...
Käyttäjille, jotka luovat ja muokkaavat työvuorosuunnitelmia täytyy aktivoida OTS-lisenssi sekä henkilörooli 36. Työvuorosuunnittelija.
Tarvittavien asetusten tekemiseen tarvitset henkilöroolin 2. Pääkäyttäjä, hallinto.
Työvuorosuunnittelun käyttöönotto
Työvuorosuunnittelun käyttöönottoa varten tarvittavat asetukset löydät Asetukset-valikosta kohdasta HR. Alla on esitetty työvuorosuunnitteluun vaikuttavat asetukset.Toiminnon käyttö vaatii henkilöroolin 2. Pääkäyttäjä, hallinto.
...
Asetukset | HR | HR-kalenterin syykoodit
HR-kalenterin syykoodeista voit lukea tarkemmin Nethelpin ohjeen kohdasta HR-kalenterin syykoodit. HR-kalenterin ollessa käytössä työvuorosuunnittelun suunnittelunäkymässä ohjelma näyttää hyväksytyt poissaolot ja estää työvuorojen kohdistamisen tällaisille päiville.
...
Syykoodeissa on lisäksi työvuorosuunnittelun käyttöön liittyvät lisäoptiot Työvuorotoive ja Vapaavuorotoive. Käyttäjä voi kirjata tällaisille syykoodeille työvuorotoiveita ja vapaavuorotoiveita. Ohjelma esittää myös nämä suunnittelunäkymässä omilla värikoodeilla.
...
...
Asetukset | HR | Työaikaseuranta
Työaika-asetuksista voit lukea tarkemmin ohjeen kohdasta Työaikaseuranta | Asetukset.
Työaikaseurannan asetukset ovat työvuorosuunnittelussa käytettäviä työvuoroja, joita suunnittelunäkymässä kohdistetaan henkilöille. Ohjelma laskee henkilön viikkotyöaikatavoitteen henkilölle henkilörekisteriin määritellyltä työaika-asetukselta.
Asetukset | HR | Henkilön osaaminen
Osaamisprofiileilla voit määritellä, vaatiiko jokin työvuoro tietynlaista osaamista. Ohjelma ei anna kohdistaa tällaista työvuoroa henkilölle, jolta ei kyseistä osaamista löydy.
...
Osaamisprofiilien kohdistaminen henkilöille tapahtuu toiminnossa Sovellukset| HR-profiilit. Voit lukea HR-profiileista yleisesti nethelpin ohjeen kohdasta Osaamisprofiili.
...
Asetukset | Yleiset | Arkipyhät
Löydät arkipyhät Asetukset-valikosta kohdasta Yleiset. Ota arkipyhät käyttöön työvuorosuunnittelussa Arkipyhien asetukset -välilehdellä. Arkipyhien ja poikkeuspäivien käytöstä voit lukea tarkemmin nethelpin ohjeesta Arkipyhät.
...
Asetukset | HR | Työpisteet
Työpisteet ovat kiinteitä pisteitä, esimerkiksi tuotannon koneita, kassa tmv. jossa henkilö työskentelee. Perusta tarvittavat työpisteet Asetukset-valikosta kohdasta työpisteet.
Osaaminen-valinnalla ei vielä toistaiseksi ole toiminnallisuutta.
...
Asetukset | HR | Työvuorosuunnittelun asetukset
Työvuorosuunnittelun asetukset -näytöllä voit määritellä henkilöryhmäkohtaiset asetukset.
...
Vuorot hyväksytään automaattisesti: Mikäli työvuoroja ei haluta erikseen hyväksyttää työntekijöillä, valitse automaattinen hyväksyntä.
Työvuorosuunnittelun käyttö
Listanäyttö
Työvuorosuunnittelu avautuu listanäyttöön, josta näet työvuorosuunnitelmat.
...
Mallipohjat-toiminnolla voit luoda uusia mallipohjia tai muokata olemassa olevia. Mallipohjien luonnista ja muokkauksesta on kerrottu täällä.
Siirry-toiminnolla pääset kätevästi siirtymään tärkeimpiin työvorosuunnitteluun vaikuttaviin sovelluksiin.
...
Uusi-toiminnolla pääset aloittamaan uuden työvuorosuunnitelman laatimisen. Työvuorosuunnitelman laatimista on tarkemmin kuvattu täällä.
Pikasuodattimen avulla voit suodattaa listanäytölle näytettäväksi vain Kesken-tilassa olevat suunnitelmat klikkaamalla Kesken-painiketta.
...
Listanäytöllä ohjelma näyttää työvuorosuunnitelmat koostetusti sarakeasetusten mukaisesti. Suunnitelman edessä olevasta Avaa-linkistä kyseinen suunnitelma avautuu Työvoron suunnittelu -näkymään, jossa voit tarvittaessa jatkaa suunnitelman muokkausta.
Suunnittelunäyttö
Suunnittelunäyttö on työvuorosuunnittelun tärkein näyttö ja siinä on lukuisia toimintoja koottuna omiin osioihin.
...
Yläpalkin toiminnot
...
...
Siirry-toiminnolla pääset kätevästi siirtymään tärkeimpiin työvorosuunnitteluun vaikuttaviin sovelluksiin.
...
Mallipohjat-toiminnolla voit luoda uusia mallipohjia tai muokata olemassa olevia. Mallipohjien luonnista ja muokkauksesta on kerrottu täällä.Siirry-toiminnolla pääset kätevästi siirtymään tärkeimpiin työvorosuunnitteluun vaikuttaviin sovelluksiin.
