Ostolaskut | Hyväksynnät
Ostolaskujen hyväksyntä
Ostolaskujen hyväksyntä -näytön vasemmassa reunassa näet listan sinulla käsittelyssä olevista ostolaskuista, tiedoksi laitetuista ostolaskuista ja käsittelyyn tulevista ostolaskuista. Näytön keskellä ovat ostolaskun liitteet ja rivitiedot sekä ostolaskun kierrätysjono. Oikeasta reunasta löydät ostolaskun muut tiedot, kuten ostolaskunumeron, päiväyksen, eräpäivän, kokonaissumman ja valuutan.
Voit piilottaa vasemman tai oikean reunan näkyvistä klikkaamalla harmaata palkkia reunan ja keskiosan välillä. Keskiosassa voit liikuttaa harmaata palkkia pystysuunnassa, jolloin saat joko liitteelle isomman tilan tai enemmän ostolaskurivejä näkyviin.
Voit rajata ostolaskuja eräpäivän mukaan, toimittajalla tai projektilla Suodatus-toiminnon avulla.
Ostolaskujen tarkastajalla/hyväksyjällä tulee olla 12. Hyväksyjä / Tarkastaja -henkilörooli. Voit määritellä toimintokeskuksen CHECKER_NEEDED-asetuksella, täytyykö ostolasku ensin tarkastaa ennen kuin se voidaan hyväksyä. Mikäli ko. asetus on aktivoitu, näkyvät sinulle hyväksyttäväksi laitetut ostolaskut, jotka odottavat tarkistusta, vasemman reunan Tulevat-välilehdellä. Tiedoksi-välilehdellä näet sinulle tiedoksi annetut laskut.
Voit valita hyväksyttävän ostolaskun listalta, jolloin ostolasku tulee näytölle hyväksyttäväksi. Mikäli tarkastaja tai toinen hyväksyjä on lisännyt ostolaskun tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä huomion, tämä näkyy oikean reunan Kierrätyksen kommentit -kohdassa.
Toimintopalkin toiminnot
Toimintopalkista löydät ostolaskua koskevat toiminnot. Riippuen siitä, onko ostolasku sinulla hyväksynnässä vai tarkastuksessa, toimintopalkin Hyväksy- tai Tarkasta-toiminnoilla voit hyväksyä tai tarkastaa ostolaskun. Huomaa, että tämä toiminto kuittaa ostolaskun käsitellyksi. Mikäli haluat hyväksynnän/tarkastuksen yhteydessä jättää kommentin, valitse painikkeen nuolivalikosta Hyväksy kommentilla- tai Tarkasta kommentilla -toiminto.
…-toiminnon valikosta löytyvällä
Tiedoksi-toiminnolla voit lisätä ostolaskulle uuden tiedoksisaajan.
Siirrä-toiminnolla voit siirtää ostolaskun käsittelyyn toiselle henkilölle. Tämä henkilö korvaa sinut kierrätysjonossa. Mikäli olet siis ollut ostolaskulla hyväksyjänä ja siirrät ostolaskun toiselle, hänestä tulee uusi hyväksyjä, etkä itse ole enää ostolaskulla hyväksyjänä.
Palauta tekijälle -toiminto palauttaa ostolaskun Kirjattu-tilaan ja poistaa kaikki mahdolliset jo tehdyt hyväksynnät, tarkastukset tai tiedoksi-kuittaukset.
Aseta maksukieltoon -toiminnolla voit asettaa ostolaskun maksukieltoon. Mikäli ostolasku on jo maksukiellossa, toiminnon nimenä on Peruuta maksukielto. Kun asetat ostolaskun maksukieltoon tai peruutat maksukiellon, kommentin lisääminen on pakollista.
Käytä vanhaa hyväksyntää -toiminnolla voit palata käyttämään vanhaa hyväksyntää.
Kohdista ostotilaukselle -toiminnolla kohdistat ostolaskun ostotilaukselle. Lue lisää Ostolaskun kohdistus ostotilaukselle.
Uusi-valikosta voit lisätä ostolaskulle uuden tarkastajan tai hyväksyjän.
Näytä-valikon
Pankkitilit-toiminnolla käyttäjä näkee yrityksen aktiiviset pankkitilit ja näiden saldot. Pankkitilit-toiminto on näkyvissä, kun toimintokeskuksen BANKACCOUNT_ROLE-asetuksen arvoksi on asetettu henkilöroolin numero, jolle haluat olla mahdollista tarkastella yrityksen pankkitilitietoja.
