Vuokraustoiminnallisuus | Myyntitilaus

Vuokraustoiminnallisuudella voit vuokrata nimikerekisteriin perustamiasi nimikkeitä ja laskuttaa vuokraa hinnaston hinnoilla. Vuokraa voidaan periä 5pv tai 7pv viikossa ja hinnoittelun voit tehdä hinnastoilla. Laskutuskeskuksessa voit laskuttaa pitkäaikaisissa vuokrissa vuokraa, vaikka kerran kuukaudessa, tai kun osa nimikkeistä palaa vuokrauksesta. Toiminnon käyttäminen vaatii OMT (Myyntitilaukset) -lisenssin.

Käyttöönotto

LemonOnlinen otsikkopalkin Asetukset-valikon Asetukset Yleiset Numerosarjat -toiminnolla lisää vuokrausta varten uusi myyntitilauslaji (esim. nimellä Vuokraus) ja valitse Lajin tarkenne -sarakkeeseen arvo Vuokraus.

Määrittele lajille numerosarja (Nykyinen numero -kenttään) siten, etteivät vuokratilausnumerot mene päällekkäin muiden myyntitilauslajien numerosarjojen kanssa.

Open

Kuva: Numerosarjat-näytöllä on luotu myyntitilauslaji 11 nimellä (selite) Vuokraus ja Lajin tarkenne-sarakkeeseen on valittu arvo Vuokraus

Tuotteen tiedot

Perusta vuokrattavat tuotteet nimikerekisteriin ja täytä nimikkeen perustiedot. Valitse vuokrattavalle nimikkeelle ominaisuus 15. Vuokratuote 5pv tai 16. Vuokratuote 7pv, sen mukaan moneltako vuorokaudelta viikossa haluat periä tuotteesta vuokraa.

Open

Kuva: Nimikkeelle on aktivoitu ominaisuus 15. Vuokratuote 5 pv, jolloin tuotteesta veloitetaan vuokraa 5 vuorokaudelta viikossa. Mikäli valittuna olisi ominaisuus 16. Vuokratuote 7 pv veloitettaisiin vuokraa 7 vuorokaudelta viikossa.

Hinnoittelu

Lisää vuokrattaville tuotteille hinta nimikerekisterin Ohjehinta-kenttään. Jos haluat vuokrahinnoista asiakaskohtaisia, lisää vuokrahinnastoihin hinnat kyseisen hinnaston Hinnasto-näytössä. Pääset hinnasto-näytölle Hinnastot-näytön Avaa-linkkiä klikkaamalla.

Jos vuokrattavia nimikkeitä jää palauttamatta (hajoaa/katoaa vuokralla ollessa), niin perusta niitä varten oma Vuokratuotteiden myynti-hinnasto.

Huomaa! Älä liitä Vuokratuotteiden myynti –hinnastoon Asiakkaat-välilehdellä asiakasta.

Tällä tavalla ohjelma hakee oletuksena asiakkaalle aina vuokrahinnastosta hinnat ja kun teet palauttamatta jääneistä tuotteista myyntitilauksen, valitse ennen tilausrivien syöttöä tilauksen hinnastoksi luomasi Vuokratuotteiden myynti –hinnasto ja lisää tilaukselle rikkoutuneet/palauttamatta jääneiden tuotteiden määrät.

Vuokraustoiminnolla on tuki myös sarjannumeroseurannalle.

Vuokrauksen käyttö

Vuokratilausrivin tiedot

Valitse vuokratilauksella Asetukset-toiminnolla riville näkyviin vuokraukseen liittyvät sarakkeet:

• M2

• Palautuspäivä

• Palautettu

• Palautettu päivä

• Vuokralaskutettu päivä

Voit käyttää tilauksella ja riveillä myös projektia, vaihetta ja kustannuspaikkaa. Ohjelma ei tue projektin Laskutus-välilehden Laskutustyyppi-arvoa Maksupostit.

Luo uusi myyntitilaus perustamaasi Vuokraus-lajiin ja lisää vuokrattavat tuotteet tilaukselle. Merkitse Toimituspäivä-sarakkeeseen tuotteen vuokrauksen alkamispäivämäärä. Merkitse riville/riveille myös Palautuspäivä-tieto, se on tuotteen suunniteltu palautusaika.

