Projektinhallinta - Käyttöönotto

Owned by Lemonsoft
Last updated: kesäk. 26, 2024 by Lemonsoft
5 min read

Ennen käyttöönottoa

Käyttöönottosivustolle olemme koonneet asioita, joita tulee miettiä ennen kuin lähdet tekemään järjestelmään asetuksia. Tutustu asioihin Projektinhallinta ja resursointi -ohjeesta.

Tarvittavat lisenssit

Käyttäjä tarvitsee ONLINE-lisenssin lisäksi:

  • OPH Projektinhallinta, projektipäälliköille ja vastaaville. Kirjaajat eivät tarvitse erikseen lisenssiä projektinhallintaan

  • OPRL Projektilaskutus, henkilöille jotka laskuttavat projekteja

  • OPV Projektinäkymä, ulkoisille henkilöille tarkoitettu lisenssi projektitietojen tarkasteluun

Projektinhallinnan ohjaustiedot

Projektinhallintaan liittyy useita asetuksia, jotka kuvaamme seuraavaksi:

Henkilörekisteri

Henkilöiden roolitus työtehtävän mukaan

  • Projektijohto

    • Projektijohto näkee kaiken projektiraportoinnin

    • Projektijohtohenkilöroolille näkyy kaikki projektit. Hänellä on oikeus poistaa projekti, vaikka siihen olisikin kohdistettu tapahtumia

    • Projektijohto roolilla saat muodostettua zip tiedoston projektille kohdistuneista ostolaskuista

    • Projektijohto saa muokata kaikkia projektille kohdistuneita työaikakirjauksia

    • Luonnollisesti käyttäjällä voi olla myös muita henkilörooleja, kuten ostolaskujen hyväksyjä/tarkastaja

  • Projektipäällikkö

    • Projektipäällikkö saa käyttöönsä projektin talousnäkymän kuten projektijohtokin

    • Asetuksilla on mahdollista ohjata, että projektipäällikkö näkee vain hallinnoimiensa projektien tiedot

    • Projektipäällikölle tulee asettaa myös projektiresurssi henkilörooli

    • Luonnollisesti käyttäjällä voi olla myös muita henkilörooleja, kuten ostolaskujen hyväksyjä/tarkastaja

  • Projektiresurssi

    • Projektiresurssi on projektin peruskäyttäjä.

    • Hän voi kohdistaa projektille esim. työaikakirjauksia

    • Projektiresurssi mukaan hänelle kohdistettujen projektien perustiedot. Asetuksilla on mahdollista ohjata, että hän näkee vain ne projektit, joihin käyttäjä on kiinnitetty

    • Luonnollisesti käyttäjällä voi olla myös muita henkilörooleja, kuten leimauspääte

Henkilöiden omakustannushinta

Projektiin sisältyy yleensä henkilöiden tekemää työtä ja työtunnilla on jokin hinta. Otetaan esimerkki.

  • Henkilön tuntipalkka on 20€

  • Työnantajamaksujen osuus voidaan laskea tuntipalkan päälle kertoimella 1,6 => 32€

  • Omakustannushinta asetetaan henkilön apulukuun N4

Projektin toteumaksi asetetaan Työtunnit, joilloin raportoinnissa luetaan reaaliaikaisesti työaikakirjauksia projektin kustannuksiksi ko. hinnalla.

Työaika-asetus

Valitse henkilöille työaika-asetus. Työaika-asetuksessa määritellään esim. onko henkilö tuntipalkkainen vai kuukausipalkkainen, jolla on liukumat käytössä. Tarkemmat ohjeet työajan käsittelystä löydät henkilöstöhallinnon osiosta.

TVR

Voit hyödyntää työn hinnoittelussa Työn vaativuus ryhmittelyä. Jos käytössänne on SKOL tai muu ryhmittely, esim. tehtävänimike, perusta valintalistoilla TVR luokat. Valitse henkilölle luokittelutieto.

Nimikerekisteri

Varsinaisten tuotteiden lisäksi nimikerekisteriin perustetaan projektien näkökulmasta joitakin nimikkeitä, joita ovat mm. tuntityön laskutusnimikkeet. Esimerkkinä Asiantuntijatyö, joka koodiksi annetaan vaikkapa AS. Asiantuntijatyö merkitään Ei varastotuotteeksi. Sen yksikkö on h, joka on myyntiyksikkö. AS asetetaan myös työlaskutuksen oletusnimikkeeksi DEFAULT_CODE asetukseen. Asiantuntijatyö nimikkeen ominaisuudet ovat Työ ja Resurssi.

Työaikakirjauksen yhteydessä kirjattavat materiaalit merkitään perustettavalle ominaisuudelle esim. Tuntikirjauksen materiaali. Ominaisuuden numero asetetaan MATERIAL_ATTR_NRO asetuksen arvokenttään. Käyttäjä kirjaa tuntikirjauksen yhteydessä käyttämänsä materiaalit ja nämä voidaan ohjata laskutukseen.

Maksupostien laskutukseen tarvitset vähintään yhden nimikkeen esim. MP Maksuposti. Aseta perustetun maksupostin tuotekoodi PPCODE asetuksen arvokenttään.

