Siirtyminen uuteen käyttäjähallintaan

Owned by Lemonsoft
Last updated: marrask. 08, 2022 by Lemonsoft
4 min read

Voit tilata siirtymisen uuteen käyttäjähallintaan asiakastuesta (Service Desk), helpdesk@lemonsoft.fi. Saat tämän jälkeen päivitystä koordinoivan yhteyshenkilön tiedot, joka on teihin yhteydessä.

Teemme mielellämme migraation itse ja varmistamme, että kaikki toimii suunnitellusti. Siirtotyö kuuluu ylläpitoon ja on kaikille asiakkaillemme maksutonta.

Vaikkakin uuteen käyttäjähallintaan siirtyminen näkyy loppukäyttäjälle lähinnä vain uutena kirjautumistapana, on teknisesti kyseessä kuitenkin iso muutos, joka koskee järjestelmien välillä tapahtuvia todennuksia ja tietokantayhteyksiä. Tämän johdosta kaikki olemassa olevat rajapinnat ja integraatiot vaativat asiakkaan suorittaman tunnistamisen, listaamisen ja testauksen ennen käyttöönottoa. Tästä johtuen uuden käyttäjähallinnan käyttöönotto viedään läpi projektina, joka koostuu seuraavista vaiheista:

  1. Kartoitus

  2. Testaus

  3. Käyttöönotto

1. Kartoitus

Mikäli käytössä on kolmannen osapuolen tekemä Lemonsoftiin integroitu ratkaisu, tulee integrointiin lisätä API-avain kolmannen osapuolen toimesta. Myös sanomarakenne on jonkun verran muuttunut. Tyypillisesti nämä ovat kauppapaikkoja.

Moni kohdistusasia muuttuu uudessa käyttäjähallinnassa. Migraatio hoitaa nämä kuntoon, mutta päivityksen jälkeen eKuitti-mobiilisovellus on päivitettävä uuteen. Vanhalla eKuitilla kuvatut kuitit eivät tule näkyviin.

Ennen migraatiota kannattaa käsitellä kuitit valmiiksi. Migraatio muuttaa kohdistustiedon, jolloin kuitit eivät enää vanhalla versiolla näy. Toisaalta migraation jälkeen vanhalla eKuitilla kuvatut kuitit eivät sitten näy uudessa versiossa. Onkin paras ohjeistaa ettei kukaan kuvaa kuitteja migraation aikana ja päivittävät sovelluskaupasta uuden eKuitti-sovelluksen kun annat luvan.

Jos käytät meidän tai kolmannen osapuolen tekemää räätälöityä ohjelmaa (irrallista exeä), niin tämä ohjelma täytyy muokata uuden käyttäjähallinnan mukaiseksi. Tilaa muutos asiakaspalvelustamme. Muutostyö sisältyy räätälöidyn ohjelman ylläpitoon.

Räätälöidyt raportit toimivat pääsääntöisesti uuden käyttäjähallinnan kanssa. Tietokannasta on kuitenkin poistunut paljon vanhentuneita tauluja ja kenttiä, joten on mahdollista etteivät räätälöidyt raportit päivityksen jälkeen toimi. Testaa räätälöidyt raportit päivityksen jälkeen ja tilaa tarvittaessa niihin muutokset. Mikäli kyse on kriittisestä raportista, varmista sen toimivuus asiakaspalvelustamme ennen päivitystä tai viimeistään testausvaiheessa.

Mikäli yritykselläsi on käytössä LemonFiles, varmista ennen migraatiota, että sovelluksessa ei ole lukittuja tiedostoja. LemonFiles-tiedostoissa tulee olla kuvan mukaisesti Tila-sarakkeessa Vapaa. Mikäli tiedosto on lukittu, näet lukitsijan nimen Lukinnut-sarakkeessa, joka voi lukituksen poistaa (valitsemalla tiedoston aktiiviseksi ja sen jälkeen toimintopalkista Vapauta lukitus -toiminto).

Voit siirtyä uuteen käyttäjähallintaan Lemonsoftin versioista 2021.1 lähtien. Mikäli jostain syystä käytät vanhempaa versiota, päivitä ensin versio 2020.12.

Pääkäyttäjän tulee ennen siirtoa uuteen käyttäjähallintaan ajaa hallintakeskuksessa Käyttäjätietojen tarkistus. Tällä tarkistetaan käyttäjien ja yritysten tiedot, ja että ympäristön tiedot eivät ole puutteellisia siirtoa varten (esim. puuttuvia sähköpostiosoitteita henkilörekisterissä). Ohjelma ilmoittaa mikäli tiedoista löytyy puutteita, jotka estävät siirtymisen uuteen käyttäjähallintaan. Toiminto ei tee muutoksia tietoihin.

