Yritysten siirtäminen ympäristöstä toiseen

Jos yrityksesi käyttää Lemonsoft-tilitoimistoa ja olet vaihtamassa toiseen Lemonsoft-tilitoimistoon, sinun tulee huomioida muutamia asioita, jotta vaihdos onnistuu ja lopputulos on oikealainen.

• Vaikka vaihdat tilitoimistoa, aiempi tilitoimistosi saattaa kuitenkin säilyttää dataasi arkistokäyttöä varten jonkin aikaa. Tämä saattaa olla kirjattuna tilitoimistosopimukseesi, joten tutustu sopimuksen sisältöön.

• Yrityksen tiedot sijaitsevat tietokannassa, joka yksilöidään yrityksen nimen, Y-tunnuksen ja yksikkötunnuksen avulla. Jos aiempi tilitoimistosi jatkaa tietojesi säilyttämistä, yrityksen yksikkötunnus tulee vaihtaa niin, että yksilöinti toteutuu jatkossakin. Kahta identtistä y-tunnus/yksikkötunnus -yhdistelmää ei voi olla käytössä eri Lemonsoft-tilitoimistoissa.

Kun tilitoimistojen ympäristöt sijaitsevat Lemonsoft Alustapalveluissa, Lemonsoft huolehtii tietokantojen yksilöinneistä. Jos Lemonsoftia käytetään muissa ympäristöissä, ympäristöjen ylläpitäjien tulee huolehtia tietokantojen yksilöinneistä. Jos yksilöinnistä ei huolehdita, saattaa joissain tilanteissa aiempi tilitoimisto päästä näkemään myös uuden tilitoimiston ympäristössä olevan yrityksen tietoja.

Etenkin tilitoimistojen kesken tapahtuu asiakkuuksien siirtoja. Tällöin me tyypillisesti siirrämme asiakkaan tietokannan ympäristöstä toiseen. Tietokanta voi jäädä myös vanhalle tilitoimistolle, tosin tarvetta tähän ei pitäisi olla, koska data siirtyy kokonaisuudessaan uudelle tilitoimistolle. Tilitoimistojen omat käytännöt ja asiakkaiden kanssa tekemät sopimukset kuitenkin ohjaavat tätä.

Esimerkki siirrosta

Yritys Oy:n kirjanpito hoidetaan Tilitoimisto A:ssa ja pääkäyttäjä on Kalle A. Yritys Oy:n y-tunnus on 123456-7 ja yksikkötunnus 01. Yritys Oy päättää vaihtaa tilitoimistoa ja uusi tilitoimisto on Tilitoimisto B.

Kun me siirrämme tiedot Tilitoimisto A:n ympäristöstä, niin me vaihdamme yrityksen yksikkötunnuksen seuraavaan vapaaseen. Yritys Oy on Tilitoimisto A:n ympäristössä edelleen y-tunnuksella 123456-7, mutta yksikkötunnus on 02.

Tilitoimisto B:n ympäristössä yksikkötunnukseksi jää 01 ja pääkäyttäjäksi tulee Teppo B. Tilitoimisto A:n ympäristössä Yritys Oy on nyt yksilöllinen ja siellä pääkäyttäjänä on edelleen Kalle A.