Laskentavakioiden luominen ja päivittäminen sekä niiden käyttäminen kaavassa

Laskentavakiot ovat yksi budjetoinnin ja raportoinnin työkaluista, joka mahdollistaa laskentavakion päivityksellä arvon päivittymisen kerralla kaikkialle, missä laskentavakiota on käytetty. Laskentavakioiden merkitystä olemme avanneet enemmän artikkelissamme "Mitä laskentavakiot ovat ja miten niitä käytetään?"

Laskentavakion luominen

Uusi laskentavakio luodaan joko yritystasolla, asiakastasolla tai budjettikohtaisesti.

Jos laskentavakio luodaan yritystasolla, luodaan se settings > customer > company > calculation constants valikossa. Asiakastasoinen laskentavakio taas luodaan valikossa settings > customer > calculation constants. Budjettikohtainen laskentavakio luodaan budgets- näkymässä budjetin luona olevasta constants -painikkeesta.

Laskentavakiolle annetaan nimi sekä helposti tunnistettava tunnus (symbol) ilman ääkkösiä ja valitaan, onko vakio numero- vai prosenttimuodossa.

Kuva: Laskentavakion luominen alkaa laskentavakion nimeämisestä.

Seuraavaksi laskentavakiolle määritellään alkamispäivä sekä arvo. Nämä pääsee antamaan klikkaamalla luodun laskentavakion otsikkoa, jolloin aukeaa syöttöikkuna.

Painike create calculation constant luo uuden laskentavakion ja se ilmestyy listaan.

Laskentavakiolle pääsee syöttämään arvoja klikkaamalla laskentavakion nimeä listasta. Tämän jälkeen annetaan laskentavakion arvolle alkamispäivämäärä ja arvo eli tässä 1.1.2018 myyjien määrä on ollut 21 kpl.

Kuva: Laskentavakiolle annetaan alkamisaika sekä arvo. Kuvan esimerkissä 1.1.2018 myyjien määrä on ollut 21 kpl.

Jos laskentavakion arvot myöhemmin muuttuvat, tulee ne päivittää. Jos siis esimerkkitapauksessa myyjien määrä muuttuu, tulee laskentavakio päivittää.

Laskentavakion arvon päivittäminen

Kun myyjien lukumäärä muuttuu, pitää laskentavakio päivittää. Päivittäminen tapahtuu siellä valikossa, missä laskentavakio luotiin (esimerkiksi settings customer > company >calculation constants) klikkaamalla laskentavakion otsikkoa, jolloin aukeaa syöttöikkuna. Valitaan oikeasta yläkulmasta new value ja syötetään uudelle arvolle alkamispäivä.

Muutos tallentuu create calculation constant value -painikkeesta.

Jos jokin laskentavakio päivitetään, päivittää Finazilla automaattisesti vanhan laskentavakion päättymään edelliseen päivään.

Esimerkki
Aikaisemmin kuvissa esiintynyt myyjien lukumäärä muuttuu siten, että myyjien määrä on 1.1.2019 lähtien 23. Kun laskentavakio käydään päivittämässä siten, että uudeksi arvoksi laitetaan 1.1.2019 alkaen 23, laittaa Finazilla automaattisesti vanhan laskentavakion päättymään 31.12.2018.

VINKKI! Jos tiedossa on jo laskentavakioita luotaessa, että arvo tulee muuttumaan jossain kohdin ja uusi arvo on tiedossa, voidaan tuo syöttää jo etukäteen laskentavakioon sitä luotaessa.

Jos laskentavakio on esimerkiksi yllä mainittu myyjien lukumäärä. Laskentavakio luodaan siten, että myyjien lukumäärä on 21. Tiedossa on, että palkataan uusi myyjä 1.6, joten vakioon voidaan syöttää jo valmiiksi arvo 22 kpl alkaen 1.6. Näin toimien Finazilla päivittää arvon budjetille automaattisesti 1.6 lähtien.

Laskentavakioiden käyttäminen kaavassa

Tämän jälkeen luotuja laskentavakioita voidaan hakea kaavoihin kaavageneraattorissa. Kaavarivissä käytetty laskentavakio näkyy laskentavakion tunnuksella @:

Sen lisäksi, että laskentavakiota voidaan käyttää kaavassa, budjetissa myös yksi rivi voi olla pelkkä laskentavakio. Tällöin budjetin rivi on tyypiltään Formula ja riville rakennettu kaava pelkkä laskentavakio.

Seuraavassa artikkelissamme käsittelemme tagien käyttämistä budjetilla. Samassa ohjeessa viitataan myös laskentavakioiden käyttämiseen, sillä näissä on yhtäläisyyksiä. Artikkelimme "Tagien käyttäminen budjetilla mahdollistaa budjettirivien summaamisen" löytyy ohesta.