Tämä artikkeli on kirjoitettu auttamaan hahmottamaan Finazillan roolien luomista. Tämä artikkeli täydentää aikaisempia artikkeleitamme ja artikkelin ymmärtämistä auttaa, jos käyttäjä tietää jo mitä roolit ovat ja ymmärtää jotain erilaisten roolien luomisesta.
Pohjatiedot
Käyttäjälle "John Smith" halutaan antaa oikeudet yrityksen "Profinanssi Oy" toteumadatan, budjettidatan ja ennustedatan katseluun. Oikeus halutaan kuitenkin rajata siten, että hän näkee vain dimension "Kaupunki" arvot. Yrityksellä on dimensio -näkymässä muitakin dimensioita, kuten alla olevasta kuvasta käy ilmi.
...
Tämän lisäksi käyttäjälle "John Smith" halutaan antaa oikeus budjetoida yrityksen osabudjetille nimeltä "myyntibudjetti".
Roolin luominen
Aloitetaan luomalla käyttäjälle tarvittava uusi oma personoitu rooli. Roolin nimeksi tulee tässä esimerkissä "Myyntipäällikkö".
Generic -välilehden yleisasetukset
Uusi luotava rooli ei saa automaattisesti minkäänlaisia määrityksiä tai asetuksia taustalleen, vaan roolin luojan tulee tehdä roolille tarvittavat määrittelyt. Määrittelyt aloitetaan yleisistä asetuksista välilehdeltä generic. Tässä esimerkissä roolille on annettu lukuoikeus (read) kaikkeen muuhun, paitsi käyttäjähallintaan liittyviin osioihin (role management ja user management).
...
Vouchers liittyy tositteisiin ja mahdollistaa esimerkiksi raporteilta porautumisen tositteisiin ja niiden lisätietoihin.
Budgets -välilehden asetukset
Seuraavalla välilehdellä (budgets) löytyy kaikki yrityksen budjetit sekä niiden alla olevat osabudjetit. Tällä toiminnolla voidaan rajata siis hyvin tarkasti vain tietyt budjetit ja/tai osabudjetit, mihin roolilla on oikeus. Yrityksen "Profinanssi Oy" alla on lukuisia budjetteja. Roolille halutaan antaa kuitenkin ainoastaan budjettiin nimeltä "Budjetti 2025" pelkkä lukuoikeus ja kyseisen budjetin alla olevaan osabudjettiin nimeltä "myyntibudjetti" sekä luku- että muokkausoikeus.
Näillä valinnoilla käyttäjä näkee kokonaisuudessaan budjetin, mutta ei pysty muokkaamaan sitä, eikä poistamaan sitä. Vastaavasti taas osabudjettiin "myyntibudjetti" käyttäjä pystyy tekemään myös muutoksia - eli budjetoimaan. Koska käyttäjällä on sekä edit, että input -oikeus, pystyy käyttäjä myös halutessaan muokkaamaan osabudjetin rakenteita (mm. tilikiinnitykset, rivien lisääminen/poistaminen jne). Jos käyttäjälle olisi haluttu antaa osabudjettiin pelkkä budjetointioikeus, olisi input -oikeus ollut riittävä. Tällöin käyttäjä ei pysty muokkaamaan rakenteita, mutta pystyy budjetoimaan.
...
Dimensions -välilehden asetukset
Kolmas välilehti on nimeltään dimensions. Näkymässä voidaan rajata käyttäjän oikeuksia dataan. Rajaus vaikuttaa siis kaikkeen aikaisemmin valittuun. Dimensions valikon alla on kaikki yrityksen dimensiot, ja näitä voidaan rajata yksitellen halutulla tavalla.
Dimensioissa esiintyvä blank tarkoittaa dataa, joka on dimensioimatonta eli ns. yritystasoista dataa. Tähän voidaan antaa erikseen oikeudet näin haluttaessa.
Report folders -välilehden asetukset
Seuraavaksi näkymässä on välilehti report folders, jossa voidaan määritellä, mitä raporttikansioita roolilla pääsee näkemään ja onko roolin omaavilla käyttäjillä oikeus luoda uusia kansioita.
Report schemes -välilehden asetukset
Report Schemes liittyy raporttimalleihin, jotka ovat raportoinnin perusta. Käyttäjällä on aina oikeudet kaikkiin Finazillan valmiisiin raporttimalleihin, mutta mikäli yrityksellä on omia itse tehtyjä raporttimalleja, tulee niihin antaa erikseen oikeudet tarvittaessa.
Mitä ko. roolilla nyt näkee ja pystyy tekemään?
Roolilla pystyy tarkastelemaan kaikkia hänelle jaettuja raportteja. Raportteihin nousee ainoastaan dimension “kaupunki” luvut, jotka kohdistuvat kaupungille “Jyväskylä”. Kyseisen roolin omaava käyttäjä pystyy myös muodostamaan itse raportteja aivan kuten kaikki muutkin käyttäjät - mutta hänelle nousee raportteihin ainoastaan Jyväskylän luvut.
...
System tasoisesta Finazillan tuottamasta Dashboardista tällaiselle käyttäjälle ei näy mitään, koska data näihin haetaan kaikkien dimensioarvojen summana. käyttäjälle näiden Dashboardien raportit näkyy näin:
...
Lisätietoja
Mikä merkitys eri rooleilla on Finazillassa?
...