Sivujen vertailu

Uuden yrityksen luonti ympäristöön

Ympäristön pääkäyttäjänä kannattaa uudet yritykset perustaa suoraan valitsemaasi ympäristöön, jolloin yritystä ei tarvitse erikseen liittää ympäristöön.

Valitse ensin Ympäristöt-listalta ympäristö, johon haluat uuden yrityksen perustaa ja sen jälkeen sinisestä … kuvakkeesta Luo uusi yritys ympäristöön -toiminto. Täydennä aukeavassa Uusi yritys -dialogissa vaaditut tiedot. Voit myös muuttaa tietokannan nimeä (jälkikäteen voit muuttaa tietokannan nimen vain Yritykset-listan Muokkaa liitettyä yritystä -toiminnon kautta). Viimeistele yrityksen luonti Luo yritys -toiminnolla.

Ohjelma yksilöi yrityksen y-tunnuksella ja yksiköllä. Samalla y-tunnus/yksikkö -yhdistelmällä voi olla käyttäjähallinnassa vain yksi yritys. Mikäli esimerkiksi perustat toisen yrityksen testiyritykseksi, pidä y-tunnus ennallaan ja anna uusi yksilöllinen yksikkö. Yksikkö tulee olla väliltä 01-9999.

Image Removed

Lisää seuraavaksi yritykseen käyttäjät (ohje alempana). Varmista tarvittaessa, että käyttäjä on luonut tilin käyttäjähallintaan, ja että henkilö on perustettuna myös henkilörekisteriin (Työ sähköposti -kenttä).

Yrityksen liittäminen ympäristöön

Kun uusi yritys on luotu käyttäjähallintaan (ilman edellä kuvattua yrityksen suoraa luontia ympäristöön), tulee ympäristön pääkäyttäjän liittää yritys haluttuun ympäristöön. Tyypillinen tilanne on esimerkiksi Lemonsoftin SaaS-ympäristössä, jossa asiakasyrityksen pääkäyttäjä on perustanut uuden yritys, jonka sitten Lemonsoftin tietohallinto (ympäristön pääkäyttäjä) liittää asiakkaan ympäristöön.

Valitse ensin haluamasi ympäristö aktiiviseksi, johon yrityksen haluat liittää ja sen jälkeen Yritykset-listan sinisestä … kuvakkeesta Liitä yritys ympäristöön -toiminto.

Image Removed

• Aukeavassa Liitä yrityksiä -dialogissa etsi hakukentän avulla lisättävä yritys tai yritykset y-tunnuksella ja valitse Hae yritystä -toiminto. Hakutuloksiisi vastaavat yritykset tulevat vasemmalle listalle.

• Valitse yritykset, jotka haluat lisätä ympäristöön Lisää valitut -toiminnolla, jolloin nämä siirtyvät Valitut yritykset -listaan oikealle. Voit lisätä useamman yrityksen kerralla Ctrl-näppäimen avulla.
  Poista valitut yritykset -toiminnolla poistat yrityksen oikealta listalta eli peruutat yrityksen valinnan.

• Viimeistele yritysten lisäys Liitä yritykset -toiminnolla.

Image Removed

Yritys on on nyt liitetty valitsemaasi ympäristöön.

Image Removed

Yrityksen liittäminen ympäristöön, johon pääkäyttäjällä ei ole oikeuksia

Mikäli ympäristön pääkäyttäjä lisää ympäristöön sellaisen yrityksen, johon hänellä ei ole oikeuksia, ohjelma lähettää sähköpostitse hyväksyntäpyynnön kyseisen yrityksen yhteyshenkilölle (Yrityksen hallinta -näytön Perustiedot-välilehdellä oleva yhteyshenkilö). Pyyntö on näkyvissä yrityksen yhteyshenkilölle yrityksen Perustiedot-välilehdellä Hyväksyntää odottavat pyynnöt -listassa, jossa pääkäyttäjä voi hyväksyä tai hylätä pyynnön.

