Yritystiedot

Yritystiedoissa ylläpidät yrityksen sekä yrityksen eri toimipaikkojen tietoja. Asetukset Yritystiedot-näytössä pääset syöttämään ja muuttamaan tietoja.

Open

Kuva: Yritystiedot-näytössä ylläpidät useita yrityksen tietoja ja esimerkiksi LemonHub-tietoja.

 Valitse vasemmalta kielikoodi, jota halutaan muokata. Oletuksena ohjelma ehdottaa käyttökieltä. Perusta yritystiedot kaikille niille kielikoodeille, joita käytetään. Mikäli asiakkaalle lähetetään esimerkiksi englanninkielisiä laskuja, tulee yritystiedot täydentää tällöin myös englannin kielikoodille.

Yritystiedot on jaettu eri välilehdille:

Perustiedot-välilehti sisältää yrityksen perustiedot, kuten yrityksen nimen, y-tunnuksen, kotisivut ja kotipaikan. Lisäksi toiminnossa määritellään tietoja, jotka tulostuvat lomakkeille, kuten laskulle.

Pankkitilit-välilehdelle ilmoitetaan yrityksen pankkitilit. Anna tilinumero normaalissa muodossa väliviivalla erotettuna ilman pankin nimeä. Syötä IBAN- ja BIC-koodit sekä kirjanpitotili ja tilin valuutta. Lisää Maksajantunnus-kenttään pankin kanssa sovittu palvelutunnus.

Tulostuvat pankkitilit -välilehdellä ylläpidetään laskulomakkeelle tulostuvia pankkitilejä.

Verotustiedot-välilehti sisältää kirjanpito-ohjelman tulostuksissa käytettäviä tietoja sekä Tullin lomakkeisiin tulostuvan Tullin asiakasnumeron.  

Kirjauskaudet-välilehdellä voidaan määritellä kirjauskausi, jonka alku- ja loppupäivämäärän perusteella ohjelmaan voi kirjata tositteita.  

Raportointikaudet-välilehdellä on ohjelmaan määritellyt neljä erillistä raportointikautta. Näitä ovat kirjanpito, osakirjanpito, palkanlaskenta sekä muu.  

Tulorekisteri-välilehdelle ilmoitetaan Tulorekisterin aineistojen lähetykseen vaadittavat tiedot.

Muut asetukset -välilehdellä on yrityksen muut asetukset. Välilehti löytyy uuden käyttäjähallinnan versioista.

Raportointikaudet

Raportointikaudet-välilehdellä on ohjelmaan määritellyt neljä erillistä raportointikautta. Näitä ovat kirjanpito, osakirjanpito, palkanlaskenta sekä muu.

Raportointikausiin liittyen toimintokeskuksessa on asetus Järjestelmä | Toimintokeskus | Lemonsoft-ohjelmat | REPORTPERIOD.

Asetuksen arvolla 0 (oletus) pääruudulla on käytössä vain yksi kausi. Kun käyttäjä muuttaa näytön alaosan raportointikautta, ohjelma muuttaa kaikki raportointikaudet vastaamaan tätä.

Asetuksen arvolla 1 pääruudun raportointikauden muutos vaikuttaa vain kirjanpitokauteen.

Muut asetukset -välilehti

Välilehdellä on yrityskohtaiset muut asetukset, kuten esimerkiksi yrityksen Hub Token, joka on LemonHubin yksilöllinen tunniste. Muut välilehdeltä löytyvät asetukset ovat:

• Kohdistustiedot, joita automatisointi käyttää ostolaskujen kohdistuksessa.

• Tilitoimiston asiakasnumero ja siihen liittyvät Tieto1, Tieto2 ja Tieto3, joita ohjelma käyttää aineiston siirrossa tilitoimistoon.

• Väriteema-valinta, jolla voit valita yrityksen väriteeman. Väriteema näkyy ohjelman eri näyttöjen taustavärinä.

• Käytä mallitietokantana -valinta. Valitse tämä optio päälle yrityksille, joita haluat käyttää malliyrityksenä, kun luot uusia yrityksiä ympäristöön.  