Ohjelma laskee vuokra-ajan päivinä tilausrivin Kesto-sarakkeeseen (M2) aina kun muokkaat rivin Toimituspäivä- tai Palautuspäivä-tietoa.

Tilauksen tallennuksen jälkeen toimita tilaus.

Myyntitilaus-näytön Tulosta-valikon Tilausvahvistus-toiminnolla voit tulostaa Vuokratosite-tulosteen.

Työasemaversion Tuotekeskus-näytön Tilauskanta-välilehdellä on Vuokraus-välilehti, joka näkyy WRV (Vuokraustoiminnot) -lisenssillä. Vuokraus-välilehdeltä, ja sieltä avattavassa Päiväkohtainen saatavuus -näytöstä näet tuotteen kumulatiivisen saatavuuden valitsemaltasi aikaväliltä ja varastopaikalta. Lue lisää hakusanalla Tilauskanta-välilehti.

Vuokraustoiminnallisuuteen liittyviä Toimintokeskus-asetuksia:

Vuokratilauksen toimittaminen

Toimita tilauspositio aina kerralla kokonaan. Ohjelma ei tue yhden rivin toimittamista useaan kertaan. Jos VUOKRA-nimikettä toimitetaan asiakkaalle maanantaina ja keskiviikkona, lisää VUOKRA-nimike tilauksella kahdelle eri riville ja toimita toinen maanantaille ja toinen keskiviikolle.

Laskuttamisen onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että toimitat tilauksen oikealla Toimituspäivä-tiedolla, koska se on vuokra-ajan aloituspäivä.

Laskuttaminen ennen vuokrauksesta palauttamisesta

Jos tuotteet ovat vuokralla pitkän aikaa, voit laskutuskeskuksesta laskuttaa vuokraa vuokralla oloaikana ilman, että palautat tuotteita vielä vuokralta.

Alla jatkoa yllä olevalle Vuokratilauksen toimittaminen –esimerkille.

Laskutuskeskuksessa on klikattu ensin Laskuttamattomat-osion alta Vuokralaskutus-kategoriaa. Sen jälkeen aukeavalla Laskujen luonti -näytöllä on syötetty Laskun päiväys, valittu tilaus 60187 ja lopuksi klikattu Laskuta-toimintoa.

Laskuttaminen päivittää myyntitilauksen rivillä olevaa Vuokralaskutettu päivä-kenttää. Seuraavan kerran kun laskutat samaa tilausta, ohjelma jatkaa laskuttamista edellisestä laskutuspäivästä eteenpäin. Tällä tavalla voit laskuttaa palauttamattomat tuotteet itse valitsemallasi aikavälillä esim. kerran viikossa tai kuukausittain.

Palautus

Myyntitilaus-näytön yläosan …-valikon Palautus-toiminnolla ohjelma avaa Vuokratuotteiden palautus -näytön, jossa voit palauttaa tilauksen tuotteista osan tai kaikki kokonaan takaisin varastoon Palauta kirjatut – tai Kuittaa kaikki palautetuksi -toiminnoilla. Samalla voit laskuttaa, tai loppulaskuttaa tilauksen. Et voi valita Palautus-toimintoa, jos tilaukselle ei ole vielä tehty toimitusta. Palautus-toiminto vaatii WRV (Vuokraustoiminnot)-lisenssin.

Jos vuokralla olevia tuotteita jää palauttamatta tai menee rikki vuokrausaikana, tee vuokrauksen päätyttyä aina palautus kaikista tuotteista täysillä kappalemäärillä. Näin ohjelma osaa laskuttaa kaikki vuokralla olleet tuotteet koko vuokralla oloajalta.

Jos haluat laskuttaa palauttamatta jääneet/rikkoutuneet tuotteet, luo uusi myyntitilaus normaaliin myyntitilauslajiin ja valitse halutessasi myymiseen tarkoitettu hinnasto. Lisää tämän jälkeen tilaukselle palauttamatta jääneet/rikkoutuneet tuotteet ja toimita tilaus normaalisti.

