Voit lisätä haluamiasi metatietoja LemonFiles-tiedostoille. Metatiedon avulla voit kohdistaa tiedoston esimerkiksi laskulle , asiakkaalle sekä tilaukselle ja näin hyödyntää annettuja tietoja LemonFilesin haku- ja suodatustoiminnoissahakutoiminnoissa. Aloita metatiedon kohdistus lisääminen valitsemalla aktiiviseksi tiedostontiedostot, johon joihin haluat lisätä metatiedot, ja valitse sitten Tiedosto | Metatiedot.
...
Valitse Metatiedot-dialogissa ikkunassa ensin haluamasi ohjelma (Laskutus, Ostoreskontra, Projektinhallinta tms.) ja täydennä Metatieto- ja Kuvaus-kentät, joiden avulla voit jatkossa etsiä tiedostoa. Jos olet valinnut kerralla useamman tiedoston, tee jokaiselle tiedostolle haluamasi lisäykset tiedoston omalla välilehdellä. Metatieto-kenttä tukee ennustavaa hakua. Jos aloitat kirjoittamaan esimerkiksi ostolaskun numeroa Metatieto-kenttään, ehdottaa ohjelma valittavaksi laskua ostoreskontrasta ja näyttää ehdotuksessa ostolaskun Kuvaus-kentän tiedon. Lisää metatieto -toiminnolla antamasi tiedot tallentuvat tiedostolle. Metatietoja voi olla useita.
...
Kun lisäät metatiedon, tulee se näkyviin Metatiedot-dialogissa tiedoston välilehdelle. Jos tiedostoja on valittuna useita, näkyy jokaisen metatiedot Metatiedot-dialogissa omalla välilehdellään.
...
Metatiedolla siis lisätään tiedosto . Tässä esimerkissä lisätään tiedostolle metatiedoksi myyntilasku, jolloin Ohjelma-kenttään valitaan Laskutus. Täydennä sitten Metatieto-kenttään haluamasi myyntilaskun numero. Ohjelma ehdottaa kenttien alapuolelle numeroa vastaavaa laskua. Kuvan esimerkissä kenttien alapuolella on numero 114, jota klikkaamalla se lisätään metatiedoksi. Mikäli haluat lisätä metatiedolle oman kuvauksen, tarkista, että Metatieto-kentän laskunumero vastaa täysin halutun laskun numeroa. Kirjoita Kuvaus-kenttään haluamasi kuvaus ja valitse Lisää metatieto -toiminto, jolloin kuvaus kohdistetaan juuri lisätylle metatiedolle. Tiedostolla voi olla useita metatietoja.
...
Jos olet valinnut kerralla useamman tiedoston, tulee jokainen tiedosto samaan Metatiedot-ikkunaan omalle välilehdelleen. Tee jokaiselle tiedostolle haluamasi lisäykset tiedoston omalla välilehdellä.
Metatiedon avulla tiedosto lisätään tiettyyn ohjelman osaan. Esimerkiksi tämän ohjeen kuvissa kuvassa tiedostolle lisättiin metatieto ostolaskulle 567myyntilaskulle 114. Nyt kun navigoituu ostoreskontrassa laskulle 567 114 ja tarkastelee sen LemonFiles-liitteitä, löytyy kyseinen tiedosto sieltä.
Metatietojen lisääminen eri sovelluksista
Voit lisätä tiedostoille metatietoja yllä mainitun tavan lisäksi ohjelman eri sovellusten kautta. Tässä esimerkissä lisätään liitetiedostoja asiakkaan taakse Asiakastiedot-näytöllä. Aloita tiedoston lisääminen valitsemalla otsikkopalkista LemonFiles-toiminto.
...
Toiminto avaa näytölle LemonFiles-sivupalkin, jossa näytetään jo olemassa olevat liitteet. Lisää-toiminnolla voit lisätä uusia liitteitä joko laitteeltasi tai LemonFilesista.
...
Lisää tiedosto LemonFilesista syöttämällä hakusana Etsi hakusanalla -kenttään. Jos tarkka tiedostonimi ei ole tiedossa, voit laajentaa hakua käyttämällä *-merkkiä joko hakusanan edessä, perässä tai molemmissa päissä. Tämä hakee tiedostoja joko päättyen, alkaen tai sisältäen hakusanasi.
...
Valitse tämän jälkeen listalta aktiiviseksi tiedosto(t), jotka haluat lisätä liitteeksi. Syötä Liitettävien tiedostojen kuvaus -kenttään haluamasi kuvaus ja lopuksi valitse Lisää. LemonFilesissa olleet tiedostot ovat nyt linkitettynä metatietona asiakkaan tiedoissa. Tiedostojen alkuperäinen sijainti LemonFilesissa ei ole muuttunut.