Käsittelimme artikkelisamme "Kaavarivit budjetoinnissa" kaavarivien luomista, joka on tarpeellinen tieto tämän artikkelin ymmärtämistä varten. Laskentavakioiden ja tagien käytössä budjetilla on yhtäläisyyksiä, joten suosittelemme lukemaan myös artikkelimme "Yrityskohtaisten laskentavakioiden luominen ja päivittäminen sekä niiden käyttäminen kaavassa" sekä "Budjettikohtaisten laskentavakioiden luominen ja päivittäminen" ensin.

Tagin käyttäminen budjetilla

Tag –toiminto mahdollistaa useamman merkityn budjettirivin summaamisen yhdellä valinnalla. Tagi auttaa kaavan luonnissa, jos halutaan tuoda kaavaan useita rivejä budjetilta. Erikseen valitsemisen sijaan voidaan tageja käyttämällä tuoda rivien summa yhdellä kertaa kaavaan.

Esimerkki laskentavakion sekä tagin käyttämisestä kaavoissa

Seuraavassa esimerkissä käydään läpi sekä tagien että laskentavakioiden käyttöä kaavoissa. Esimerkkiin liittyy seuraavat taustatiedot:

...

Nyt näiltä osabudjeteilta halutaan koota liikevaihtorivit liiketoiminta-alueen osabudjettiin. Ensin pitää luoda uusi tagi.

Tagin luominen

Valitaan rivin työkalupainikkeista kolmen pisteen takaa vaihtoehto "settings" (asetukset) ja tämän jälkeen mennään Tags –kentän oikeasta laidasta Tags -painikkeella ja luodaan uusi tagi toiminnolla "New Tag". Avautuvaan lomakkeeseen kirjoitetaan nimi ja symboli. Tagin taustaväriä ja fontin väriä voi muuttaa, jotta tagit erottaa helpommin toisistaan.

...

Kuva: uutta budjettitagia voidaan kutsua myös ns. kerääväksi tagiksi. Ohessa on uuden tagin luomisnäkymä.

Tagin kiinnittäminen

Nyt luotu tagi voidaan liittää liiketoimintayksikön markkinointi liikevaihtoriviin:

...

Kuva: näkymä kun tagit on luotu

Laskentavakion päivittäminen uuden hinnaston mukaiseksi

Nyt markkinointipalvelussa otetaan käyttöön uusi hinnasto maaliskuun alusta ja sopimushinta nousee 1200 eurosta 1300 euroon. Käydään päivittämässä laskentavakio:

...

Nyt osabudjetissa myös summat liikevaihtoriville päivittyvät kaavan kautta. Samalla tavoin käydään päivittämässä koko liiketoiminta-alueen Palvelut osabudjetti; tällöin luvut päivittyvät myös sinne ja tätä kautta pääbudjetille, sillä ko. rivillä on tiliohjaus pääbudjetille.

Tagin käytössä on syytä huomata, että tagi hakee kaikista budjeteista tagattuja rivejä. Tästä syystä tagien käytössä suositellaan käytettävän huolellisuutta eli on tärkeää tietää, mitkä kaikki rivit on tagattu ko. tagilla, kun tagia käytetään kaavassa.