Olemme kuvanneet raportointiin liittyvä yleisiä asioita artikkelissamme, jonka löydät täältä. Suosittelemme artikkelin lukemista, sillä siellä käymme muutamia perusasioita, joita emme enää tässä työohjeessa käsittele erikseen.
...
Raportin muodostaminen aloitetaan menemällä "Reports" -toimintoihin ja klikkaamalla siellä ”New Report” –painiketta.
Kuva: New report -näkymä
...
Kun luotavalle raportille kiinnitetään raporttimalli, tekee Finazilla raportille automaattisesti ensimmäisen tietolähteen ja nimeää sen oletusnimellä. Oletusnimi viittaa raportin oletusvalintoihin, jotka ovat aina toteuman raportoiminen kuluvalta tilikaudelta. Tietolähteen voi kuitenkin uudelleennimetä haluamallaan tavalla.
Kuva: uusi tietolähde oletusvalinnoin
Tietolähteisen nimissä emme suosittele käytettävän vuosilukuja tai päivämääriä silloin kun käytetään dynaamisia periodivalintoja, sillä näin toimien data päivittyy aina seuraavalle kaudelle kun uusi alkanut tilikausi on käyty asettamassa aktiiviseksi.
...
Seuraavaksi valitaan kohtaan "Datasource", mitä dataa valitulla tietolähteellä halutaan raportoida. Actual tarkoittaa toteumaa, budget tarkoittaa budjettia ja vaihtoehto formula tarkoittaa kaavan kautta laskettavaa asiaa (esimerkiksi kuluvan ja edellisen tilikauden välinen erotus).
Kuva: Datasource -valinta. Kaavan voi muodostaa jo raportille valituista tietolähteistä, joten sitä ei voi rakentaa ensimmäisenä raportille, vaan ensin tulee valita ne tietolähteet, joista kaava halutaan muodostaa.
...
Jos tietolähteelle valitaan vaihtoehto "Budget", mukautuu näkymä siten, tietolähde uudelleennimetään automaattisesti ja budget kenttään tehdään kiinnitys "use default budget". Oletuskiinnitys tarkoittaa sitä, että raportilla raportoitaisiin yrityksen oletusbudjettia (tarkempi ohjeistus löytyy täältä). Valintaa voi vaihtaa alasvetovalikosta; sieltä löytyvät kaikki yritykselle tehdyt budjetit niille annettujen nimien mukaan.
Kuva: Valitsemalla Datasource -kohtaan vaihtoehdon "Budget", nimetään tietolähde uudelleen ja budjetiksi kiinnitetään yrityksen oletusbudjetti. Valintoja voi vaihtaa
...
Raportin ajanjakso(t) valitaan tietolähteellä kohdasta "date settings", jossa on oheiset vaihtoehdot:
Kuva: Raportin ajanjaksovalinnoissa oletus asetuksena on "Accounting period"
...
Date settings kohdassa ensimmäinen valikko on period type -valinta. Valikosta löytyy kolme vaihtoehtoa.
Kuva: period type -valinnat
...
Vaihtoehto "Date" tarkoittaa päivämääräväliä, jonka voi valita vapaasti tilikausista ja muista määreistä välittämättä. Kenttiin voidaan syöttää ihan mikä tahansa aikaväli.
Kuva: Date -valinnalla voidaan valita vapaasti mikä aikaväli tahansa
...
Vaihtoehto "Accounting period" tarkoittaa tilikautta, kuten aikaisemmin kerroimme. Kyseisen valinnan alta löytyy lisävalintoja, jolla valintaa voidaan käyttää monipuolisesti hyväksi erilaisia raportteja muodostettaessa.
Kuva: Raportin aikaväliksi on valittu tilikausi. Valintaikkunan alla määritellään, että mitä tilikautta tarkoitetaan ja alimmassa rivissä ovat lisämäärittelyt, joita kuvaamme tarkemmin alempana
...
Alasvetovalikosta löytyy tämän lisäksi myös vaihtoehdot edellinen tilikausi (previous period) ja tuleva tilikausi (next period).
Kuva: tilikauden valinta
...
Seuraavassa kentässä määritellään haluttaessa dynaaminen alkuaika. Valinta määrittelee, mistä kyseisen tietolähteen dataa aletaan raportoimaan.
Kuva: Dynamic start date -valikon vaihtoehdot
...
Dynaamisen alkuajan vieressä määritellään dynaaminen loppuaika. Loppuaika määrittelee vastaavasti sen, mihin tietolähteen data päättyy.
Kuva: Dynaaminen loppuaika
...
Dynaamisia valintoja on kuvattu yksityiskohtaisesti artikkelissamme "Dynaamiset alku- ja loppuajat raportoinnissa mahdollistavat automaattisesti päivittyvät raportit".
Months from dynamic date
Viimeinen vaihtoehto on "months from dynamic date", jonka valitsemalla poistuu dynaaminen loppuaika ja sen tilalle tulee uusi valintaikkuna nimeltä "Number of dynamic months".
...
Kenttään voidaan syöttää haluttu kuukausien lukumäärä joko positiivisena tai negatiivisena.
Kuva: Jos raportoinnissa valitaan vaihtoehto "Months From Dynamic Date, tulee Finazillaan syöttöikkuna nimeltä Number of dynamic months".
...
Ajanjakson esitystapa valitaan kohdassa "Period presentation type".
Kuva: Period presentation type -kentässä on oletusvalintana "Month / column", joka tuo raportille jokaisen kuukauden omaan sarakkeeseensa
...
Alasvetovalikosta löytyy kuukausittaisen esitystavan lisäksi myös muita vaihtoehtoja, kuten vaikkapa accounting period/column, joka tekee raportille vain yhteenlasketut luvut valitulta ajanjaksolta.
Kuva: ajanjakson esittämistapa, eli period presentation type
...
Dimensioiden esittämistapaan voidaan ottaa kantaa välilehdellä "Dimensions", joka löytyy tietolähteen keskiosasta.
Kuva: Dimensioiden ja/tai raportointiryhmien määrittely.
...
Jos raportille halutaan tuoda kaikki kohdistukset, Dimensions -kenttään ei valita mitään, vaan tällöin riittää, että valitaan dimension presentation type -valikosta vaihtoehto "include dimensions".
Kuva: include dimensions -valinta tuottaa raportin, missä kaikki dimensiot ovat automaattisesti mukana, ellei dimensio -kenttään ei ole valittu mitään dimensiota. Jos kenttään on valittu jokin dimensio, tai dimensioita, tulee raporttiin valitut dimensiot.
...
Raportointiryhmien luomista olemme esitelleet artikkelissamme, johon löytyy suora linkki tästä.
Useamman yrityksen raportit
...
Mikäli raportilla halutaan valita eri yritysten eri dimensioita käyttöön, valitaan haluttu yritys sen nimeä klikkaamalla ja tämän jälkeen tehdään halutut dimensio -valinnat.
Kuva: tietolähde, kun raportilla on kaksi yritystä, joista toisella on käytössään raportointikoodit
...
Company presentation type kentässä on seuraavat vaihtoehdot.
Kuva: Company presentation type -valinta
...
Viimeisenä listassa esitetään mahdolliset asiakastasoiset raportit - mikäli sellaisia on. Listassa on kaksi asiakastasoista raporttia ja nämä on merkitty pinkillä värillä.
Kuva: reports -näkymä, jossa on kansioita (folder), irrallisia käyttäjän itsensä tehtyjä raportteja, hänelle jaettu raportti sekä asiakastasoisia raportteja