Tietojen käsittely listanäkymissä | Rakenne ja yleiset toiminnot
Listojen perustoiminnot
Listanäkymissä voit tarkastella, suodattaa ja muokata näytettäviä tietoja sekä viedä tietoja tiedostoon. Tässä ohjeessa esitellään listanäkymien keskeiset toiminnot kootusti.
Sarakeasetukset
Listan Asetukset-toiminnolla voit määrittää, mitä sarakkeita listalla näytetään ja missä järjestyksessä- Asetukset-toiminnon löydät listan yläpuolelta näytön oikeasta reunasta.
Sarakeasetuksista voit:
näyttää tai piilottaa sarakkeita valitsemalla valitsemallesi tiedolle Näkyvissä-valinnan
muuttaa numerokenttien desimaalien määrää
muokata sarakkeen otsikkoa Sarakeotsikko-kentässä
vaihtaa sarakkeiden järjestystä raahaamalla kenttiä hiirellä
Valitse:
Tallenna, kun haluat tallentaa muutokset
Palauta oletukset, jos haluat palauttaa alkuperäiset sarakkeet
Näytä kaikki sarakkeet, jos haluat kaikki sarakkeet kerralla näkyviin
Peruuta, jos et halua tallentaa muutoksia
Jos sinulla on kyseisessä yrityksessä käyttäjähallinnassa pääkäyttäjäoikeudet, näet lisäksi:
Tallenna kaikille – tallentaa asetukset kaikille käyttäjille.
Tallennus koskee vain käyttäjiä, joilla ei ole omia sarakeasetuksia ennestään (käyttäjä ei ole muokannut sarakeasetuksia). Ohjelma ei koskaan ylikirjoita olemassa olevia henkilökohtaisia sarakeasetuksia. Mikäli haluat ottaa uudet sarakeasetukset käyttöön kaikille käyttäjille, myös niille, joilla on jo omat sarakeasetukset, valitse ensin Palauta oletukset kaikille ja sen jälkeen Tallenna kaikille.
Palauta oletukset kaikille – palauttaa oletusasetukset kaikille
Pääkäyttäjäoikeuksilla voit hyödyntää kyseisiä toimintoja silloin, jos haluat tallentaa samat asetukset kaikille käyttäjille tai vastaavasti palauttaa kaikille käyttäjille oletusasetukset.
Tietojen suodatus ja sivutus
Voit suodattaa listan tietoja sarakekohtaisesti kirjoittamalla haluamasi arvon sarakkeen yläpuolella olevaan suodatuskenttään ja painamalla Enter.
Esimerkiksi alla olevassa kuvassa Paikkakunta-kenttään on kirjoitettu OULU, jolloin listalla näytetään vain ne asiakkaat, joiden paikkakunta on OULU.
Suodatuksen ominaisuudet:
Haku toimii myös osittaisella tekstillä (esim. hakusana voi löytyä sanan keskeltä)
Voit käyttää suodatusta useassa sarakkeessa samanaikaisesti (esim. Paikkakunta ja ABC-ryhmä). Usean sarakkeen suodatukset yhdistyvät siten, että listalle jäävät vain kaikki ehdot täyttävät rivit
Huomioi:
Yhteen kenttään voit antaa vain yhden arvon kerrallaan
Numerokentissä toimii vain tarkka arvo
Päivämäärissä toimii vain yksittäinen arvo
Tyhjiä arvoja ei voi hakea
Voit poistaa suodatuksen klikkaamalla suodatuskentässä näkyvää rasti-kuvaketta.
Sivutus
Listan alareunassa näet sivutusmahdollisuuden, jonka avulla voit hallita näytöllä näytettävien rivien määrää ja siirtyä sivujen välillä.
Näytä-valikosta voit valita, montako riviä näytöllä näytetään kerralla (esim. 5, 10, 20, 50)
Voit siirtyä sivujen välillä nuolipainikkeilla
Näet myös, mitä rivejä listalla parhaillaan näytetään (esim. 1–5 / 6)
Sivutus helpottaa suurten tietomäärien käsittelyä.
Suodatuskenttien muokkaaminen (Mukauta)
Voit määrittää, mitkä suodatuskentät näkyvät Suodatukset-osiossa Mukauta-toiminnolla. Saat Suodatukset-osion näkyviin valitsemalla näytön oikeasta yläkulmasta Laajenna. Tämän jälkeen suodatuskentät tulevat näkyviin ja toiminnon nimi muuttuu muotoon Pienennä.
Kun valitset Mukauta, avautuu Mukauta suodattimia -dialogi.
Tässä näkymässä voit:
valita, mitkä suodatuskentät näytetään Suodatukset-osiossa
muuttaa kenttien järjestystä
Valitse:
Tallenna, kun haluat tallentaa muutokset
Palauta oletukset, jos haluat palauttaa oletussuodatuskentät
Peruuta, jos et halua tallentaa muutoksia
Lisäämällä usein käyttämäsi kentät (esim. Tila, Asiakas tai Projekti) suodatuksiin, nopeutat tiedon hakua merkittävästi.
Pikasuodattimien luominen (Tallenna arvot)
Voit luoda omia pikasuodattimia Tallenna arvot -toiminnolla. Avaa ensin Suodatukset-osio näkyviin valitsemalla oikeasta yläkulmasta Laajenna.
Pikasuodattimen luominen
Syötä haluamasi suodatusarvot Suodatukset-osioon (kuvassa valittu Laji: Kotimaa ja Tila: Kirjattu)
Valitse Tallenna arvot
Anna avautuvassa näkymässä pikasuodattimelle nimi ja halutessasi väri
Valitse Tallenna
Tallennuksen jälkeen pikasuodatin lisätään Pikasuodatukset-otsikon alle.
Voit käyttää Tallenna arvot -toimintoa vasta, kun olet määrittänyt vähintään yhden suodatuksen.
Kuva: Tallenna arvot -toiminto avaa dialogin, jossa annat pikasuodattimelle nimen ja värin.Kuva: Luotu pikasuodatin näkyy Pikasuodatukset-otsikon alla.
Pikasuodattimen muokkaus ja poisto
Voit muokata tai poistaa luodun pikasuodattimen klikkaamalla sen oikeassa reunassa olevaa kolmen pisteen valikkoa.
Muokkaa: voit muuttaa pikasuodattimen nimeä ja väriä
Poista: poistaa pikasuodattimen
Huomioitavaa
Pikasuodattimet ovat käyttäjäkohtaisia
Ne nopeuttavat usein käytettyjen hakujen tekemistä
Vie tulokset CSV-tiedostoon
Listan Vie tulokset CSV-tiedostoon -toiminnolla voit viedä listalla näkyvät tiedot CSV-muotoon.
Huomioi:
Vientiin tulevat mukaan suodatetut tiedot (jos suodatus on käytössä)
Viennin maksimirivimäärä on 10 000 riviä
Lisätietoja CSV-viennistä löydät ohjeesta Huomioitavaa CSV-aineistomuodosta.