Voit lisätä haluamiasi metatietoja LemonFiles-tiedostoille. Metatiedon avulla voit kohdistaa tiedoston esimerkiksi laskulle , asiakkaalle, tilaukselle tms. ja hyödyntää annettuja tietoja LemonFilesin haku- ja suodatustoiminnoissahakutoiminnoissa. Aloita metatiedon kohdistus lisääminen valitsemalla LemonFiles-sovelluksessa tiedosto aktiiviseksi tiedostot, johon metatiedot joihin haluat lisätä metatiedot, ja valitse sitten Tiedosto | Metatiedot.
...
Valitse aukeavassa Metatieto-dialogissa oikea Metatiedot-ikkunassa ensin haluamasi ohjelma (Laskutus, Ostoreskontra, Projektinhallinta tms.) ja täydennä Metatieto ja Kuvaus –kentät, joidan avulla voit jatkossa etsiä tiedostoa. Lisää metatieto -toiminnolla antamasi tiedot tallentuvat tiedostolle. Metatietoja voi olla tiedostolla useita.
Metatieto-kenttä tukee myös ennustavaa hakua. Jos aloitat kirjoittamaan esimerkiksi laskun numeroa Metatieto-kenttään, ehdottaa ohjelma soveltuvaa laskua laskutusohjelmasta valittavaksi ja näyttää ehdotuksessa laskun Kuvaus-kentän tiedon. Kun valitset hiirellä ehdotetun laskun, tallentaa ohjelma metatiedon tiedostolle.
...
Kun metatieto on lisätty tiedostolle, voit tarkastella tiedostoa myös laskulta etsimällä Laskutuskeskus-sovelluksesta oikean laskun ja valitsemalla LemonFiles-toiminnon.
...
. Tässä esimerkissä lisätään tiedostolle metatiedoksi myyntilasku, jolloin Ohjelma-kenttään valitaan Laskutus. Täydennä sitten Metatieto-kenttään haluamasi myyntilaskun numero. Ohjelma ehdottaa kenttien alapuolelle numeroa vastaavaa laskua. Kuvan esimerkissä kenttien alapuolella on numero 114, jota klikkaamalla se lisätään metatiedoksi. Mikäli haluat lisätä metatiedolle oman kuvauksen, tarkista, että Metatieto-kentän laskunumero vastaa täysin halutun laskun numeroa. Kirjoita Kuvaus-kenttään haluamasi kuvaus ja valitse Lisää metatieto -toiminto, jolloin kuvaus kohdistetaan juuri lisätylle metatiedolle. Tiedostolla voi olla useita metatietoja.
...
Jos olet valinnut kerralla useamman tiedoston, tulee jokainen tiedosto samaan Metatiedot-ikkunaan omalle välilehdelleen. Tee jokaiselle tiedostolle haluamasi lisäykset tiedoston omalla välilehdellä.
Metatiedon avulla tiedosto lisätään tiettyyn ohjelman osaan. Esimerkiksi tämän ohjeen kuvassa tiedostolle lisättiin metatieto myyntilaskulle 114. Nyt kun navigoituu laskulle 114 ja tarkastelee sen LemonFiles-liitteitä, löytyy kyseinen tiedosto sieltä.
Metatietojen lisääminen eri sovelluksista
Voit lisätä tiedostoille metatietoja yllä mainitun tavan lisäksi ohjelman eri sovellusten kautta. Tässä esimerkissä lisätään liitetiedostoja asiakkaan taakse Asiakastiedot-näytöllä. Aloita tiedoston lisääminen valitsemalla otsikkopalkista LemonFiles-toiminto.
...
Toiminto avaa näytölle LemonFiles-sivupalkin, jossa näytetään jo olemassa olevat liitteet. Lisää-toiminnolla voit lisätä uusia liitteitä joko laitteeltasi tai LemonFilesista.
...
Lisää tiedosto LemonFilesista syöttämällä hakusana Etsi hakusanalla -kenttään. Jos tarkka tiedostonimi ei ole tiedossa, voit laajentaa hakua käyttämällä *-merkkiä joko hakusanan edessä, perässä tai molemmissa päissä. Tämä hakee tiedostoja joko päättyen, alkaen tai sisältäen hakusanasi.
...
Valitse tämän jälkeen listalta aktiiviseksi tiedosto(t), jotka haluat lisätä liitteeksi. Syötä Liitettävien tiedostojen kuvaus -kenttään haluamasi kuvaus ja lopuksi valitse Lisää. LemonFilesissa olleet tiedostot ovat nyt linkitettynä metatietona asiakkaan tiedoissa. Tiedostojen alkuperäinen sijainti LemonFilesissa ei ole muuttunut.