Hyväksy-toiminnolla pääkäyttäjä siis vahvistaa, että kyseinen yritys voidaan lisätä pyydettyyn ympäristöön ja Hylkää-toiminnolla vastaavasti hylkää yrityksen lisäämisen pyydettyyn ympäristöön.

Image Removed

Ympäristön pääkäyttäjällä, joka lisäsi yrityksen omaan ympäristöönsä, näkyy kyseinen yritys Yritykset-listassa Odottaa hyväksyntää -tilassa, kunnes yrityksen lisäys on hyväksytty tai hylätty.

Image Removed

Ympäristön käyttäjätietojen lataaminen CSV-tiedostoon

Yritykset-listan sinisen … -kuvakkeen Lataa käyttäjät CSV-tiedostoon -toiminnon avulla voit ladata listauksen valitsemasi ympäristön yrityksistä ja sen käyttäjistä lisenssitietoineen CSV-muodossa.

Image Removed

Uuden ympäristön luonti

Kun siirryt uuteen käyttäjähallintaan, perustaa migraatiotyökalu uuden ympäristön automaattisesti ja lisää ympäristöön myös yritykset ja käyttäjät. Normaalitilanteissa sinun ei siis tarvitse perustaa itse uutta ympäristöä, vaan sen tekee tietohallintomme.

Voit kuitenkin tarpeen mukaan luoda käyttäjähallintaan uusia ympäristöjä ja lisätä näihin tarvittavat yritykset. Voit myös luoda testiympäristön, jota käytät esimerkiksi uusiin versioihin tutustumiseen. Testiympäristö on myös suositeltava, jos käytössä on rajapintaintegraatioita.

Uuden ympäristön luonnin yhteydessä voit myös samalla perustaa uuden yrityksen eli mikäli ympäristön omistajaa eli yritystä, joka hallinnoi ympäristöä ei ole (mikäli yritystä ei aiemmin jo ole perustettu)

1. Valitse kuvan kohdasta Uusi ympäristö -toiminto.

2. Valitse Ympäristön haltija -valikosta yritys, joka hallinnoi ympäristöä tai luo uusi yritys, mikäli haltijayritystä ei ole aiemmin perustettu.

3. Anna ympäristölle nimi, joka tarkoittaa SQL Server instanssin nimeä.

4. Syötä SQL Serverin käyttäjätunnus ja salasana. Mikäli jätät nämä tyhjäksi, ohjelma käyttää integroitua tunnistautumista eli ohjelma kirjautuu SQL Serveriin työasemasi tunnuksilla. Tällöin tosin LemonOnlinen käyttö ei ole mahdollista.

5. Viimeistele ympäristön luonti Luo-toiminnolla.

6. Lisää tämän jälkeen ympäristöön yritykset ja yrityksiin käyttäjät.

Image Removed

Uuden yrityksen luonti

Yrityksen pääkäyttäjänä luot uuden yrityksen kuvan Uusi yritys -toiminnoilla. Syötä yrityksen nimi, y-tunnus ja yksikkö sekä yrityksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Hyväksy sopimusehdot ja valitse Luo yritys. Ympäristön pääkäyttäjän tulee tämän jälkeen liittää yritys haluamaasi ympäristöön.

Image Removed

Ohjelma yksilöi yrityksen y-tunnuksella ja yksiköllä. Samalla y-tunnus/yksikkö -yhdistelmällä voi olla käyttäjähallinnassa vain yksi yritys. Mikäli esimerkiksi perustat toisen yrityksen testiyritykseksi, pidä y-tunnus ennallaan ja anna uusi yksilöllinen yksikkö. Yksikkö tulee olla väliltä 01-9999.

Käyttäjän lisäys yritykseen ja lisenssin aktivointi

Navigoidu haluamaasi ympäristöön ja yritykseen ja valitse Käyttäjät-kuvakkeesta Lisää käyttäjiä. Aukeavassa Lisää käyttäjiä -dialogissa ohjelma on valinnut oletuksena valitsemasi yrityksen, mutta voit tässä vielä sitä vaihtaa tai lisätä useamman yrityksen, joihin haluat käyttäjille oikeudet. Voit siis lisätä samalla kertaa useamman käyttäjän useampaan yritykseen.

