Tiedon muokkaus ja hakeminen
- Lemonsoft
Tässä ohjeosioissa kerrotaan, miten muokkaat tietoja tositteilla sekä miten kumoat juuri tekemiäsi muutoksia. Osioissa käsitellään myös erilaisia keinoja, joilla saat haettua tietoa Lemonsoft-ohjelmista.
Muokkaus
Pääset muokkaamaan ruudulla olevaa tietoa pikavalinnalla F11 tai valitsemalla toiminnon Muokkaa-valikon Muokkaa-toiminnon. Muokkaustilassa ruudun taustaväri muuttuu ja valikkojen toiminnot otetaan pois käytöstä.
Voit tallentaa tiedot valitsemalla Muokkaa-valikosta Tallenna tai näppäinyhdistelmällä Ctrl + S. Voit myös kumota tekemäsi muutokset valitsemalla Muokkaa-valikosta Kumoa tai näppäinyhdistelmällä Ctrl + Z.
Yksittäiseen kenttään kirjoittamasi tiedon saat peruttua näppäinyhdistelmällä Alt + askelpalautin.
Tiedon hakeminen
Siirryt hakutilaan kiikari-toiminnolla tai valitsemalla Etsi-valikosta Etsi-toiminto. Pikavalinta on Ctrl + F2. Ruudun taustaväri muuttuu ja kentät tyhjentyvät. Valikoiden toiminnot otetaan pois käytöstä. Voit antaa haluamasi hakutiedot aktiivisiin kenttiin. Voit hakea tietoa lähes kaikilla näytössä olevilla kentillä.
Voit myös hakea tietoa rivitiedoista kaikista vihreällä taustalla olevista kentistä. Syöttämäsi hakuarvon jälkeen valitse Enter tai kiikari-toiminto. Voit esimerkiksi etsiä myyntitilauksista kaikki ne tilaukset, joissa on myyty vain tiettyä tuotekoodia.
Voit käyttää hakemisessa seuraavia tapoja:
Tieto | Selite |
Numero | Haetaan numeroon täsmäävää tietoa. |
Teksti | Haetaan tekstiin täsmäävää tietoa tai tietoa, jonka alkuosa täsmää annettuun tekstiin. |
%teksti | Haetaan tietoa, jonka joku osa täsmää annettuun tekstiin. |
tieto-tieto | Haetaan tietoa joka on antamiesi arvojen välissä. (Huomaa, että haku toimii vain numeerisiin kenttiin.) |
tieto, tieto | Voit luetella useita hakutietoja samaan kenttään erottamalla ne toisistaan pilkulla. |
tieto, tieto-tieto | Voit myös yhdistää ala-yläraja tyyppisen haun pilkulla erotettujen tietojen antamiseen. |
negaatio | Mikäli tuplaklikkaat kenttää, muuttuu sen taustaväri punaiseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että hakutuloksesta jätetään pois antamaasi tietoon täsmäävät tietueet. |
Hakua voidaan käyttää myös siten, että annetaan yksi tai useampia hakuehtoja. Tällöin voit valita haun tehtäväksi, joko siten, että kaikkien hakuehtojen tulee täsmätä (JA) tai siten, että edes yksi hakuehdoista tuottaa osuman (TAI).
Hakutila käynnistyy kun valitset Etsi- tai kiikari-toiminnon ja syötettyäsi hakuarvon/-arvot klikkaa Enter tai kiikari-toimintoa uudelleen, jolloin ohjelma suorittaa haun. Ohjelma hakee ruudulle uusimman eli avainarvoltaan suurimman tietueen. Voit selata hakutietoon täsmääviä tietueita selauspainikkeilla.
Kätevä tapa on myös avata kaikki hakutulosta täsmäävät tietueet auki Lista-toiminnon avulla, ja listalta voit valita minkä tietueen haluat aktiiviseksi taustalla olevalle näytölle.
Myyntitilaus- ja Laskutus-sovelluksissa voit tehdä haun myös Rivin lisätiedot -välilehden Riviteksti asiakkaalle- / Riviteksti-kentästä löytyvällä tiedolla.