Huomaa! Palautus vaatii erityistä huolellisuutta, koska et voi perua palautusta. Ohjeen kirjoitushetkellä ohjelmassa ei ole vielä tukea sille, että positiolta voisi palauttaa vain osan vuokratuista määristä, joten yhdeltä positiolta pitää palauttaa aina kerralla koko määrä.  

Vuokralta palauttamiseen LemonOnlinessä on tuki ainoastaan seuraaville tapauksille:

• Kaikki tilauksen positiot palautuvat vuokrauksesta kerralla.

• Osa positioista palautuu vuokrauksesta täysinä määrinä, loput positoista jää vuokralle täysinä määrinä.

Kaikki tilauksen positiot palautuvat vuokrauksesta kerralla

Vuokratuotteiden palautus-näytöllä merkitse Palautuspäivä-kenttään palautuspäivämäärä ja klikkaa Kuittaa kaikki palautetuksi -toimintoa. Jos toimintokeskuksen RENT_RETURN_QUESTION-asetuksen arvo on 1 ohjelma antaa palautuksen lopuksi kysymyksen Laskutetaanko tilaus? Jos vastaat kysymykseen Kyllä ohjelma muodostaa laskun, jos vastaat Ei laskua ei muodosteta.

Ohjelma lisää vuokralla olopäivät uudelle laskulle edellisestä laskutuksesta palautuspäivään tai palauttamattomille laskun päivämäärään. Laskuttaminen päivittää myös laskutetuille tilausriveille Vuokralaskutettu päivä -sarakkeeseen laskun päivämäärän.

Tilausta 60187 on laskutettu viimeksi 9.9 ja tuotteet palautuivat vuokralta 16.9. Tällöin ohjelma luo laskun edellisen laskutuksen ja palautuspäivän välisestä ajasta.

Kaikki tilauksen 60187 nimikkeet ovat nyt palautuneet vuokralta ja viimeinen lasku on muodostettu.

Osa positioista palautuu vuokrauksesta täysinä määrinä, loput positioista jää vuokralle täysinä määrinä

Mikäli vain osa vuokratuista positioista palautuu vuokralta täysillä määrillä, merkitse niille riveille Palautus-sarakkeeseen palautettava määrä ja klikkaa Palauta merkityt-toimintoa. Ohjelma palauttaa rivin nimikkeet ja laskuttaa rivien vuokrat Vuokratuotteiden palautus –näytön Palaustuspäivä-päivään asti.

Kun tilauksen 60178 toinen positio palautetaan 16.9, lasku muodostuu vain palautettavista positioista edellisestä laskutuspäivästä palautuspäivään asti.

Vuokraustoiminnallisuuden muuta huomioitavaa

• Ohjelma lisää laskulle vuokrapäivien määrän Määrä2-kenttään. Jos vuokralaskua on tarve korjata, saat Määrä2-sarakkeen näkyviin Lasku-näytön Asetukset-toiminnolla. Asetukset-toiminnolla voit myös muokata sarakkeen nimeksi Määrä2/Kesto.

• Palautus tutkii myös toimituspäivän ja palautuspäivän kellonaikaa. Siitä syystä samana päivänä, mutta eri kellonaikoina toimitetuille riveille saattaa tulla eri Kesto-päivien määrä.

• Mikäli palautus epäonnistuu varastosaldojen osalta, voit muokata myyntitilauksen Palautettu-saraketta manuaalisesti ja suorittaa palautuksen uudelleen (vaatii yleensä myös menossa/tulossa laskennan)

• Myyntitilauksen rivillä oleva Palautettu päivä kertoo koska tuote on oikeasti palautettu. Ohjelma täyttää tämän kentän, kun tuotteet palautetaan.

• Vuokralaskutettu päivä kertoo, mihin asti vuokrausta on laskutettu. Ohjelma täyttää tämän kentän, kun lasku muodostetaan.

• Voit laskutuskeskuksessa laskuttaa toimitettua tilausta kesken vuokrausta ennen palautuksia.