Vuokraustoiminnallisuus
Vuokraustoiminnallisuudella voit vuokrata nimikerekisteriin perustamiasi nimikkeitä ja laskuttaa vuokraa hinnaston hinnoilla. Vuokraa voidaan periä viisi päivää tai seitsemän päivää viikossa ja hinnoittelun voit tehdä hinnastoilla. Laskutuskeskuksessa voit laskuttaa pitkäaikaisissa vuokrissa vuokraa, vaikka kerran kuukaudessa, tai kun osa nimikkeistä palaa vuokrauksesta. Toiminnon käyttäminen vaatii WRV-lisenssin.
Käyttöönotto
Lisää Asetukset | Numerosarjat-näytöllä vuokrausta varten uusi myyntitilauslaji (esim. nimellä Vuokraus) ja valitse Lajin tarkenne -arvoksi Vuokraus.
Määrittele lajille numerosarja (Nykyinen numero -kenttään) siten, etteivät vuokraustilausnumerot mene päällekkäin muiden myyntitilauslajien numerosarjojen kanssa.
Tuotteen tiedot
Perusta vuokrattavat tuotteet nimikerekisteriin ja täytä nimikkeen perustiedot. Lisää vuokrattavien tuotteiden ominaisuuksiin, onko tuote vuokratuote 5 pv vai vuokratuote 7 pv.
Hinnoittelu
Lisää vuokrattaville tuotteille hinta nimikerekisterin Ohjehinta-kenttään. Jos haluat vuokrahinnoista asiakaskohtaisia, lisää vuokrahinnastoihin hinnat Hinnastot-näytössä.
Mikäli vuokrattavia nimikkeitä jää palauttamatta (hajoaa/katoaa vuokralla ollessa), perusta niitä varten oma Vuokratuotteiden myynti -hinnasto.
Älä liitä Vuokratuotteiden myynti -hinnastoon Asiakkaat-välilehdellä asiakasta. Tällä tavalla ohjelma hakee oletuksena asiakkaalle aina vuokrahinnastosta hinnat, ja kun teet palauttamatta jääneistä tuotteista myyntitilauksen, valitse ennen tilausrivien syöttöä tilauksen hinnastoksi Vuokratuotteiden myynti -hinnasto ja lisää tilaukselle rikkoutuneet/palauttamatta jääneiden tuotteiden määrät.
Vuokraustoiminnolla on tuki myös sarjannumeroseurannalle.
Vuokrauksen käyttö
Vuokratilausrivin tiedot
Valitse Myyntitilausriville Vuokraus-tyylitiedosto. Sillä saat näkyviin vuokraukseen liittyvät sarakkeet. Voit käyttää tilauksella ja riveillä myös projektia, projektivaihetta ja kustannuspaikkaa. Ohjelma ei tue projektin Laskutus-välilehden Laskutustyyppi-arvoa Maksupostit.
Luo uusi myyntitilaus perustamaasi Vuokraus-lajiin ja lisää vuokrattavat tuotteet tilaukselle.
Tuotekeskus-näytön Tilauskanta-välilehdellä on Vuokraus-välilehti (näkyy WRV-lisenssillä). Vuokraus-välilehdeltä ja sieltä avattavassa Päiväkohtainen saatavuus -näytöstä näet tuotteen kumulatiivisen saatavuuden valitsemaltasi aikaväliltä ja varastopaikalta. Lue lisää hakusanalla Tilauskanta-välilehti.
Merkitse Toimituspvm-tieto tuotteen vuokrauksen alkamispäivämäärä. Merkitse riville myös Palautuspvm-tieto, joka on tuotteen suunniteltu palautusaika, ja toimita tilaus.
Jos tallennat Merkki-kenttään pp.kk.vvvv-muodossa päivämäärän, ohjelma asettaa sen Palautuspäivä-dialogin arvoksi.
Ohjelma laskee vuokra-ajan päivinä Kesto-sarakkeeseen aina, kun muokkaat rivin Toimituspvm- tai Palautuspvm-tietoa.
Lemonsoftin vuokraustoiminnallisuudessa oletettu lyhin vuokra-aika on päivä. Ohjelma ei osaa käsitellä yhden päivän sisällä (alle 24 h) olevia vuokrauksia.
Vuokraustoiminnallisuuteen liittyviä Toimintokeskus-asetuksia
Asetus | Selite |
ROW_AMOUNT | Rivimäärien käsittely. Oletusarvolla 0 määrä on määrä1*määrä2. Arvolla 1 määrä2-kenttää ei huomioida. Arvolla 2 määrä1-kenttää ei huomioida, mikäli määrä2 on annettu. |
USEAMOUNT2 | 0=ei käytössä, 1= (Oletus) varastopäivitykset määrä * määrä2. |
ROW_AMOUNT-asetuksen arvo täytyy olla 0 vuokraustoiminnallisuutta käytettäessä (muutoin määrät eivät toimi oikein).