...
Tulosta-toiminnolla voit tulostaa Työvuorolista-raportin. Raportista on tarkempi kuvaus täällä.
Uusi-toiminnolla pääset aloittamaan uuden työvuorosuunnitelman laatimisen Uusi-valinnalla. Valitsemalla Uusi kopioiden ohjelma kopioi nykyisen suunnitelman uudeksi, mikä helpottaa suunnitelman laatimista, kun ei tarvitse tehdä suuria muutoksia. Työvuorosuunnitelman laatimista on tarkemmin kuvattu täällä.
Nykyisen suunnitelman voit poistaa Poista-valinnalla.
...
Kun klikkaat Lähetä hyväksyttäväksi, muuttuu suunnitelman tilaksi Odottaa hyväksyntää. Kun kaikki työvuorot on hyväksytty, vaihtuu suunnitelman tilaksi Hyväksytty. Jos jokin työvuoro on hylätty, suunnitelma palautuu tilaan Kesken. Työvuorojen hyväksynnästä on kerrottu tarkemmin täällä
Hyväksytty – Kaikki suunnitelman työvuorot on hyväksytty joko henkilöiden toimesta tai automaattisesti.
...
Henkilön toiminnot avautuvat henkilön valikosta.
...
Poista kohdistukset -toiminto poistaa kaikkien hänelle kohdistettujen vuorojen kohdistukset.
Vaihda tila Peru hyväksyntä -toiminnolla saat vaihdettua peruttua kaikkien hänelle kohdistettujen vuorojen tilanhyväksynnän.
Lisää päivystys -toiminnolla voit luoda henkilölle päivystysjakson.
Mallipohjat
Mallipohjat-toiminnossa voit luoda valmiita suunnittelupohjia, jolloin suunnitelman tekeminen on sujuvampaa.
...
Lisää suunnitelmassa käytettävät työvuorot Luo uusi -valinnalla. Kierto ja Vapaa -valinnoilla ei vielä ole toiminnallisuutta. Lisää tarvittaessa osaaminen, jota vuoro vaatii. Tarve-kenttään anna määrä kuinka monta vuoroa valitulle ajanjaksolle kyseiselle suunnitelmalle tarvitaan.
...
Työvuorosuunnitelman luonti
Valitse mallipohja, jonka perusteella haluat suunnitelman tehdä. Ohjelma antaa oletuksena jakson alkupäivän ja loppupäivän mallipohjalle määritellyltä viikkomäärältä, voit kuitenkin tarvittaessa vielä muokata näitä. Anna myös kuvaava selite.
...
Kohdistamattomat vuorot näkyvät näytön oikeassa reunassa, ohjelma on tuonut mallipohjalle määritellyt vuorot valmiiksi.
...
Työvuorojen kohdistus suunnittelunäkymässä
Vuorojen kohdistus tapahtuu raahaamalla haluttu vuoro näytön oikean reunan kohdistamattomista vuoroista halutulle henkilölle ja päivälle.
...
Työvuoron voi kohdistaa henkilölle myös kohdistamattoman vuoron valikosta:
...
Henkilölle kohdistaminen avaa ponnahdusikkunan, jossa voit valita henkilön kenelle vuoro kohdistetaan sekä päivämäärän.
Mikäli kaikki suunnitelman vuorot eivät toteudu, voit poistaa vuorot Kohdistamattomat vuorot -paneelista avaamalla paneelin valikon valitse sieltä Ei toteudu. Ohjelma poistaa tällöin valitun vuoron kohdistamattomista vuoroista.
...
Aseta aikaväli, jolle haluat kopioida vuoron ja paina Kopioi-painiketta. Huomioi, että kohdistamattomissa vuoroissa pitää olla riittävästi vuoroja kopioitavaksi.
Työvuorosuunnitelman hyväksyntä ja viestit
Työvuorosuunnittelun hyväksynnän viestit saat käyttöösi toimintokeskuksen MESSAGING-asetuksella (Asetukset | Yleiset | Toimintokeskus | Henkilöstöhallinto | Työvuorosuunnittelu). Asetuksella voidaan valita viestit sisäisenä LemonOnlinen etusivulle, sähköpostiin tai sekä sisäisenä että sähköpostiin. Sähköpostin ohjelma lähettää Henkilörekisteri-näytölle määriteltyyn henkilön työsähköpostiosoitteeseen.
...
Sähköpostiviestin linkistä (tai LemonOnlinen etusivun viesteistä) käyttäjä pääsee Vapaana olevien työvuorojen -näytölle. Käyttäjä valitsee haluamansa työvuorot ja painaa Ota vuorot -painiketta, jolloin ohjelma kohdistaa valitut vuorot käyttäjälle hyväksyttynä.
...
Etusivun widgetit
Käyttäjä voi valita etusivulle widgetit omien työvuorojen seurantaan. Ohjelma nostaa widgeteille käyttäjän hyväksytyt työvuorot.
...
Widgettien oikeasta yläkulmasta pääsee suunniteltujen työvuorojen listanäytölle, josta käyttäjä näkee omat ja alaisten työvuorot ja niiden tilat.
...
Työvuorolista
Tulosta-toiminnolla voit tulostaa Työvuorolista-raportin. Voit rajata raporttia päivämäärän, toimipisteen, työpisteen, henkilöryhmän sekä tilan mukaan. Tilaryhmittely-valinnalla raportti näyttää missä tilassa vuoro on.
...