Esimerkki: vyörytyssäännön ja tagin käyttäminen yhdessä

Vyörytyssäännöt (rolling rule templates) ovat budjetoinnin aputyökalu. Vyörytyssäännön avulla voidaan jakaa budjetilla olevia euroja eri dimensioarvojen kesken halutussa suhteessa. Vyörytyssääntöjä, sekä niiden toimintalogiikkaa on avattu artikkelissamme täällä. Vastaavasti taas vyörytyssääntöjen käyttöä itse budjetilla on kuvattu enemmän artikkelissamme täällä.

Tagit (tags) ovat myös eräänlainen budjetoinnin aputyökalu, joka mahdollistaa useamman merkityn budjettirivin summaamisen yhdellä valinnalla. Tagien toimintalogiikasta voit lukea lisää artikkelistamme täältä.

Tässä esimerkissä kerromme yhden tavan, kuinka näitä kahta budjetoinnin aputyökalua voidaan käyttää yhdessä ja mitä sillä saavutetaan. Esimerkin ymmärtämistä helpottaa, jos käyttäjä osaa jo budjetoida, osaa luoda osabudjetteja ja tietää jollain tasolla, mitä vyörytyssäännöt ja tagit ovat.

Taustaa

Yrityksellä on luotuna budjetti, sekä sen taakse kolme erillistä myyntiosabudjettia, koska yrityksellä on kolme eri tehdasta ja kukin tehdas halutaan budjetoida omalla osabudjetillaan. Yrityksen eri myyjät budjetoivat omia osabudjettejaan. Tämän lisäksi osabudjetteihin on luotu neljäs osabudjetti, jossa halutaan laskea eri tehtaiden myynnit yhteen.

Osabudjetin rivit

Osabudjetilla budjetoidaan myyntiä asiakkaittain ja tuoteryhmittäin. Asiakkaita ja tuotteita on lukuisia. Kussakin osabudjetissa on kunkin tehtaan asiakkaat ja näiden tuotteet.

Kohdistuksen tekeminen käyttämällä vyörytyssääntöä

Yllä olevasta osabudjetin tuoteryhmästä "kiinnitystarvikkeet halutaan kohdistaa 70% dimensionarvolle "Helsinki" ja loput 30% halutaan kohdistaa dimensionarvolle "Jyväskylä". Kohdistus on helppo tehdä käyttämällä vyörytyssääntöä hyväksi.

Vyörytyssäännön kiinnittäminen

Seuraavaksi luotu vyörytyssääntö käydään kiinnittämässä budjetille rolling rule -välilehdelle. Näkymässä kerrotaan, mikä vyörytyssääntö templaatti kiinnitetään (rolling rule template) ja kerrotaan, mihin riviin kiinnitys tehdään. Tässä esimerkissä luotu vyörytyssääntö kiinnitetään siis osabudjetin tehdas 1 riville "kiinnitystarvikkeet".

Create rolling rule -painike kiinnittää vyörytyssäännön. Kun riville on kiinnitetty vyörytyssääntö, näkyy se ko. rivillä symbolin kuvakkeella.

Vastaavalla logiikalla voidaan luoda muillekin tuoteryhmille vyörytyssäännöt, mikäli tarpeen, ja ne voidaan kiinnittää oikeille riveille. Samalla logiikalla voidaan tehdä kohdistukset myös osabudjeteille tehdas 2 ja tehdas 3.

Tagien luominen

Seuraavaksi halutaan ohjata yrityksen neljännelle osabudjetille kaikkien myyntibudjettien yhteenlaskettu myynti. Tämä tehdään käyttämällä tageja. Jokaiselle osabudjetille ja kullekin tuoteryhmä riville käydään lisäämässä tagi.

Tagit päästään lisäämään kunkin rivin takaa löytyvistä riviasetuksista. Uusi tagi luodaan kyltin kuvakkeesta.

Tämän jälkeen luotu tagi kiinnitetään riville.

Huomaa, että tagi tulee kiinnittää kaikille niille riveille, mitkä halutaan myöhemmin summata yhteen.

Seuraavaksi tehdään vastaavat toimenpiteet muille osabudjeteille. Kun kaikille osabudjeteille on kiinnitetty vyörytyssäännöt ja kiinnitetty tagit, voidaan mennä yrityksen neljännelle osabudjetille. mihin halutaan summata kaikki myynnit yhteensä.

Myyntien summaaminen tagin avulla

Osabudjetille luodaan uusi kaavarivi (formula). Rivin kaavaksi asetetaan aikaisemmin luotu tagi

Tämän lisäksi kaavariville tulee asettaa vyörytyssääntö, mitä alkuperäisissä riveissäkin käytettiin, sekä mahdollinen tiliohjaus, jotta luvut saadaan nousemaan varsinaiselle budjetille.

Budjetin tarkastelu monitorista

Nyt kun budjettia käydään katsomassa pääbudjetin puolella monitor -näkymässä, nähdään, että eurot tulevat viimeiseltä osabudjetilta, joka nivoo osabudjetit 1-3 yhteen. Dimensio -kohdistukset tulevat vyörytyssäännöltä.