Voit lisätä haluamiasi metatietoja LemonFiles-tiedostoille. Metatiedon avulla voit kohdistaa tiedoston esimerkiksi laskulle, asiakkaalle sekä tilaukselle ja näin hyödyntää annettuja tietoja LemonFilesin haku- ja suodatustoiminnoissa. Aloita metatiedon kohdistus valitsemalla aktiiviseksi tiedoston, johon haluat lisätä metatiedot, ja valitse sitten Tiedosto | Metatiedot.
Valitse Metatiedot-dialogissa haluamasi ohjelma (Ostoreskontra, Projektinhallinta tms.) ja täydennä Metatieto- ja Kuvaus-kentät, joiden avulla voit jatkossa etsiä tiedostoa. Jos olet valinnut kerralla useamman tiedoston, tee jokaiselle tiedostolle haluamasi lisäykset tiedoston omalla välilehdellä. Metatieto-kenttä tukee ennustavaa hakua. Jos aloitat kirjoittamaan esimerkiksi ostolaskun numeroa Metatieto-kenttään, ehdottaa ohjelma valittavaksi laskua ostoreskontrasta ja näyttää ehdotuksessa ostolaskun Kuvaus-kentän tiedon. Lisää metatieto -toiminnolla antamasi tiedot tallentuvat tiedostolle. Metatietoja voi olla useita.
Kun lisäät metatiedon, tulee se näkyviin Metatiedot-dialogissa tiedoston välilehdelle. Jos tiedostoja on valittuna useita, näkyy jokaisen metatiedot Metatiedot-dialogissa omalla välilehdellään.
Metatiedolla siis lisätään tiedosto tiettyyn ohjelman osaan. Esimerkiksi tämän ohjeen kuvissa tiedostolle lisättiin metatieto ostolaskulle 567. Nyt kun navigoituu ostoreskontrassa laskulle 567 ja tarkastelee sen LemonFiles-liitteitä, löytyy kyseinen tiedosto sieltä.
Metatietojen lisääminen eri sovelluksista
Voit lisätä tiedostoille metatietoja LemonFiles-näytön lisäksi ohjelman eri sovellusten kautta valitsemalla otsikkopalkin LemonFiles-toiminnon.
Toiminto avaa näytölle LemonFiles-sivupalkin ja näyttää palkin yläosassa sen ohjelman nimen, josta avasit toiminnon. Ohjelman nimi tallentuu automaattisesti tiedostoille myös metatietoihin ja tätä voit hyödyntää LemonFiles-sovelluksessa, kun etsit tiedostoja ohjelman perusteella.
Hae tiedosto Lataa LemonFilesista -kohdassa syöttämällä hakusana Hae tiedostoa -kenttään. Jos tarkka tiedostonimi ei ole tiedossa, voit laajentaa hakua käyttämällä %- tai *-merkkiä joko hakusanan edessä, perässä tai molemmissa päissä. Tämä hakee tiedostoja joko päättyen, alkaen tai sisältäen hakusanasi.
Valitse tämän jälkeen listalta aktiiviseksi tiedosto(t), jolle haluat lisätä metatiedon ja syötä Lisää tiedoston kuvaus -kenttään haluamasi metatiedot ja valitse Lisää liitteeksi.
Kun haluat myöhemmin etsiä antamillasi metatiedoilla tiedostoja LemonFilesista, valitse ensin LemonFiles-sovelluksessa Ohjelma-valintaan oikea ohjelma (kuvassa valittu Asiakkaat ja toimittajat) ja valitse Virkistä-toiminto. Tarvittaessa laajenna hakutuloksia syöttämällä metatiedot Hae tiedostoa -kenttään.
Voit laajentaa hakua käyttämällä * -merkkiä joko hakusanan edessä, perässä tai molemmissa päissä. Tämä lisää tuloksiin joko päättyen, alkaen tai sisältäen haut. Lue haku-toiminnosta tarvittaessa lisää ohjeen hakusanalla Haku-toiminnot.