Käyttäjätietojen tarkistus -toiminto ilmoittaa seuraavat tiedot:

  • Käyttäjällä puuttuu sähköpostiosoite.

  • Process User on sisäinen käyttäjä, jota ei siirretä uuteen käyttäjähallintaan ja ohjelma ilmoittaa tästä.

  • Käyttäjällä puuttuu nimi (löytyy vain käyttäjätunnus).

  • Käyttäjällä ei ole lisenssejä (ei ole virhe, mutta ohjelma ilmoittaa asiasta)

  • Yrityksellä tulee olla yksilöllinen y-tunnus ja osastotunnus. Jos tytäryrityksellä on sama y-tunnus, anna tytäryritykselle osastotunnus. Ohjelma tarkastaa, että yritystunnus on oikeasta muodosta Ruotsin ja Viron yritystunnuksille (alv-tunnisteille). Maatunnus ja numerosarja tulee olla yhdessä ilman välilyöntiä.
    Lisää suomalaisen yrityksen Y-tunnus perusmuodossa ilman maatunnusta ja viivalla (esim. 1234567-8).
    Y-tunnus ja osastotunnus -kentät löydät Asetukset Yritystiedot -näytöllä.

Korjaa tarkistuksessa mahdollisesti tulleet virheet.

Uudessa käyttäjähallinnassa sähköpostiosoite on myös käyttäjätunnus, joten tarkista että käyttäjien sähköpostiosoitteet on yksilölliset ja toimivat.

Tee Käyttäjätietojen tarkistus uudelleen, kunnes kaikki virheet/puutteet on korjattu.

2. Testaus

Lemonsoftin Alustapalveluasiakkaille (jaettu SaaS tai virtuaalipalvelin) voimme luoda testausta varten erillisen testiympäristön.

Mikäli yrityksesi käytössäsi oleva Lemonsoft on asennettuna omaan tai kolmannen osapuolen ympäristöön, suosittelemme testausta varten oman testiympäristön perustamista seuraavasti:

  1. Asiakas asentaa palvelimelle valmiiksi erillisen testiympäristön -> uusi SQL instanssi, tarvitaan myös RDS-testipalvelin (tai testityöasema).

  2. Asiakas valitsee tietokannat, mitkä haluavat testiin/ mitkä olisi hyvä testata. 

  3. Asiakas varmuuskopioi testattavat tietokannat (LemonCommon sekä LemondbX:). Ohje: Tietokantojen varmuuskopiointi ja palautus.

  4. Asiakas kopioi tietokannat valmiiksi testiympäristöön (tietokannat täytyy olla päivitettynä vähintään Lemonsoftin versioonn 2020.12).

  5. Lemonsoft tietohallinto ajaa migraatiotyökalun testiympäristöön ja päivittää samalla versiopäivityksen uusimpaan julkaisuversioon. 

  6. Asiakas suorittaa testiympäristössä testit omille prosesseille ja integraatioille (tietokannoille/yrityksille, jotka oli valittu testiin).

Kun testiympäristö on luotu ja tietokannat sekä Lemonsoft on päivitetty uuden käyttäjähallinnan mukaiseen versioon, testaa seuraavassa mainitut asiat:

  • Varmista, että pääset kirjautumaan Lemonsoftiin ja käyttäjähallintaan. Etätyöpöytäkuvakkeet ja LemonOnline-osoite pysyvät samoina.

  • Testatkaa kaikki kriittiset prosessit mahdollisimman nopeasti. Kaikki mahdolliset virheet/ongelmat pyydämme raportoimaan asiakastukeen (Service Desk), helpdesk@lemonsoft.fi.

  • Luo uudet API-avaimet käyttäjähallinnassa ja toimita ne integraattoreille. WebService-osoite pysyy samana.

  • Räätälöidyt raportit toimivat pääsääntöisesti uuden käyttäjähallinnan kanssa. Tietokannasta on kuitenkin poistunut paljon vanhentuneita tauluja ja kenttiä, joten on mahdollista etteivät nämä päivityksen jälkeen toimi. Testaa räätälöidyt raportit päivityksen jälkeen ja tilaa tarvittaessa niihin muutokset.

3. Käyttöönotto

Peruskäyttäjälle uusi käyttäjähallinta näkyy lähinnä kirjautumisen muutoksena. Käyttäjä luo itselleen tilin käyttäjähallintaan, jonka jälkeen itse ohjelman käyttäminen on samanlaista kuin aiemmin. Käyttäjien tulee myös päivittää mobiiliapit (eKuitti, LemonTime) uuteen versioon sovelluskaupasta.

Mikäli uutta versiota ei ole testattu erillisessä testiympäristössä, käy läpi kohdan 2. Testaus -vaiheessa mainitut kohdat.