Hyväksynnän laajennus (Myyntilaskut ja palkat)

Hyväksynnän laajennus sisältää myyntilaskujen sekä palkkojen hyväksynnän. Käyttäjällä tulee olla OKJ (Hyväksyntä)- sekä OKJL (Hyväksynnän laajennus) -lisenssit.

Myyntilaskujen hyväksyntä

Voit määritellä myyntilaskujen hyväksynnän laskulajikohtaisesti tai asiakaskohtaisesti.

Asiakaskohtaisen hyväksynnän määrittelet Asiakasrekisteri-näytön Laskutus-välilehdelle. Arvo 0, hyväksyntä ei ole käytössä, tämä on asetettuna oletusarvoksi. Arvolla 1, kaikki asiakkaan laskut menevät hyväksyttäväksi tai antamalla summarajan (esim. 1000), siirtyvät kaikki summarajan ylittävät laskut hyväksyttäväksi. Summan alittavat laskut menevät automaattisesti hyväksytyksi. Voit määritellä erilliset asetukset laskuille ja hyvityslaskuille.

Kuva. Voit määritellä haluatko hyväksyttää kaikki myyntilaskut, ainoastaan hyvityslaskut tai tietyn summan ylittävät myyntilaskut/hyvityslaskut.

Laskulajikohtaisen hyväksynnän määrittelet Asetukset-valikon Numerosarjat-näytön Laskutus –kohdassa. Tässä voit laskulajikohtaisesti määritellä, haluatko tiettyyn laskulajiin perustetut laskut hyväksyttää. Myös laskulajin takana voit määritellä summarajan samalla tavalla kuin asiakkaan tiedoissa. Asiakaskohtainen asetus on voimakkaampi kuin numerosarjoissa oleva asetus.

Palkkojen hyväksyntä

Palkkojen hyväksyntä -toiminnon avulla voit laittaa kierrätyskelpoiset palkat hyväksyttäväksi ennen palkkojen maksua. Kun hyväksyntä on käytössä, palkat tulevat vasta hyväksynnän jälkeen maksuerään valittaviksi Yrityksen maksut -toiminnossa.

Lisää palkkojen hyväksynnälle uusi henkilörooli Asetukset-valikon Valintalistat-toiminnon Henkilö/Käyttäjä -listalle.

Kuva. Perusta uusi henkilörooli valintalistoihin palkkojen hyväksyntää varten.

Aseta perustamasi henkilöroolin numero toimintokeskukseen asetukselle SALARY_APPROVAL (Toimintokeskus | Henkilöstöhallinto | Palkanlaskenta). Tässä esimerkissä henkilöroolin numero on 50 ja se asetetaan SALARY_APPROVAL -asetuksen arvoksi.

Määrittele perustamasi henkilörooli henkilörekisteriin kaikille käyttäjille, jotka tarkastavat/hyväksyvät palkkoja.

Toimintokeskuksen asetukset jotka vaikuttavat palkkojen hyväksyntään

Toimintokeskuksen asetus	Selite	Tarkennus

Toimintokeskuksen asetus	Selite	Tarkennus
SALARY_APPROVAL	Henkilöroolin lisäämällä otat palkkojen hyväksynnän käyttöön ja määrittelet roolin, jolla palkkojen hyväksyntä/tarkastus on sallittua, 0=Palkkojen hyväksyntä ei ole käytössä.
CHECKER_NEEDED	Palkka täytyy olla tarkastettu ennen kuin se voidaan hyväksyä	Arvo 1, palkka siirtyy hyväksyjälle vasta kun tarkastaja on tarkastanut palkan.
CIRCULATION_SMS	Lähetä tekstiviesti henkilöille, jotka kuuluvat kierrätyslistaan
CIRCULATION_EMAIL	Lähetä sähköpostiviesti henkilöille, jotka kuuluvat kierrätyslistaan
CIRCULATION_MESSAGE	Lähetä sisäinen viesti henkilöille, jotka kuuluvat kierrätyslistaan

Palkkojen kierrätysjonot

Palkkojen kiertoon laittaminen vaatii aina kierrätysjonon. Kierrätysjonojen käyttö tapahtuu vastaavasti kuin ostolaskujen kierrätysjonotkin. Voit perustaa useampia kierrätysjonoja, joissa on joko vain yksi henkilö tai useampia, mikäli haluat laittaa palkan useammalle tarkastajalle/hyväksyjälle. Kierrätysjonoja perustat Palkanlaskenta-näytön Hyväksyntä-välilehden Kierrätysjonot-toiminnosta.

Henkilö-valikosta voit valita tarkastajan/hyväksyjän. Jos hyväksyjä-sarakkeeseen ei laita ruksia, palkka menee tällöin tarkastettavaksi kyseiselle henkilölle. Järjestys-sarakkeeseen voit määritellä hyväksyntäjärjestyksen, jossa 0= ensimmäinen, 1= toinen jne. Huomaa kuitenkin, että et voi määritellä hyväksyjää tarkastajan edelle. Minimisumma –kenttään voit antaa summan, jonka ylittävät palkat (ohjelma tutkii tämän palkan Maksetaan-summasta) halutaan vielä lisäksi laittaa tarkastettavaksi/hyväksyttäväksi tietylle henkilölle.

Voit asettaa kierrätysjonon oletukseksi myös palkansaajien taakse henkilörekisteriin Työsuhde-välilehdelle.

Palkkojen hyväksynnän ollessa käytössä, palkanlaskennan päänäytölle tulee näkyviin Kierrätyskelpoinen-valinta sekä Hyväksynnän tila -tieto.

Kuva: Palkan hyväksynnän tila -tieto ja kierrätyskelpoinen -valinta näkyvät palkan päänäytöllä, kun hyväksyntä on käytössä

Palkkojen mahdolliset tilat ovat:

Kirjattu – Kun palkka on luotu, mutta ei vielä merkitty kierrätyskelpoiseksi

Kierrossa – Palkalle on määritelty kierrätysjono ja palkka on merkitty kierrätyskelpoiseksi

Hyväksytty – Kaikki kierrätysjonoon kuuluvat henkilöt ovat tarkastaneet/hyväksyneet palkan

Tarkastettu – Tarkastaja on tarkastanut palkan

Hylätty – Hyväksyjä on hylännyt palkan