Huomaa! Riviteksti on tilausrivi-/laskurivikohtainen, joten riittää, että jonkin rivin rivitekstistä löytyy hakutermi, jonka haussa annoit. Kyseinen rivi ei ole heti valittuna (paitsi, jos hakutermi löytyy ensimmäisen rivin rivitekstistä). Joten, jos riviteksti, mikä tulee haun jälkeen ensimmäisenä näkyviin on tyhjä tai ei sisällä haettua tekstiä, selaa tilauksen/laskun rivejä, kunnes löydät rivin, jonka riviteksti vastaa antamaasi hakutermiä.
Näkymät
Näkymät ovat esitalletettuja hakuja. Näkymien avulla voit pikahakea tietyn joukon ja selata niitä.
Kun käynnistät ohjelman, on suurimmassa osassa ohjelmista aktiivisena näkymä Uusin. Tällöin ruudulla esitetään uusin tietue ja koska näitä on vain yksi, et voi selata tietoja.
Selauspainikkeiden välissä näkyy kaksi numeroa. Ensimmäinen numero kertoo, monesko tietue aktiivisesta joukosta ruudulla näkyy. Toinen luku kertoo montako tietuetta aktiivisessa näkymässä tai edellisessä haussa on.
Voit vaihtaa aktiivista näkymää Näkymä-valikosta. Näkymän vaihto hakee selattaviksi näkymään täsmäävät tietueet.
Voit tehdä uusia näkymiä tallentamalla tekemäsi haun, esimerkiksi kaikki tietyn myyjän asiakkaat. Pääset tallentamaan uuden näkymän valitsemalla Muokkaa Tallenna näkymäksi.
Anna näkymälle nimi. Voit myös määritellä kenelle näkymä näkyy. Oletuksena näkymä on kaikkien käytössä, mutta voit rajata sen myös vain itsellesi tai sille koneelle, jossa näkymän luot. Ainakin puhtaasti vain itseä kiinnostavat näkymät kannattaa myös määritellä näkymään vain itsellesi.
Muokkaa-valikon Omat näkymät -toiminnolla näet tehdyt näkymät ja voit muuttaa niiden näkyvyysmäärettä tai poistaa haluamasi näkymän.
Oletuksena näet vain itse tekemäsi näkymät. Jos valitset Näytä kaikki, näet myös ohjelman vakionäkymät. Saat poistettua näkymän Poista-toiminnolla ja ikkunan alaosasta voit muuttaa näkyvyysmäärettä.
Voit myös muokata näkymää Muokkaa-toiminnolla. Tällöin näet näkymän SQL-lauseen, jolla ohjelma hakee tiedon.
Huomaa! SQL-lauseet käyttävät parametreja, mutta muuten syntaksi on ihan normaalin T-SQL-kielen mukainen. Muokkaaminen on tosin tarkoitettu teknisille henkilöille. Parametrinkin tilalle voi syöttää suoraan arvon. Esimerkissämme voit siis syöttää suoraan myyjänumeron.
Otetaan esimerkki myyntitilauksista. Tehdään näkymä omille avoimille myyntitilauksille.
Avaa myyntitilaukset.
Siirry hakutilaan valitsemalla Etsi-toiminto.
Hae myyjäksi itsesi ja valitse Enter.
Näytölle tulee kaikki omat tilauksesi.
Tallenna näkymäksi Muokkaa-valikon Tallenna näkymäksi -toiminnolla. Anna nimeksi Omat avoimet ja merkitse näkyvyysmääreeksi Näkyy vain minulle.
Valitse Muokkaa Omat näkymät -toiminto. Valitse perustamasi näkymän Muokkaa-toiminto. Ruutuun tulee Näkymän muokkaus –ikkuna. Ikkunassa on tekstinä ((person_seller_number=…))
Lisää SQL-lauseeseen tilauksen tilan rajaaminen lisäämällä olemassa olevan tekstin perään AND sales_order_state<3
Hyväksy OK-toiminnolla. Valitse tämän jälkeen Tallenna ja Sulje.