Yrityksesi logo

Yritystietoihin valittu logo tulostuu lomakkeille. Hae logotiedosto Yritystiedot-näytön Hae logo… -toiminnolla. Ohjelma tallentaa valitsemasi logon kuvana tietokantaan ja käyttää kuvaa raporteilla tietokannasta. Ohjelma tallentaa Logotiedosto-kenttään hakemistopolun ja tiedostonimen, kun haet logotiedoston. Vanhemmat räätälöidyt raportit voivat käyttää logotiedostoa hakemistosta. Siinä tapauksessa sijainnin tulee olla sellainen, johon kaikilla raporttia käyttävillä käyttäjillä on lukuoikeus.

Hae logotiedosto kaikille yrityksessä käytetyille kielikoodeille Yritystiedot-näytöllä.

Logotiedoston tulee olla kooltaan maksimissaan 870*200 kuvapistettä. Löydät mallitiedoston Lemonsoftin asennushakemiston alta hakemistosta \Templates\LogoTemplates nimellä Empty_Lemonsoft_logo.jpg.

Logotiedoston tuetut muodot ovat jpg, jpeg, png, bmp ja tiff. Näistä läpinäkyvyyttä tukevat tiff ja png (tiff ei pakkaa kuvaa "hyvin" ja ovat siksi isoja). Yleensä raporteilla kuvan tausta on laitettu valkoiseksi. Jos raportti on valkoinen, edellä mainittua läpinäkyvyyttä ei tarvita.

Esimerkki logotiedoston luomisesta raporteille sopivaan kokoon

Esimerkin ohjeilla saat luotua Lemonsoft-ohjelman tulosteisiin sopivan logotiedoston käyttäen Adobe Photoshop -ohjelmaa. Ohjeet on kirjoitettu Photoshop-versiolle 24.1.1.

Luo uusi kuva (File à New) seuraavin tiedoin:

1. Leveys 870px

2. Korkeus 200px

3. Resoluutio 300 px/in

Tuo kuvaan logo käyttämällä esimerkiksi File à Place Embedded ja suurenna se haluamasi kokoiseksi alueella. Muista säilyttää logon kuvasuhteet.

Mikäli logon korkeus on suurempi kuin leveys, suurenna se ylä- ja alareunaan asettaen se kuvan vasempaan laitaan.

Parhaan tuloksen saat, kun tuot logosta vektorikuvan eli esimerkiksi .AI-, .PDF- tai .SVG-tiedoston. Tallenna kuva .PNG -tiedostona File à Export -> Export As.. -toiminnolla. Poista Transparency-valinta ja varmista, että kuva- ja canvas-koot ovat samat kuin alussa luotuna.  Tarkista, että kuvan skaala on 100 %.

Mikäli luomaasi tiedostoa ei näy, kun tuot logotiedostoa ohjelmaan, valitse avautuvasta Resurssienhallinta-näytöstä Kaikki tiedostot(*.*) -valinta, niin luomasi logotiedosto tulee valittavaksi.

Yritystiedot lomakkeilla

Eri lomakkeiden ylä- ja alaosan tiedot tulostuvat Asetukset | Yritystiedot-näytöstä. Alla esimerkki, josta näet mihin lomakkeen ala- ja yläosan kohtiin tiedot tulostuvat yritystiedoista. Lomakkeita ovat mm. tarjous, lasku, keräys- ja toimituslähete, ostotilaus, tarjouspyyntö yms.

Alla olevien kuvien perusteella voit verrata, mistä yritystietojen kentistä mikäkin tieto tulostuu lomakkeiden ylä- ja alaosien kohtiin.

Lomakkeen yläosan tiedot

Open

Yläosan tiedot tulevat yritystietojen perustiedoista ja toimipaikan yhteystiedoista.

Lomakkeen alaosan tiedot

Open

Alaosan tiedot tulevat pääasiassa toimipaikan yhteystiedoista. Mikäli esim. jätät yritystiedoista postiosoite-kentät tyhjäksi, jäävät postiosoitteen neljä kenttää myös lomakkeilta tyhjäksi.

