Budjetin luominen
Budjetointi aloitetaan valitsemalla oikea yhtiö oikean ylälaidan valikosta. Tämän jälkeen valitaan vasemmasta yläkulmasta toiminto "Budgets" yläpalkista budgets -valikko. Näkymään aukeaa kaikki yritykselle luodut budjetit. Valitaan haluttu budjetti klikkaamalla nimeä tai luodaan uusi budjetti painikkeen ”New Budget” new budget kautta.
Jos luodaan uusi budjetti, aukeaa käyttäjälle oheinen täyttöikkuna. Täyttöikkunassa budjetti nimetään, sekä valitaan, tehdäänkö "Forecast Budget" vai "Budget" forecast budget vai budget. Lisäksi valitaan aikaväli, mille budjetti luodaan. Yleisimmin ensin luodaan budjetti, josta myöhemmin otetaan kopio ja kopiosta luodaan ennustebudjetti.
Samassa ikkunassa voidaan määrittää budjetille lukitsemispäivä, kohdassa "Lock Date" lock date. Lukituspäivän käyttäminen tarkoittaa sitä, että lukituspäivää edeltävään aikaan ei voida tehdä muutoksia budjetille tai osabudjeteille. Muutokset aikaan lukituspäivän jälkeen ovat kuitenkin mahdollisia. Lock Date date -toiminnon käyttö ei ole pakollista.
Ennustebudjetille vastaavasti voidaan määritellä "Real Balance End Date" real balance end date. Tämä tarkoittaa toteumadatan tuomista tiettyyn päivään saakka.
...
Dimensions used in this budget valitaan, mitä dimensioita budjetissa käytetään. Remove dimensions from balance sheet mahdollistaa sen, että valitut dimensiot eivät ole käytössä taseessa.
...
Display settings -valikko
Valikosta voidaan vaihtaa budjetin oletusasetuksia, kuten sitä, onko laadittava budjetti kuukausi vai vaikkapa vuositasoinen, esitetäänkö siinä desimaaleja ja mikä aikaväli budjetista aukaistaan aina automaattisesti kun budjetille mennään.
...
Generate initial values
Kyseisen valikon toiminnallisuutta on kuvattu tarkemmin kokoelmassa "budjetin generointimenetelmä" olevissa artikkeleissamme.
Budjetin avaaminen
Kun budjetti on luotu, budjetoimaan pääsee klikkaamalla budjetin nimeä "Budgets" budgets välilehdellä. Alla on kuvattu tiiviisti avautuvan budjetointinäkymän toimintoja pala kerrallaan.
Budjetin aikavälin sekä budjettipuun painikkeet
Ensimmäisenä on kuvattu budjettipuun sekä budjetin aikavälin toiminnot, joilla määritellään sitä, miten budjetti näkyy käyttäjälle.
Budjetti voidaan laajentaa kokonaan auki, jolloin kaikki tilit näkyvät budjetointi näkymässä, tai näkyvät tilit voidaan valita tiliryhmittäin. Filtterin avullla avulla voidaan myös filtteröidä tilit, joilla ei ole tapahtumia piiloon.
Budjetointia voidaan tehdä perinteisen vuosinäkymän lisäksi vaikka kvartaali- tai vuosinäkymässä - niin monta vuotta yhdessä kuin halutaan. Valinta tehdään aikaikkunasta tai jo budjettia luotaessa kohdasta "display settings".
...
Lukujen syöttäminen budjettiin
Budjetilla liikkuminen mukailee Excelin toimintoja; tab (oikealle), shift+tab (vasemmalle), enter (alas), shift+enter (ylös).
...
Lukujen syöttäminen kuitataan kaikilla liikkumispainikkeilla, joista yleisimmin käytetyt on joko enterillä Enterillä tai tab Tab -painikkeella tallentaminen. Myös hiirellä klikattaessa solusta pois, syötetty luku tallentuu.
Mikäli soluun tehdyt muutokset haluaa peruuttaa onnistuu se Esc:llä niin kauan kunnes luku on tallennettu. Sen jälkeen syötön voi perua syöttämällä tilalle arvon 0. Syöttämällä arvon 0 total -sarakkeeseen, nollaantuu kyseisen tilin kaikki kuukaudet.
...
Lukujen tuomiseen liittyvät painikkeet
Lukuja voidaan tuoda budjetille monella eri tavalla, mikäli perinteinen syöttö ei riitä. Budjetin pohjaksi voidaan tuoda edellisen vuoden toteumadata tai tietoja voidaan tuoda CSV -tiedostolla tai kopioimalla esimerkiksi excelistäExcelistä.
Lukujen kopiointi
Budjetille voi myös kopioida lukuja toisesta Finazillan budjetista tai vaikkapa Excelistä. Lukujen kopiointi toimii Excelistä tutuilla Ctrl + C ja Ctrl + V -painikkeilla. Kopiointi toimii molempiin suuntiin eli lukuja voidaan kopioida mm. Excelistä Finazillaan tai Finazillasta Exceliin. Kopioitava alue valitaan maalaamalla alue.
Lukuja voi myös "leikata ja liimata" excelmäiseen Excelmäiseen tyyliin. Painikkeet ovat samat kuin Excelissäkin eli Ctrl + X leikkaa luvun ja Ctrl + V tuo sen.
Finazillan budjetointiin liittyy myös vahvasti osabudjetit, joilla voidaan tuoda tietoja pääbudjetille.
...
Dimensiot
Budjetointia voidaan laajentaa käyttämällä dimensioita, eli seurantakohteita. Budjetointia voidaan tehdä dimensiotasolla ja vyörytyssääntöjä käyttämällä kuluja voidaan jakaa dimensioiden kesken halutulla tavalla.
...
Alla olemme kuvanneet dimensioihin liittyvät toiminnallisuudet ja painikkeet budjetointi näkymässä:
...
Budjetilla on lisäksi vielä muutama painike, jotka on kuvattu alla.
...