Testaa tekemäsi näkymä myyntitilauksissa. Kun valitset näkymäksi Omat avoimet, niin näytölle pitäisi tulla ne tilaukset, joita ei ole toimitettu ja joissa olet myyjänä. Jos saat virheilmoituksen, tarkista SQL-lause, joka on mahdollisesti virheellinen.
Tarjouslaskennassa voit toimia muutoin samalla tavalla, mutta loppuun kirjoitettava lause on and offer_won_bit=0 and offer_lost_bit=0
Pikahaku
Työkaluvalikossa Haku-toiminnon (kiikari) oikealla puolella on tekstikenttä, joka toimii pikahakuna. Kirjoita kenttään tietoa ja kun painat Enter, ohjelma hakee tietoon täsmäävät tietueet näytölle. Jos annat numeron, ohjelma hakee yhden numeroon täsmäävän tietueen. Numero on tällöin luonnollisesti asiakas-, tarjous-, tms. numero.
Jos kirjoitat kenttään tekstiä, niin esimerkiksi asiakasrekisterissä haku tapahtuu asiakasnimen mukaan.
Asiakkaan hakeminen laskulle
Asiakkaan hakeminen tarjoukselle, tilaukselle tai laskulle tapahtuu numerolla, nimellä tai valitsemalla asiakas listasta.
Asiakkaita on kolmenlaisia: toimitus-, laskutus- ja tilaaja-asiakkaita.
Jos tiedät asiakasnumeron, anna se asiakasnumerolle tarkoitettuun kenttään (ensimmäinen) ja valitse Enter.
Nimellä hakeminen tapahtuu ennustavasti. Jos kirjoitat vaikka le, niin ohjelma hakee oletuksena kymmenen ensimmäistä asiakasta, joiden nimi alkaa le. Voit sitten tarkentaa hakua ja valita asiakkaan automaattisesti avautuvasta listasta. Ennustava haku ei tuo listalle asiakasta, jolla on asiakasrekisterissä Ei aktiivinen -valinta valittuna.
Voit myös poimia asiakkaan asiakaslistasta, jonka saat auki suurennuslasi-toiminnosta.
Tuotteen hakeminen laskulle
Rivejä voit lisätä tai poistaa myös välistä painamalla hiiren kakkospainiketta. Valitsemalla Lisää rivi, ohjelma lisää valittuun kohtaan uuden laskurivin. Valitsemalla Poista rivi, ohjelma poistaa valitun rivin. Rivi voidaan poistaa myös valitsemalla haluttu rivi ja painamalla Delete.
Kopioi valitut -toiminnolla voit kopioida valitut rivit.
Kokolajitelma…-toiminnolla voit lisätä kokolajitelmatuotteen ja ohjelma kysyy laskutettavat kokokohtaiset määrät.
Saat riveille lisää tilaa tuplaklikkaamalla Rivitiedot-otsikkoa. Vastaavasti yläosa tulee näkyviin, kun klikkaat Perustiedot-otsikkoa. Ylä- ja alaosan välissä on myös ”splitteri”, jolla voit säätää näkyvien rivien määrää.
Tuotteen hakeminen tapahtuu tuotekoodilla tai nimikkeellä. Käytössä on sama ennustava haku kuin asiakkaissakin.
Kun annat tuotekoodin ja painat Enter, ohjelma hakee nimikkeen.
Välisumma (Taloushallinto)
Jos haluat lisätä välisummia riveille, vie kursori halutulle riville ja valitse työkaluriviltä - toiminto. Ohjelma lisää välisummat ja laskee ne uudelleen tallennuksen yhteydessä.
Välisummarivin pyöristys
Tuplaklikkaamalla välisummarivin Yhteensä-solua, ohjelma avaa Välisumman pyöristys -ikkunan, jossa voit pyöristää välisummaa siten, että pyöristys vaikuttaa välisumman yläpuolella oleviin riveihin (kunnes tulee seuraava välisumma).