1. Yritysvalinta-välilehdellä näet yritykset, joihin sinulla on oikeudet. Valitse vasemmalta yritys/ yritykset, joihin haluat käyttäjät lisätä. Valitsemasi yritykset siirtyvät oikealle. Hakukentän avulla voit etsiä yrityksiä yrityksen nimen, y-tunnuksen tai yksikön mukaan. Voit myös järjestää sarakkeet aakkos-/numero-järjestykseen klikkaamalla sarakeotsikkoa. Valintojesi jälkeen valitse Seuraava.

   Image Removed

2. Käyttäjien perustiedot -välilehdellä lisäät/valitset käyttäjät valitsemiisi yrityksiin. Voit lisätä joko uusia käyttäjiä tai valita käyttäjiä ympäristöön jo aiemmin perustetuista käyttäjistä.

• Uusien käyttäjien osalta täytä yläosan Nimi ja Sähköpostiosoite ja valitse Lisää-toiminto. Ohjelma siis mahdollistaa myös uusien käyttäjien lisäyksen yrityksiin ja näille lisenssien aktivoinnin, vaikka käyttäjä ei olisi vielä tiliä luonut käyttäjähallintaan. Kun käyttäjä sitten aikanaan luo tilin, voi hän käyttäjähallinnan Omat tiedot -näytöllä täydentää nimi ja puhelinnumero-tietojaan.

• ‘Vanhoja käyttäjiä’ eli ympäristöön aiemmin perustettuja käyttäjiä voit valita Sähköposti-kentän alasvetovalikosta tai hakea sähköpostiosoitteella. Lisää-toiminnolla lisäät myös nämä listalle (yksitellen).

• Sähköpostiosoite tulee olla jokaisella käyttäjällä yksilöllinen. Valintojesi jälkeen valitse Seuraava.

  Image Removed

  3. Roolit ja lisenssit -välilehdellä valitset käyttäjille tarvittavat lisenssit (tarvittaessa roolin avulla) sekä käyttäjätyypin. Voit myös kopioida lisenssit tietyltä käyttäjältä.

• Käyttäjätyyppi-valinnalla voit valita lisäämillesi uusille käyttäjille käyttäjätyypin. Tyyppiä voit muuttaa jälkikäteen käyttäjäkohtaisesti. Toiminto ei päivitä olemassa olevien käyttäjien tyyppejä.

• Kopioi lisenssit käyttäjältä mahdollistaa lisenssien kopioinnin olemassa olevalta käyttäjältä, myös prosessikäyttäjältä. Mikäli valitset käyttäjän (Sähköposti-kenttään) ja vahvistat Kopio-toiminnolla, kopioi ohjelma valitsemasi käyttäjän lisenssit kaikille lisäämillesi käyttäjille. Lisenssejä voit kopioinnin jälkeen vapaasti muokata. Huomaa, kopioitava käyttäjä voi olla lisättynä useaan yritykseen (kuten kuvassa), jolloin samalla käyttäjällä voi olla eri lisenssit eri yrityksissä. Ole siis tarkkana, että valitset oikean yrityksen/käyttäjän. Voit myös hakea käyttäjää sähköpostiosoitteella.

Valintojesi jälkeen hyväksy Lemonsoftin sopimusehdot, jolloin Lisää käyttäjät -toiminto tulee aktiiviseksi. Lisäyksen jälkeen näet vielä Yhteenveto-välilehden, jossa näet tekemäsi muutokset. Käyttäjille muutokset astuvat voimaan käyttäjän seuraavan kirjautumisen yhteydessä.

Image Removed

Voit koska tahansa muuttaa käyttäjälle aktivoituja lisenssejä kyseisen yrityksen Käyttäjät-listan kautta.

