
...
Osabudjetille syntyy oma rakenteensa John Doelle ja rivit saavat automaattisesti kaikki oikeat kiinnitykset.
Kuva: osabudjetilla on nyt kaksi työntekijää
...
Seuraavaksi John Doelle voidaan tuoda palkkatiedot operatiivisesta datasta.
Huomaa, että toteumat voidaan tuoda myös yhdellä ainoalla tuonnilla kerralla eli toteumaa ei tarvitse tuoda työntekijä kerrallaan. Osabudjetin rivimääritykset pitävät huolen siitä, että jokainen työntekijä saa oikeat tiedot taakseen.
...