Käsittelimme artikkelisamme "Kaavarivit budjetoinnissa" kaavarivien luomista, joka on tarpeellinen tieto tämän artikkelin ymmärtämistä varten. Laskentavakioiden ja tagien käytössä budjetilla on yhtäläisyyksiä, joten suosittelemme lukemaan myös artikkelimme "Yrityskohtaisten laskentavakioiden luominen ja päivittäminen sekä niiden käyttäminen kaavassa" sekä "Budjettikohtaisten laskentavakioiden luominen ja päivittäminen" ensin.
Tagin käyttäminen budjetilla
...
Osabudjeteilla myyjät syöttävät arvionsa kuukausittain saatavista sopimuksista vihreälle syöttöriville. Osabudjetti laskee markkinointipalvelun (liiketoimintayksikkö) liikevaihdon viimeiselle riville kaavalla laskentavakio sopimuksen hinta kerrottuna sopimusten määrällä. Jokainen osabudjetti toimii vastaavalla tavalla.
Kuva: esimerkkitapauksen osabudjetti, johon myyjät syöttävät arvioita kuukausittain
...
Valitaan rivin työkalupainikkeista kolmen pisteen takaa vaihtoehto "settings" (asetukset) ja tämän jälkeen mennään Tags –kentän oikeasta laidasta Tags -painikkeella ja luodaan uusi tagi toiminnolla "New Tag". Avautuvaan lomakkeeseen kirjoitetaan nimi ja symboli. Tagin taustaväriä ja fontin väriä voi muuttaa, jotta tagit erottaa helpommin toisistaan.
Kuva: uutta budjettitagia voidaan kutsua myös ns. kerääväksi tagiksi. Ohessa on uuden tagin luomisnäkymä.
...
Nyt luotu tagi voidaan liittää liiketoimintayksikön markkinointi liikevaihtoriviin:
Kuva: tagin kiinnittäminen osabudjetin riviin
...
Tämä tehdään avaamalla rivin asetukset ja mennään formula valikkoon kaavaeditoriin. Kaavaeditorista löytyy kohta "Tags", johon valitaan luotu tagi ja hyväksytään valinta. Nyt rivi kerää summaksi kaikki tagilla merkityt rivit kaikista budjeteista.
Kuva: tagille luotu kaava
...
Tehdään lopuksi vielä tiliohjaus Palvelut liiketoiminta-alueen osabudjetista pääbudjetille.
Kuva: tiliohjauksen tekeminene osabudjetista pääbudjetille
...
Nyt osabudjettien ja pääbudjetin liikevaihtorivit näyttävät seuraavilta:
Kuva: näkymä kun tagit on luotu
...
Nyt markkinointipalvelussa otetaan käyttöön uusi hinnasto maaliskuun alusta ja sopimushinta nousee 1200 eurosta 1300 euroon. Käydään päivittämässä laskentavakio:
Kuva: laskentavakion päivittäminen silloin kun arvo muuttuu
...
Sopimushinta muuttuu 1300 euroon maaliskuusta lähtien:
Kuva: muuttunut arvo päivitetään laskentakaavaan rivin takaa
...
Nyt osabudjetissa myös summat liikevaihtoriville päivittyvät kaavan kautta. Samalla tavoin käydään päivittämässä koko liiketoiminta-alueen Palvelut osabudjetti; tällöin luvut päivittyvät myös sinne ja tätä kautta pääbudjetille, sillä ko. rivillä on tiliohjaus pääbudjetille.
Tagin käytössä on syytä huomata, että tagi hakee kaikista budjeteista tagattuja rivejä. Tästä syystä tagien käytössä suositellaan käytettävän huolellisuutta eli on tärkeää tietää, mitkä kaikki rivit on tagattu ko. tagilla, kun tagia käytetään kaavassa.
...