Projektinhallinta - Projektipäällikkö

Projektin perustaminen

Projektin perustamisvaihetta helpottaa muodostamasi mallipohjat. Mallipohjien avulla staattiset tiedot tulevat kerralla täytetyksi.

Projektin perustietojen lisäksi projektilla tehdään valinnat sen laskutusohjauksista, vaiheistuksesta ja budjetoinnista. Sisäisesti sovittu toimintamalli ja raportointi ohjaa vahvasti projektin perustamisessa tarvittavia tietoja.

Projektin tiloilla vaikutetaan projektin näkyvyyteen käyttäjille, raportointia ja vaikkapa rakentamiseen liittyvään raportointia verottajalle. Myös vaiheilla on tarvittassa käytetävissä vastaavat tilat kuin projekteilla.

Käytettävät tilat voivat olla esim.

• Kirjattu = projekti on perustettu, mutta toiminta ei ole vielä käynnissä

• Käynnissä = projekti on aktivoitu ja sille kohdistuu erilaisia tapahtumia

• Valmis = projekti on päätetty, eikä sille kohdistu enää tapahtumia

Open

Tilauksen kirjaaminen

Tarjouslaskennan jälkeen asiakas tekee hankintapäätöksen. Päätös kirjataan tarjoukselle. Päätöksen yhteydessä on mahdollista perustaa projekti tai projekti ja myyntitilaus. Myyntitilaus on välttämätön, jos projektia laskutetaan maksupostein. Projektikohdistuksen lisäksi tilauksella tulee olla valinta Laskutus maksuposteilla.

Budjetointi

Projektin tulobudjetti muodostuu kokonaisuudessaan maksupostien lisäksi vaiheille kirjatusta tulobudjetista. Voit verrata alkuperäistä ja viimeisintä ennustetta toteumaan.

Projektin menobujdetti kohdistetaan vaiheittain kululajeille. Kululaji kokoaa tietyn tyyppiset kustannukset selkeästi raportoitavaksi. Päivitä kulubudjettia tarvittaessa uudella ennusteella.

Resursoitava tuntimäärä kirjataan vaiheen Määrä-kenttään. Tarvittaessa tietoa on mahdollista päivittää tai raportoida budjettia toteumaan.

Resursointi

Resursointi jakautuu käsitteellisesti karkeakuormitukseen ja eri tyyppisten keikkatöiden resursointiin. Karkeakuormituksessa henkilölle ohjataan tietty tuntimäärä laskennalliseksi työkuormaksi tietylle aikavälille. Keikkatyöt kohdistuvat lyhyelle aikavälille jopa tuntitarkuudella. Keikkatöitä voivat olla projektitöiden lisäksi tai sijaan myyntitilaukset ja huoltotyöt.

Henkilöiden lisäksi on mahdollista kuormittaa kalustoa tai esim. työkaluja. Kalustoa resursoidaan vastaavasti kuin henkilöitä. Kalusto perustetaan nimikerekisteriin. Kaluston toteumaa kirjataan tuntikirjausten yhteydessä.

Voit hyödyntää henkilön osaamisprofiilia, jos resursointi edellyttää tietyn tyyppistä osaamista.

Open

Maksupostien vapautus laskutukseen

Projektin edetessä maksuposteja vapautetaan laskutukseen. Maksuposti saa laskutusluvan, kun se merkitään Valmis tilaan.

Seuranta

Projektin talousnäkymä kokoaa kaikki projektille kohdistuneet tapahtumat. Jokaiselle tapahtumatyypilleen on oma korttinsa, josta tapahtumia voi tarkastella. Talousnäkymästä näet kululajien budjetin ja toteuman visuaalisesti esitettynä. Projektin budjettiylitykset on nostettu vielä erikseen nähtäville.

Poikkeamiin pääset kiinni Projektikeskuksen kautta. Projektille kohdistuneita poikkeamia ovat myöhästymiset, kirjatut poikkeamat sekä budjettiylitykset.

Vakioraporttien lisäksi suosittelemme LemonBI ratkaisua.

Projektin dokumentit

Projektiin liittyvät dokumentit tallennetaan LemonFiles:iin. Dokumentit kulkevat projektin mukana aina tarjousvaiheesta laskutukseen saakka.

Lemondocs mahdollistaa erilaisten lomakkeiden hyödyntämisen projektin etenemisen seurantaan ja tapahtumien dokumentointiin.