Tapahtumat-toiminnolla voit tarkastella ostolaskun tapahtumia . Tapahtumat-dialogissa näet huomiot, jotka on jätetty maksukiellon, siirron, tarkastuksen tai hyväksynnän yhteydessä.
Siirry-valikosta voit siirtyä Ostolaskuarkisto-näytölle tai PEFC-väittämä-dialogille. Lue lisää ohjeesta Ostolaskuarkisto ja PEFC-väittämä-toiminnosta työasemaversion ohjeesta hakusanalla PEFC-väittämien syöttäminen ostolaskun hyväksynnän yhteydessä.
LemonFiles-toiminnolla saat auki LemonFilesin. Voit tätä kautta lisätä ostolaskulle liitteen LemonFilesista tai suoraan laitteeltasi. Lue lisää ohjeesta LemonFiles.
Hylkää-toiminnolla voit hylätä ostolaskun. Hylkäyksen yhteydessä kommentti on pakollinen.
Tallenna-toiminto on aktiivinen, kun olet tehnyt ostolaskun riveille muutoksia. Toiminto tallentaa muutokset.
Rivitoiminnot
Rivitoiminnot löydät …-toiminnon alta. Rivitoiminnoilla voit muokata ostolaskun rivejä. Kun olet muokannut ostolaskun rivejä, muista tallentaa muutokset toimintopalkin Tallenna-toiminnolla. Rivitoiminnot-valikon Näytä-valikosta voit valita, mitkä rivitoiminnot näkyvät aina rivien yläpuolella painikkeina. Lisää rivitoimintoja aina näkyviksi painikkeiksi aktivoimalla toiminnon valintaruutu.
Uusi-toiminnolla lisäät ostolaskulle uuden rivin. Voit muokata rivin tietoja vapaasti. Huomaathan, että jos ostolasku on siirretty kirjanpitoon, et voi muokata ostolaskurivin tietoja.
Suositeltavaa on, että pääkäyttäjä asettaa toimintokeskuksen ONLY_APPROVED-asetuksen arvoksi 1, jolloin vain Hyväksytty-, Maksussa- ja Maksettu-tilassa olevat laskut siirtyvät kirjanpitoon.
Poista-toiminnolla voit poistaa valitsemasi rivin.
…-toiminnon valikossa olevalla
Lisää riville eKuitti -toiminnolla voit kohdistaa ostolaskulle eKuitin. Lue lisää ohjeesta Lemonsoft eKuitin kohdistaminen ostolaskulle.
Poista eKuitin kohdistus riviltä -toiminnolla voit poistaa riviltä eKuitin kohdistuksen. Toiminto poistaa ostolaskulta myös eKuitilta tulleen kuvan.
Jaa rivi -toiminnolla voit jakaa valitsemasi rivin. Toiminto avaa dialogin, jossa voit syöttää uudelle riville tulevan summan. Kun olet syöttänyt haluamasi summan, ohjelma luo ostolaskulle uuden rivin.
Kopioi riveille, joilta se puuttuu -toiminnoilla voit kopioida valitsemaltasi riviltä tietoja riveille, joilla ei vielä ole kyseistä tietoa. Toiminto ei korvaa aikaisemmin asetettuja tietoja.
Kopioi tietoja -toiminto avaa dialogin, jossa voit valita mitä tietoja ohjelma kopioi valitsemaltasi riviltä. Voit valita kopioidaanko tiedot vain riveille, joilta kyseiset tiedot puuttuvat vai kopioidaanko tiedot kaikille riveille, jolloin aikaisemmin asetetut tiedot korvataan.
Rivin Projekti-sarake huomioi EDIPROJECT-asetuksen. Asetuksen arvolla 1 ohjelma ei näytä valintalistalla Valmis-tilassa olevia projekteja.
Toimintokeskuksen NEW_ROW_DIMENSIONS-asetuksella voit määritellä, hakeeko ohjelma dimensiotiedot toimittajan/lajin takaa (tili, kustannuspaikka, LTA), kun syötät uutta riviä, vai hakeeko ohjelma tiedot edelliseltä ostolaskuriviltä. Oletuksena ohjelma hakee dimensiotiedot toimittajan tiedoista. Mikäli tietoja ei ole määritelty toimittajalle, ohjelma hakee dimensiot ostolaskulajin tiedoista.
Asetukset-toiminto avaa Sarakeasetukset-näytön, jolla voit muokata sarakkeiden näkyvyyttä ja järjestystä.