Toimipaikat

Asetukset | Yritystiedot-näytöllä perustat yrityksen toimipaikat. Toimipaikalla tarkoitetaan yleensä yrityksen kiinteää toimipistettä.

Toimipaikat asetetaan niiden perustamisen jälkeen kullekin työntekijälle Henkilöstöhallinto Henkilörekisteri-näytöllä. Henkilön on mahdollista toimia myös useassa toimipaikassa yhden sijaan. Katso tarkemmat ohjeet kohdasta työskenteleminen useassa toimipaikassa.

Yhteystiedot-välilehdellä voit lisätä yrityksen toimipaikkakohtaiset yhteystiedot.

Muut tiedot -välilehdelle voit toimipaikkakohtaisesti:

·         lisätä laskun huomautusajan tai viivästyskoron

·         määritellä oletuksena käytettävän varastopaikan (Huomioi varastopaikkojen valintajärjestys! Lue tarkemmin logistiikan ohjeesta hakusanalla varastopaikat-välilehti).

·         määritellä mihin kustannuspaikkaan toimipiste kuuluu

·         toimipaikkakohtaisen liiketoiminta-alueen (LTA)

·         toimipaikan oletuskassan

·         Smtp-palvelimen / EWS-osoitteen

·         SSCC:n mukaisen EAN-yritysnumeron sekä

·         postin lähetystunnukset

·         matkahuollon asiakasnumeron

·         Schenkerin asiakas- ja sopimusnumerot

·         Inex toimittajanumeron

·         Laskutuksen sähköpostiosoitteen

o    Jos toimipaikalle asetetaan laskutuksen sähköpostiosoite, ohjelma käyttää sitä sähköpostilaskujen lähettäjätietona. Jos kenttä on tyhjä, ohjelma käyttää lähettäjän henkilörekisterin työsähköpostia.

Hallintakeskuksen kautta pääkäyttäjä voi määritellä koko Lemonsoft-instanssia koskevan Smpt-palvelimen osoitteen. Mikäli instanssissa on kuitenkin useampia yrityksiä, voidaan yritys- tai toimipaikkakohtaisesti määritellä myös hallintakeskuksen asetusta voimakkaampi smtp-osoite yritystietoihin. (Smtp-osoite asetetaan palvelinkoneen verkontarjoajan mukaan).

Lomakkeen alaosa -välilehteä voit hyödyntää raporttiräätälöinneissä. Välilehdellä olevat tiedot eivät tulostu vakioraporteille.

Intrastat-välilehdellä voit syöttää Intrastat-raporteille tulevia tietoja. Lisää Intrastat-palvelupiste, ja jos käytät asiamiestä, lisää myös Asiamies-tiedot. Palvelupisteen ja asiamiehen tietojen säännöt kannattaa varmistaa tullista (yleensä asiamiehen täydellinen nimi, osoite ja yritystunnus maatunnuksineen).

Huomiot-välilehdelle voit kirjoittaa toimipaikkakohtaisia huomioita.

Rahoitusyhtiö-välilehdelle määrittelet rahoitusyhtiön tiedot.

Työskenteleminen useassa toimipaikassa

Henkilön on mahdollista työskennellä myös useammassa toimipaikassa. Mikäli henkilö vaihtelee usein toimipistettä, jossa hän työskentelee, kannattaa henkilö liittää useaan toimipaikkaan.

Tämän teet avaamalla Henkilöstöhallinto Henkilörekisteri-näytön ja valitsemalla Toimipaikka-kohdasta …-toiminnon.

Toiminto avaa valikon, josta näet perustetut toimipaikat ja voit valita niistä useamman.

Kun olet valinnut henkilölle useampia toimipaikkoja, ohjelma kysyy käynnistettäessä mihin toimipaikkaan henkilö haluaa itsensä liittää.

Valinnan jälkeen toimipaikkaan liitetyt tiedot tulevat automaattisesti esim. lomakkeille.