Vyörytyssäännöt (rolling rule templates) ovat budjetoinnin aputyökalu. Vyörytyssäännön avulla voidaan jakaa budjetilla olevia euroja eri dimensioarvojen kesken halutussa suhteessa. Vyörytyssääntöjä, sekä niiden toimintalogiikkaa on avattu artikkelissamme täällä. Vastaavasti taas vyörytyssääntöjen käyttöä itse budjetilla on kuvattu enemmän artikkelissamme täällä.
Tagit (tags) ovat myös eräänlainen budjetoinnin aputyökalu, joka mahdollistaa useamman merkityn budjettirivin summaamisen yhdellä valinnalla. Tagien toimintalogiikasta voit lukea lisää artikkelistamme täältä.
Tässä esimerkissä kerromme yhden tavan, kuinka näitä kahta budjetoinnin aputyökalua voidaan käyttää yhdessä ja mitä sillä saavutetaan. Esimerkin ymmärtämistä helpottaa, jos käyttäjä osaa jo budjetoida, osaa luoda osabudjetteja ja tietää jollain tasolla, mitä vyörytyssäännöt ja tagit ovat.
Taustaa
Yrityksellä on luotuna budjetti, sekä sen taakse kolme erillistä myyntiosabudjettia, koska yrityksellä on kolme eri tehdasta ja kukin tehdas halutaan budjetoida omalla osabudjetillaan. Yrityksen eri myyjät budjetoivat omia osabudjettejaan. Tämän lisäksi osabudjetteihin on luotu neljäs osabudjetti, jossa halutaan laskea eri tehtaiden myynnit yhteen.
...
Osabudjetin rivit
Osabudjetilla budjetoidaan myyntiä asiakkaittain ja tuoteryhmittäin. Asiakkaita ja tuotteita on lukuisia. Kussakin osabudjetissa on kunkin tehtaan asiakkaat ja näiden tuotteet.
...
Kohdistuksen tekeminen käyttämällä vyörytyssääntöä
Yllä olevasta osabudjetin tuoteryhmästä "kiinnitystarvikkeet halutaan kohdistaa 70% dimensionarvolle "Helsinki" ja loput 30% halutaan kohdistaa dimensionarvolle "Jyväskylä". Kohdistus on helppo tehdä käyttämällä vyörytyssääntöä hyväksi.
Kuva: luotu vyörytyssääntö tuoteryhmälle kiinnitystarvikkeet
...
Vyörytyssäännön kiinnittäminen
Seuraavaksi luotu vyörytyssääntö käydään kiinnittämässä
...
budjetille rolling rule -välilehdelle. Näkymässä kerrotaan, mikä vyörytyssääntö templaatti kiinnitetään (rolling rule template) ja kerrotaan, mihin riviin kiinnitys tehdään. Tässä esimerkissä luotu vyörytyssääntö kiinnitetään siis osabudjetin tehdas 1 riville "kiinnitystarvikkeet".
Kuva: budjetilta valitaan painike rolling rules ja sen jälkeen kerrotaan, että mikä vyörytyssääntö halutaan kiinnittää ja mille riville
...
Create rolling rule -painike kiinnittää vyörytyssäännön. Kun riville on kiinnitetty vyörytyssääntö, näkyy se ko. rivillä symbolin kuvakkeella.
Kuva: ne rivit joissa on vyörytyssääntö, erottuvat vyörytyssäännön symbolilla
...
Vastaavalla logiikalla voidaan luoda muillekin tuoteryhmille vyörytyssäännöt, mikäli tarpeen, ja ne voidaan kiinnittää oikeille riveille. Samalla logiikalla voidaan tehdä kohdistukset myös osabudjeteille tehdas 2 ja tehdas 3.
Tagien luominen
Seuraavaksi halutaan ohjata yrityksen neljännelle osabudjetille kaikkien myyntibudjettien yhteenlaskettu myynti. Tämä tehdään käyttämällä tageja. Jokaiselle osabudjetille ja kullekin tuoteryhmä riville käydään lisäämässä tagi.
Tagit päästään lisäämään kunkin rivin takaa löytyvistä riviasetuksista. Uusi tagi luodaan kyltin kuvakkeesta.
Kuva: riviasetuksista (settings) löytyy kenttä tags, josta voidaan luoda uudet tagit. Tagin luomisen jälkeen se voidaan kiinnittää tags -kenttään
...
Tämän jälkeen luotu tagi kiinnitetään riville.
Kuva: riviasetukset kun luotu tagi on kiinnitettynä
...
Huomaa, että tagi tulee kiinnittää kaikille niille riveille, mitkä halutaan myöhemmin summata yhteen.
...
Seuraavaksi tehdään vastaavat toimenpiteet muille osabudjeteille. Kun kaikille osabudjeteille on kiinnitetty vyörytyssäännöt ja kiinnitetty tagit, voidaan mennä yrityksen neljännelle osabudjetille. mihin halutaan summata kaikki myynnit yhteensä.
Myyntien summaaminen tagin avulla
Osabudjetille luodaan uusi kaavarivi (formula). Rivin kaavaksi asetetaan aikaisemmin luotu tagi
...
Tämän lisäksi kaavariville tulee asettaa vyörytyssääntö, mitä alkuperäisissä riveissäkin käytettiin, sekä mahdollinen tiliohjaus, jotta luvut saadaan nousemaan varsinaiselle budjetille.
Kuva: riviasetuksiin kiinnitetty vyörytyssääntö sekä tiliohjaus. Kaavana on tagi.
...
Budjetin tarkastelu monitorista
Nyt kun budjettia käydään katsomassa pääbudjetin puolella monitor -näkymässä, nähdään, että eurot tulevat viimeiseltä osabudjetilta, joka nivoo osabudjetit 1-3 yhteen. Dimensio -kohdistukset tulevat vyörytyssäännöltä.
Kuva: monitor näkymä
...
| Tiedot |
|---|
HUOM! Tämä esimerkki on vain yksi monista esimerkeistä, miten tageja ja vyörytyssääntöjä voidaan käyttää budjetoinnissa. |