Lisää käyttäjä henkilörekisteriin -toiminto

Pääkäyttäjänä tyypillisesti lisäät uudet käyttäjät myös Lemonsoftin henkilörekisteriin (Sähköposti työ -kenttään käyttäjän sähköpostiosoite), mutta voit myös pyytää käyttäjiä itse lisäämään itsensä Yritysvalinta-dialogin Lisää käyttäjä henkilörekisteriin -toiminnolla.

Toiminto näkyy kirjautuvalle käyttäjälle ensimmäisen Lemonsoft-kirjautumisen yhteydessä vain, jos käyttäjälle on aktivoitu lisenssejä yritykseen eikä käyttäjää ole vielä lisätty henkilörekisteriin. Lisää-toiminto tulee aktiiviseksi, kun kirjautunut käyttäjä lisää toimintoon nimensä, kuten kuvassa.

Image Removed

Vastaavan Lisää käyttäjä -toiminnon löydät myös Lemonsoftin työasemaversiosta.

Image Removed

Kun ohjelma perustaa kirjautumisen yhteydessä käyttäjän henkilörekisteriin, se myös asettaa henkilölle henkilöroolit tämän lisenssien perusteella.

Jos perustettava käyttäjä on käyttäjähallinnassa Yrityksen pääkäyttäjä, ohjelma aktivoi käyttäjälle 1. Pääkäyttäjä, tekninen ja 2. Pääkäyttäjä, hallinto -roolit.

Aktivoitujen lisenssien perusteella käyttäjälle automaattisesti asetettavat roolit:

• OCRM tai WCRM (Asiakkuudenhallinta) : 4. Myyjä

• OOS tai WOS (Ostoreskontra): 8. Ostoreskontranhoitaja

• OKJ tai WKJ (Hyväksyntä): 12. Hyväksyjä

• OPL tai WPL (Palkanlaskenta): 21. Palkanlaskija

• OKP tai WKP (Kirjanpito): 22. Kirjanpitäjä

• WBANK (Pankkiyhteys): 24. Pankkiyhteys

• OOT tai WOT (Ostotilaukset): 28. Ostaja

• OPH tai WPH (Projektinhallinta): 10. Projektiresurssi

• OPR (Projektipäällikön työkalut): 9. Projektipäällikkö ja 10. Projektiresurssi

  • OPH (Projektinhallinta) ja OPR (Projektipäällikön työkalut) -lisenssit on yhdistetty versiossa 2021.12 ja muutettu toimimaan henkilöroolien avulla. Jatkossa käyttäjällä tulee olla OPH-lisenssi ja henkilöroolina joko Projektijohtaja tai Projektipäällikkö päästäkseen esim. Talousnäkymä-näytölle.

Lisenssien aktivointi/ käyttäjän poistaminen

Tyypillisesti lisenssit aktivoidaan käyttäjille samalla, kun käyttäjä lisätään yritykseen. Jälkikäteen pääset aktivoimaan lisenssejä kyseisen ympäristön ja yrityksen Käyttäjät-listalta.

Lisenssien tallennuksen jälkeen käyttäjän on kirjauduttava Lemonsoft-ohjelmaan uudelleen, jotta lisenssimuutokset tulevat voimaan. Prosessikäyttäjän lisenssimuutokset astuvat vastaavasti voimaan vasta automatisoitujen palveluiden uudelleenkäynnistyksen yhteydessä

Ympäristön ja yrityksen Käyttäjät-listalta näet listan yritykseen jo lisätyistä käyttäjistä. Voit suodattaa käyttäjiä Suodata-kentän avulla nimen tai sähköpostiosoitteen mukaan, jolloin löydät listalta nopeammin haluamasi käyttäjät. Valitse haluamasi käyttäjän kohdalta, joka avaa kuvan mukaisen aktivointinäytön.

Image Removed

Määritä käyttäjälle joko roolin mukaiset lisenssit (esimerkiksi Esimies, jolloin ohjelma lisää käyttäjälle roolille määritellyt lisenssit) tai valitse lisenssit yksitellen listalta. Valitse myös käyttäjälle oikea käyttäjätyyppi (kuvassa Pääkäyttäjä, joilla on Käyttäjät-listalla myös kruunu-kuvake).