Projektille voidaan kohdistaa myös hinnastoja varsinaisten tuotteiden osalta.

Työn hinnoittelu

Tuntilaskutusta varten tarvitset työhinnaston. Työhinnastoja voidaan hyödyntää monipuolisesti ja niitä voi olla useita käytössä.

Hinnaston rakenne muodostuu esimerkeistä tai näiden variaatioista.

  • Kaikki ko. vaihetta tekevät samaa työtä

    • Vaiheella on nimike ja nimikkeen hinta on työhinnastossa

  • Hinta muodostuu SKOL tai ammattiryhmäluokittelun mukaan

    • Henkilölle on asetettu henkilörekisteriin TVR luokka

    • TVR luokalle annetaan nimike ja hinta työhinnastoon

  • Hinta muodostuu kirjatun palkkalajin kautta

    • Tyypillinen esimerkki, että tuntipalkka ja ylityö hinnoitellaan erikseen

    • Aseta työhinnastoon nimike, palkkalaji ja hinta

  • Hinta määräytyy henkilöittäin

    • Aseta työhinnastoon nimike, henkilö ja hinta

Laskutus

Projektilaskutus kokoaan kaiken projektille kohdistuneen laskutusaineiston yhteen. Riittää, että laskuttajalla on ko. lisenssi. Projektilaskutus tuo projektille mm. laskutus- ja toimitusasiakkaan sekä laskutukseen liittyviä ohjaustietoja. Jotta nämä tiedot näkyvät myös muille kuin laskuttajalle, tulee OPRL_IN_USE olla arvolla 1.

Ostolaskujen kauttalaskutukseen on useita yritystason vaihtoehtoja:

  • ohjataanko laskulle ostolaskun kaikki rivit vai koontirivi

    • PPROWDATA arvolla 0 ryhmittää ostolaskurivit koontiriviksi laskulla

    • PPROWDATA arvolla 1 ohjaa kaikki ostolaskurivit laskuriveiksi

  • ostolaskujen ohjaus halutulle tuotekoodille

    • PPROWDATA arvolla 0, jolloin voit asettaa halutun tuotekoodin PPINVOICECODE asetuksen arvokenttään tai vaihtoehtoisesti antaa projektikohtaisesti kauttalaskutuksen tuotekoodin

  • toimittajan tiedot laskuriville ohjataan SUPPLIER_INFOROW arvolla 1

  • mahdollisen yleiskustannuksen asetat projekti- tai toimittajakohtaisesti projektilaskutus näytöllä

Työlaskutukseen liittyvät asetukset ovat:

  • COMPACTION kootaanko työaikakirjaukset projekteittain/vaiheittain arvolla 1 vai jokainen erikseen arvolla 0

  • WORKINFO arvolla 1 siirtää tuntikirjauksen tiedot laskuriville

  • WORKTIME arvolla 1 siirtää tuntikirjauksen kellonaikatiedot sekä matkalaskun päivämäärän, kellonajan sekä tekijän laskurivin Lisänimike-kenttään.

  • WORKTIME_AS_ROWNOTE arvolla 1 siirtää materiaalikirjaukseen liittyvän työaikatiedon laskuriville

Malliprojektit

Projektimallien avulla uuden projektin perustaminen on helppoa. Malliprojektiin on asetettu kaikki vakioitu tieto.

Mallipohjaan asetat esimerkiksi:

  • projektin toteuma

    • suosittelemme toteumaksi Työtunnit

  • laskutustyyppi

    • asettamalla laskutustyypiksi Tuntilaskutettava, ohjautuu kaikille työaikakirjauksille automaattisesti Laskuta valinta

  • projektivaiheet (kts. alta esimerkki projektin vaiheistamisesta)

    • kuhunkin projektityyppiin liittyvät tyypilliset projektivaiheet ja niille tarvittavat tiedot esim. tuotekoodi

  • maksupostit

    • maksupostien lukumäärä voi olla vakioitu projektityypeittäin tai mallipohjat tehdään maksupostien lukumäärän mukaan

  • projektiryhmään voi lisätä halutut henkilöt jo valmiiksi

Projektin vaiheistaminen

Projekti kannattaa pilkkoa pienempiin vaiheisiin laskennan ja seurannan helpottamiseksi. Otetaan esimerkkinä yleinen projekti eli kiinteistön lämmitysjärjestelmän vaihto. Pilkotaan se osiin.

  • Lämmitysjärjestelmän vaihto

o   Purkutyöt

o   Koneet ja laitteet

o   LVI-työt

o   Sähköistys

o   Käyttöönotto

Aikatauluttamalla, budjetoimalla ja resursoimalla kunkin vaiheen, projektisi edistymistä on helppo seurata. Vaiheistuksen avulla on myös helppo tarttua mahdollisiin poikkeamiin.

Työaikakirjaukset

Työaikakirjausten käyttöönotto kuvataan tarkemmin henkilöstöhallinnon osiossa. Projektien osalta on kuitenkin hyvä tehdä muutamia valintoja.

