Sähköpostin lähetys LemonOnlinessa

Lähetä sähköpostitse -toiminnolla voit lähettää tulosteita, kuten laskuja, tarjouksia, tilauksia ja raportteja, sähköpostitse suoraan LemonOnlinesta. Toiminto on käytettävissä esimerkiksi tulostusdialogissa ja raportointikeskuksessa.

Sähköpostin lähetys -dialogia käytetään myös muissa sähköpostin lähettämistä hyödyntävissä toiminnoissa, kuten Lähetä linkki -toiminnossa. Näin sähköpostin lähettäminen toimii samalla tavalla eri puolilla LemonOnlinea.

Samaa sähköpostin lähetysratkaisua voi käyttää myös massatoiminnoissa. Tällöin LemonOnline lähettää sähköpostin ilman, että sähköpostin lähetysdialogia avataan.

Sähköpostin lähetys on käytettävissä ilman erillistä käyttöönottoa tai ohjattua asetusten määrittämistä.

Kun valitset Lähetä sähköpostitse, avautuu Sähköpostin lähetys -dialogi. Dialogissa voit tarkistaa ja täydentää sähköpostin tiedot ennen lähettämistä.

Dialogissa on seuraavat kentät. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

• Lähettäjä (*)

• Vastaanottaja (*)

• Kopio (CC)

• Piilokopio (BCC)

• Lähetä itselle

• Otsikko (*)

• Viesti (*)

• Liitteen nimi

• Liitteet

Kun valitset Lähetä itselle, LemonOnline lähettää sähköpostista kopion lähettäjän sähköpostiosoitteeseen.

Open

Kuva: Sähköpostin lähetys.

Lähettäjä määräytyy yrityksen sähköpostiasetusten ja käytössä olevan sähköpostipalvelun perusteella.

Jos käytettävissä on useita lähettäjäosoitteita, voit valita käytettävän osoitteen sähköpostin lähetyksen yhteydessä. Käytettävissä oleva lähettäjä voi olla esimerkiksi oma sähköpostiosoitteesi tai yritykselle määritetty lähettäjäosoite.

Myyntilaskua lähetettäessä LemonOnline voi ehdottaa lähettäjäksi yritystiedoissa määritettyä laskutuksen sähköpostiosoitetta.

Kun lähetät asiakkaaseen liittyvää dokumenttia, kuten laskua, tilausta tai tilausvahvistusta, LemonOnline ehdottaa vastaanottajiksi asiakkaan aktiivisia yhteyshenkilöitä, joilla on sähköpostiosoite.

LemonOnline ehdottaa vastaanottajiksi myös henkilörekisterin aktiivisia henkilöitä, joilla on sähköpostiosoite. Näin voit lähettää sähköpostin esimerkiksi oman yrityksesi henkilölle.

Voit valita vastaanottajat ehdotetuista henkilöistä tai kirjoittaa sähköpostiosoitteet itse. Voit lisätä Vastaanottaja-, Kopio (CC)- ja Piilokopio (BCC) -kenttiin yhden tai useamman sähköpostiosoitteen. Voit esimerkiksi kopioida sähköpostiosoitteet kenttään leikepöydältä.

Myyntilaskua lähetettäessä LemonOnline voi ehdottaa vastaanottajaksi asiakkaan laskutukseen määriteltyä yhteyshenkilöä. Lue lisää: Yhteyshenkilön hakeminen tilaukselle ja laskulle.

Jos laskutuskeskuksen asetuksissa on määritelty sähköpostikopion vastaanottaja, LemonOnline ehdottaa osoitetta automaattisesti Kopio (CC) -kenttään myös yksittäistä laskua lähetettäessä.

LemonOnline muodostaa sähköpostille oletusotsikon lähetettävän dokumentin perusteella.

Oletusotsikko muodostuu dokumenttityypistä ja dokumentin numerosta. Esimerkiksi:

• Lasku 12345

• Tilausvahvistus 10025

• Ostotilaus 4501

Voit muokata otsikkoa ennen sähköpostin lähettämistä.

Viesti-kenttään LemonOnline ehdottaa dokumenttityypille määritettyä viestipohjaa, joka voi sisältää esimerkiksi allekirjoituksen. Jos sopivaa viestipohjaa ei ole määritetty, voit kirjoittaa viestin itse. Voit muokata viestin sisältöä ennen lähettämistä.