Voit myös valita käyttäjälle lisenssejä, joita eivät sisälly valittuun rooliin, eli voit esimerkiksi valita Ei roolia -valinnan ja silti valita vapaasti haluamasi lisenssit. Roolien käyttö ei siis ole pakollista. Roolit ovat vain uusi tapa antaa käyttäjälle oikeuksia lisensseihin.

Lisenssit ovat listalla aihealueittain, esim. Taloushallinto, Tuotanto jne., joista valitset käyttäjälle lisenssin klikkaamalla lisenssin nimeä/riviä. Hakusana- tai Tuotelinja-kentistä voit suodattaa lisenssejä listalle. Tallenna-toiminto on aktiivisena vasta, kun olet hyväksynyt Lemonsoftin sopimusehdot (rasti ruutuun näytön vasempaan alakulmaan).

Ulkoinen käyttäjä

Ulkoiset käyttäjät ovat rajoitettuja LemonOnline-käyttäjiä, joille voit aktivoida vain ulkoisille käyttäjille tarkoitettuja lisenssejä. Näitä ovat OCO (Omatilaus), OSUP (Omahankinta) ja OPV (Projektinäkymä). Ulkoinen käyttäjä on käytännössä yrityksesi ulkopuolinen käyttäjä, joka voi käyttää vaikkapa Omahankinta-ohjelmaa, jonka avulla alihankkijasi näkevät, mitä ostotilauksia heille on tulossa.

Huomaa! Ulkoisen käyttäjän tulee myös perustaa tili käyttäjähallintaan (suositus: Sähköposti-tili)
Lisäksi kyseinen käyttäjä tulee olla asiakasrekisterissä asiakkaan/toimittajan yhteyshenkilönä, ja jonka sähköpostiosoite on sama, jolla käyttäjä loi tilin käyttäjähallintaan.

Ulkoisen käyttäjän perustat käyttäjähallintaan seuraavasti:

• Navigoidu haluamaasi ympäristöön JA yritykseen ja valitse Käyttäjät-kuvakkeesta Lisää käyttäjä. Toiminto avaa kuvan Lisää käyttäjiä -dialogin, joka koostuu kolmesta välilehdestä.

• Yritysvalinta-välilehdellä valitse listalta yritys/yritykset, joihin haluat ulkoisen käyttäjän lisätä.

• Käyttäjän perustiedot -välilehdellä lisää ulkoisen käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite.

• Roolit ja lisenssit -välilehdellä valitse käyttäjätyypiksi Ulkoinen käyttäjä ja aktivoi tarvittavat lisenssit (OPV, OSUP ja/tai OPV). Hyväksy lopuksi sopimusehdot ja valitse Lisää käyttäjät.

• Mikäli ulkoinen käyttäjä oli jo aiemmin perustettu käyttäjähallintaan, avaa käyttäjä Käyttäjät-listalta ja muuttaa Käyttäjätyyppi-valintaan Ulkoinen käyttäjä.

Image Removed

Tietojen haku

Otsikkopalkin Haku-toiminnoilla voit hakea ympäristöjä, yrityksiä ja käyttäjiä. Toiminto on pikahaku ja pääset siitä halutessasi laajempaan haku-toimintoon painamalla enter. Tällöin näet hakutulokset koko näytöllä.

Valitse ensin mitä tietoa haluat hakea (Yritys, Ympäristö tai Käyttäjä) ja anna tämän jälkeen hakutieto. Ohjelma hakee tietoja samalla, kun annat hakutietoja ja esittää tiedot listassa. Näet listassa 10 hakuun täsmäävää tietoa. Valitse hakutulos, niin pääset tarkastelemaan tietoja tarkemmin.

Ohjelma hakee ympäristöjä ympäristön nimellä ja y-tunnuksella. Yritysten haku toimii samalla logiikalla eli haku etsii yrityksen nimen ja y-tunnuksen mukaan. Käyttäjän haku toimii käyttäjän nimen ja sähköpostiosoitteen mukaan.

Image Removed