Projektien työaikakirjauksiin on useita vaihtoehtoja, joita voidaan käyttää myös rinnakkain:

  • LemonTime mobiilisovellus

    • työjono ja töiden kuittaus

    • reaaliaikainen leimaaminen

    • työaikakirjaukset

    • matkalasku

  • Online viikkotyöaikakirjauksilla on helppo kohdistaa tunnit projekteille vaikkapa työviikon päätteeksi

  • Online työaikakirjauksella saat kohdistettua projektitunnit vaikkapa sitä mukaa, kun työtehtävä valmistuu

  • Online leimauspäätteen avulla kirjaaminen tapahtuu reaaliaikaisesti sisään ja ulos leimausten avulla. Leimaus kohdistetaan halutulle projektille. Projektin vaihto tapahtuu ulos kirjauksen avulla.

Työaikakirjausten osalta on suositeltavaa sopia sisäinen rytmi, jotta kirjaukset ovat ajantasalla laskutukseen.

Työaikakirjausten osalta tehdään valinta kirjausten hyväksymisestä. Onko tarpeen, että esimies tarkastaa ja hyväksyy kirjaukset vai tapahtuuko se laskutuksen yhteydessä. Hyväksynnän otat tarvittaessa käyttöön toimintokeskuksen asetuksella USE_APPROVAL arvolla 1.

Työaikakirjauksen näyttöä voit säätää PROJECTWORKTIME valinnalla. Asettamalla arvoksi 1, näytöstä esitetään yksinkertaistettu vaihtoehto. Jos käytössänne on resursointi, projektivaiheiden näkyvyyttä ohjataan PROJECT_PHASES asetuksella. Arvolla 1 käyttäjälle esitetään vain ne projektivaiheet, johon hänet on resursoitu.

Projektien näkyvyys

Jos projekteja on määrällisesti paljon, voi olla tarpeen rajata projektien näkyvyyttä. Projektien näkyvyyden rajaaminen helpottaa loppukäyttäjää - vain halutut projektit ovat hänen käytössään.

HIDE_PROJECTS arvolla 1 rajaa projektin vain sellaisille henkilöille, jotka ovat projektiryhmässä. Hallinnon pääkäyttäjä ja projektijohto henkilöroolit näkevät kaikki projektit. PROJECT_GROUP_ADD arvolla 1 lisää projektin perustajan ja projektipäällikön automaattisesti projektiryhmään.

Laskennan automatisointi

Taloushallinon automatisoinnin avulla lasketat projektien tiedot käyttäjien saataville. Laskenta päivittää niin projektien poikkeamat kuin projektien taloustilanteen. Tarvittaessa käyttäjä voi laskettaa tiedot automatisoinnin välissä.

Valitse tyypiksi Taustalaskenta ja tarkenteeksi Projektit. Aseta laskenta mieluiten yöaikaan ja valitse viikonpäivät, jolloin haluat laskennan tapahtuvan.

 

Projektilajit ja muita raportointiin vaikuttavia valintoja

Projektilajeilla voit ohjata tietyn tyyppisten/osastojen projektien raportointia. Jokaisella lajilla on oma numeroavaruutensa. Toisaalta lajin numeroavaruus voi erotella loppukäyttäjälle asiakas- ja sisäiset projektit selkeästi omiksi kokonaisuuksiksi.

Talouden raportointia voidaan ohjata projekteilta LTA ja kustannuspaikkatiedoin ja.

Valintalistoilta löydät projektien ominaisuudet ja niiden ryhmittelyn, urakkamuodot, projektityypit sekä projektien hankkeet. Tarvittaessa vaiheet voidaan vakioida vakioprojektivaiheiden avulla. Näin vaihetunnukset pysyvät vakiona.

Kululajeja käytetään projektin budjetointiin ja toteuman seurantaan. Vakiokululajien lisäksi voit tehdä omia kululajeja esim. kaluston käytön osalta. Voit myös valita mitkä kululajit raportoidaan yhteen esim. matka- ja kululaskut usein raportoidaan näin.

Suosittelemme LemonBI ratkaisua raportointiin, jolloin kaikki data on monipuolisesti käytössänne. Huomioi myös, että vakioraporttien rinnalle on mahdollista toimittaa teille räätälöityjä raportteja.

Lue lisää ohjeista:

Numerosarjat: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/numerosarjat.htm

Projektin tilat: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/projektintilat1.htm

Projektin dimensiot: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/dimensiot.htm

Toimintokeskus asetukset: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/toimintokeskuksenasetukset1.htm

Vakioprojektivaiheet: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/vakioprojektivaiheet1.htm

Kululajit: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/kululajit.htm

Työhinnasto: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/tyhinnastot.htm

Lemontime: https://doc.lemonsoft.eu/LemonOnlineHelp/#!Documents/lemontime.htm

Tuotteistettu käyttöönotto

Koulutuksessa käydään läpi ohjeistuksen perusteella syntyneet kysymykset ja toimintamallit. Opiskellaan yhdessä:

  • Projektin perustaminen, vaiheistaminen ja budjetointi

  • Käyttö tarjoukselta ja myyntitilaukselta

  • Kulujen kohdistus

  • Jälkilaskelmat

  • Kassavirta

  • Budjetointi