Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) käyttöönotto

Owned by Lemonsoft
Last updated: heinäk. 02, 2024 by Lemonsoft
2 min read

Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) tai sen osa-alueen käyttöönotto on projekti. Tämä ohjeistus sisältää asiat, jotka sinun täytyy huomioida käyttöönotossa. Ohje on tarkoitettu yrityksen pääkäyttäjälle tai henkilölle, joka vastaa käyttöönottamisesta.

ERPin käyttöönottamiseen valmistautuminen alkaa jo myyntiprosessin aikana. Myyjän ja muiden asiantuntijoiden kanssa keskustelut tuottavat paljon hyödyllistä tietoa varsinaiseen käyttöönottoon. Tämä tieto nopeuttaa käyttöönottoa, koska asioita ei tarvitse käydä uudestaan läpi ainakaan kaikilta osin.

Käyttöönotot elementit

Käyttöönotto koostuu seuraavista asioista:

  • Projektiorganisaatio

  • Käyttöönotto suunnitelma ja aikataulutus

  • Ohjelmiston asentaminen

  • Käyttäjien perustaminen ja käyttöoikeudet

  • Perusasioiden miettiminen (mm. dimensiot, ryhmittelyt tms. raportointiin vaikuttavat asiat)

  • Vanhojen tietojen siirto ja datan siivous

  • Integraatiot

  • Räätälöinnit

  • Pääkäyttäjän koulutus

  • Liiketoimintaprosessien haltuunotto ja käyttäjien koulutus

  • Käytön aloitus

Käyttöönotossa tulee keskittyä siihen, että liiketoiminnan kannalta olennaiset asiat sujuvat hyvin. ERPin käyttöasteen nostaminen ja parempi hyödyntäminen on jatkuva prosessi, joka jatkuu varsinaisen käyttöönoton jälkeenkin.

Myyntiprosessi

Myyntiprosessin aikana varmistetaan uuden ERPin soveltuvuus omiin tarpeisiin ja autetaan saamaan ERPistä hyötyä ja kilpailuetua liiketoimintaan. Keskusteluissa ja demoissa nousee esiin paljon tietoa, joka auttaa sujuvassa käyttöönotossa. Lemonsoftin myynti kerää tietoja systemaattisesti ja siirtää myyntivaiheessa kerätyt tiedot käyttöönotto-organisaatiolle jotka näin toimivat käyttöönottoprojektin pohjatietoina.

Näitä tietoja ovat esimerkiksi:

  • Tilitoimiston rooli ja muut ulkoistukset

  • Integraatiot ja mahdolliset muut ulkoiset sidosryhmät

  • Käyttäjien roolit

  • Kriittiset prosessit ja toiminnot sekä kehitettävät toimintoprosessit

  • Kriittiset aikataulut, esim. vanha ohjelmisto ei ole käytössä jonkun ajan jälkeen

  • Työaikasäännösten perusta

  • Tärkeimmät johdon mittarit liiketoiminnan ohjaamisen ja johtamisen avuksi.

 

Kauppasopimus = käyttöönoton aloittaminen

Aloitamme käyttöönoton kauppasopimuksen tekemisen jälkeen mahdollisimman nopeasti tai sovittuna aikana.

Käyttöönotto lähtee alkuun seuraavasti:

  • Ympäristön pystytys ja käyttöoikeuksien antaminen

    • Tietohallintomme avaa ympäristön ja luo pääkäyttäjälle tunnukset, myyjän kanssa sovittujen lisenssien / roolien aktivointi sovituille käyttäjille on helpointa antaa meidän asiantuntijoiden tehtäväksi ja samalla asiantuntija varaa ajan opastukseen jossa käydään käyttäjähallinnan asioita läpi ja pääset itse ylläpitämään jatkossa yrityksen käyttäjiä.

  • Käyttöönottoprojektin aloituspalaveri, jossa sovitaan työnjako ym. ja käydään läpi mahdolliset osaprojektit.

    • Voit osallistua käyttöönottoon asettamalla itse perustietoja tai antamalla meidän sen tehdä,

    • Katselemalla videoilta oppimateriaalia tai käydä kouluttajan opastuksella toiminnot läpi.

  • Laajemmissa käyttöönottokokonaisuuksissa on hyvä miettiä ja tunnistaa mitkä osa-alueet vaativat tarkempaa käsittelyä workshopin muodossa.

    • Workshopissa aihe-aluetta määritellään ja tarkistellaan laajasti pääkäyttäjien kanssa ja kuvataan prosessit.

    • Näistä sovitaan yhdessä projektin aloituksessa.

 

Käyttöönotto

Käyttöönotossa syötetään perustiedot, asetetaan parametrit halutuiksi ja varmistetaan että tärkeimmät liiketoimintaprosessit sujuvat ja käyttäjät osaavat niitä käyttää. Käyttöönotto tapahtuu halutessa itseopiskeluna, jota meidän asiantuntijat tukevat ja ohjaavat. Prosesseihin löytyy käyttöönotto-ohjeistus ja tätä tukevat videot.