Eri dokumenttityypeille käytetään omia viestipohjiaan, esimerkiksi:

• Lasku → Laskujen lähetys

• Myyntitilaus → Myyntitilausten vahvistus

• Ostotilaus → Ostotilausten vahvistus

• Maksukehotus → Maksukehotusten lähetys

Voit ylläpitää viestipohjia Asetukset | Muut viestit | Sähköpostiviestit -osiossa. Viestipohjien ylläpidosta ja käytettävissä olevista ominaisuuksista, kuten kenttäkoodeista ja allekirjoituksista, löydät lisätietoa ohjeesta Muut viestit | Asetukset.

Jos lähetettävään dokumenttiin on valittu LemonFiles-tiedostoja, LemonOnline lisää niiden linkit sähköpostiviestiin. Jos laskulle on lisätty linkkejä, LemonOnline lisää myös nämä linkit sähköpostiviestiin automaattisesti.

LemonOnline lisää lähetettävän tulosteen sähköpostiin automaattisesti PDF-liitteenä.

Voit muokata liitteen nimeä Liitteen nimi -kentässä.

Lähetä linkki -toiminto käyttää samaa sähköpostin lähetysratkaisua kuin muutkin LemonOnlinen sähköpostilähetykset.

Kun valitset Lähetä linkki, voit tarkistaa ja täydentää sähköpostin vastaanottajat, otsikon ja viestin ennen lähettämistä.

Sähköpostin lähetys toimii oletuksena ilman erillistä käyttöönottoa. Jos yrityksellä on käytössä Microsoft Graph, sähköposti voidaan lisäksi lähettää käyttäjän oman osoitteen sijaan jaetusta postilaatikosta (Graph Send As). Näin esimerkiksi laskut tai tilausvahvistukset voidaan lähettää yhteisestä osoitteesta, kuten myynti@yritys.fi.

Tämä on valinnainen lisämääritys, ja sen käyttöönotto edellyttää kolmea asiaa:

1. Outlook- ja Jaettu postilaatikko -oikeus
   Pääkäyttäjä myöntää oikeudet kohdassa Asetukset | Integraatiot | Graph-Luvat:

2. • Outlook – edellytys jaetun postilaatikon käytölle.

   • Jaettu postilaatikko – sallii sähköpostin lähettämisen jaetun postilaatikon nimissä.

2. Send As -oikeus Exchangessa (Microsoft 365)
   Käyttäjällä on oltava jaettuun postilaatikkoon Send As -oikeus organisaation Microsoft 365 -hallinnassa. Tämä on eri asia kuin LemonOnlinen Graph-Luvat-asetus, ja se annetaan Exchangen puolella: https://admin.cloud.microsoft/exchange.

3. Lähettäjän valinta lähetysdialogissa
   Kun oikeudet ovat kunnossa, sähköpostin lähetysdialogin Lähettäjä-kenttä on muokattavissa. Kirjoita kenttään sen jaetun postilaatikon osoite, josta haluat lähettää. Jos et muuta kenttää, viesti lähtee omasta postilaatikostasi.
   Jos jaettuun postilaatikkoon ei ole Send As -oikeutta tai osoite on virheellinen, LemonOnline ilmoittaa virheestä eikä lähetä viestiä.

LemonOnline valitsee sähköpostin lähetystavan itsenäisesti, eikä käytä työasemaversion Yritystiedot-näytön Sähköpostiasetukset-valintaa (Ei asetettu / Outlook Graph / Outlook EWS / SMTP). Online määrittää tavan seuraavassa järjestyksessä:

• Microsoft Graph – ensisijainen tapa, kun Graph-sähköposti on otettu käyttöön kohdassa Asetukset | Integraatiot | Graph-Luvat (Outlook-oikeus) ja käyttäjällä on voimassa oleva Graph-yhteys.

• SendGrid – oletuslähetystapa, kun Graph ei ole käytössä. Ei vaadi omaa sähköpostipalvelinta.

• SMTP – käytetään, kun SendGrid ei ole käytössä ja yritykselle on määritetty SMTP-palvelin. SMTP-palvelimen tiedot (osoite, käyttäjätunnus, portti, SSL) ovat samat kuin työasemassa, joten työaseman SMTP-asetukset toimivat myös Onlinessa.

Outlook EWS ei ole käytettävissä LemonOnlinessa – se on vain työasemaversion lähetystapa. Huomaa! Microsoft lopettaa EWS-tuen Exchange Onlinessa lokakuussa 2026, joten myös työasemaversion EWS-lähetyksestä kannattaa siirtyä ajoissa Graphiin. Lisätietoja: Deprecation of Exchange Web Services in Exchange Online | Microsoft Learn.