Ostolaskun palauttaminen tarkastajalle tai hyväksyjälle
Kierrätys-välilehdellä voit tarvittaessa palauttaa laskun tarkastajalle tai aiemmalle hyväksyjälle, jolloin ohjelma poistaa laskun tarkastus-/hyväksyntämerkinnän kyseisen henkilön kohdalta. Valitse henkilö, jolle haluat laskun palauttaa (ruksi henkilön kohdalle rivillä) ja tämän jälkeen Palauta. Palautuksesta lähtee tarkastajalle sisäinen viesti sekä sähköposti (jos viestien lähetys on käytössä), ja ostolasku palautuu tämän Ostolaskujen hyväksyntä -näytölle odottamaan uutta tarkastusta tai hyväksyntää.
Ostolaskun liitteet
Voit lisätä tai poistaa ostolaskun liitteitä Liitteet-osion toiminnoilla.
Lataa liite (nuoli alaspäin -ikoni) -toiminnolla voit ladata ostolaskun liitteitä omalle koneelle.
Avaa liite ponnahdusikkunaan (nuoli ylöspäin -ikoni) -toiminnolla saat avattua liitteet tarkasteluun erilliseen ikkunaan. Erillisessä ikkunassa liitteet päivittyvät sitä mukaa, kun vaihdat ostolaskua.
Poista valittu liite ostolaskulta (roskakori-ikoni) -toiminnolla voit poistaa liitteen. Poistosta tulee tapahtuma ostolaskun tapahtumiin.
Lisää uusi liite ostolaskulle (plus-ikoni) -toiminnolla voit lisätä liitteitä. Avautuvassa dialogissa voit lisätä kerralla useamman liitteen joko laitteesi hakemistosta tai raahaamalla tiedostot dialogin Valitse tiedosto(t) -kenttään.
Laskun tiedot
Oikeassa reunassa näet Laskun tiedot -osion, johon on koottu tietoja ostolaskun Perustiedot-välilehdeltä. Ostolaskujen hyväksynnässä voit vielä muuttaa ostolaskun eräpäivää, mikäli sinulla on 15. Ylin johto -henkilörooli. Kun muokkaat eräpäivää ostolaskulla, maksuehdoksi muuttuu Sopimuksen mukaan. Jos on tarve muuttaa muita ostolaskun perustietoja, muutokset tulee tehdä suoraan ostolaskulla. Voit siirtyä ostolaskulle Numero-linkistä. Lasku aukeaa Ostolasku-näytölle, joka vaatii OOS (Ostoreskontra) -lisenssin.
Kierrätys
Oikeassa reunassa näet Kierrätys-osion, josta näet ostolaskun huomiot ja kierrätyksen tilanteen. Ostolaskun huomio on muokattavissa. Huomio näkyy Ostolasku-näytöllä ostoreskontranhoitajalle ostolaskun Huomiot-kentässä.
Ostolaskujen hyväksyntä -näytön toimintokeskusasetukset
Asetus | Kuvaus |
ACCOUNT_EDIT | Estä ostolaskurivin tilin muokkaaminen ostolaskujen hyväksynnässä 1 = Kyllä 0 = Ei |
CIRCULATION_MODE | Näytä vain kierrossa olevat ostolaskut 1 = Kyllä 0 = Kaikki |
INVOICEROW_EDIT | Estä tarkastajan/hyväksyjän ostolaskurivien muokkaus 1 = Kyllä 0 = Ei |
PHASE_MANDATORY | Projektivaihe on pakollinen tieto, jos projekti on annettu ostolaskuriville 1 = Kyllä 0 = Ei |
CHECKER_CAN_REJECT | Ostolaskun tarkastaja voi hylätä ostolaskun 1 = Kyllä 0 = Ei |
Aimo
Kun käytössäsi on Aimo, Lemonsoftin tekoäly, saat käsiteltävien ostolaskujen riveille ehdotuksia tiliöinnistä ja kustannuspaikoista. Voit valita Aimon ehdottaman tilin ja/tai kustannuspaikan rivikohtaisesti klikkaamalla keltaista alleviivattua tekstiä Aimon sarakkeissa. Vaihtoehtoisesti voit valita kerralla kaikille laskun riveille Aimon ehdottamat tilit valitsemalla toiminnon Aimo-valikosta. Lue lisää Aimosta ja sen käyttöönotosta Aimo-ohjeesta.