USEAMOUNT2-asetuksen arvo täytyy olla 0, vuokraustoiminnallisuuden ollessa käytössä käyttäjälle, joka luo vuokratilauksia (muilla arvoilla varastosaldot menee väärin).
Esimerkki
Toimintokeskuksessa on kaksi riviä, joilla molemmilla USEAMOUNT2-asetus. Ensimmäisellä rivillä USEAMOUNT2-asetuksen arvo on 1 ja ja henkilönumero on 0. Toisella rivillä asetuksen arvo on 0 ja henkilönumero on 5. Tällöin USEAMOUNT2 asetus on voimassa kaikille muilla käyttäjille paitsi käyttäjälle, jonka henkilönumero on 5 (esim. henkilö, joka luo vuokratilauksia).
Lue myös hakusanalla Mitat-kentän käsittely.
Vuokratilauksen toimittaminen
Toimita tilauspositio aina kerralla kokonaan. Vuokraustoiminnallisuus ei tue yhden rivin toimittamista useaan kertaan. Eli jos VuokraKarry-nimikettä toimitetaan asiakkaalle maanantaina ja keskiviikkona, lisää VuokraKarry-nimike kahdelle eri riville ja toimita toinen maanantaille ja toinen keskiviikolle.
Laskuttamisen onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää, että toimitat tilauksen oikealla Toimituspäivä-tiedolla, koska se on vuokra-ajan aloituspäivä.
Tulosta Tilausvahvistus-näytöstä Tilausvahvistus, vuokraus -raportti (sales_confirm_rent.rpt) tai dynaamisissa raporteissa Vuokratosite-raportti.
Toimituspäivä-tietoa et voi muuttaa jälkikäteen muuten kuin perumalla toimituksen ja toimittamalla uudelleen. Ei riitä, että myyntitilausrivillä on oikea Toimituspvm-arvo.
Laskuttaminen ennen vuokrauksesta palauttamisesta
Jos tuotteet ovat vuokralla pitkän aikaa, voit laskutuskeskuksesta laskuttaa vuokraa vuokrallaoloaikana ilman, että palautat tuotteita vuokralta.
Jatkoa yllä olevalle Vuokratilauksen toimittaminen -esimerkille.
Vuokralaskutus-otsikon alta on virkistyksen jälkeen valittu tilaus 60108.
Laskuttaminen päivittää myyntitilauksen rivillä olevaa Laskutettupvm-kenttää. Seuraavan kerran, kun laskutat samaa tilausta, ohjelma jatkaa laskuttamista edellisestä laskutuspäivästä eteenpäin. Tällä tavalla voit laskuttaa palauttamattomat tuotteet itse valitsemallasi aikavälillä (esim. kerran viikossa tai joka kuukausi).
Palautus
Myyntitilauksen Numero-tilannekohtaisen valikon Palautus-toiminnolla ohjelma avaa Tuotteiden palautus -näytön, jossa voit palauttaa tilauksen tuotteet osittain tai kokonaan takaisin varastoon Palauta merkityt- tai Kuittaa kaikki palautetuksi -toiminnoilla. Samalla voit laskuttaa, tai loppulaskuttaa tilauksen.
Mikäli vuokralla olevia tuotteita jäisi palauttamatta tai menisi rikki vuokrausaikana, tee vuokrauksen päätyttyä aina palautus kaikista tuotteista täysillä kappalemäärillä. Näin ohjelma osaa laskuttaa kaikki vuokralla olleet tuotteet koko vuokrallaoloajalta.
Jos haluat laskuttaa palauttamatta jääneet/rikkoutuneet tuotteet, luo uusi myyntitilaus normaaliin myyntitilauslajiin ja valitse halutessasi myymiseen tarkoitettu hinnasto. Lisää tämän jälkeen tilaukselle palauttamatta jääneet/rikkoutuneet tuotteet ja toimita tilaus normaalisti. Taloushallinto Laskutuskeskus-toiminnolla voit muodostaa koontilaskun, jolloin laskutat samalla laskulla sekä vuokraus- että rikkoutuneet tuotteet, kuten ao. kuvassa.
Palautus vaatii erityistä huolellisuutta, koska et voi perua palautusta.
Avaa myyntitilauksen tilannekohtaisesta valikosta Palautus-toiminto.
Varmista, että Tilaukset-listassa valitset oikean tilauksen palautettavaksi. Hae kaikki vuokratilaukset -toiminto näyttää kaikki vuokralla olevat tilaukset.
Et voi palauttaa tuotteita vuokralta, tai laskuttaa vuokraa, jos et ole toimittanut tilausta.
Tilauksen toimitusta ei saa perua, jos rivi on toimitettu ja palautettu.
Vuokralta palauttamiseen on useita eri vaihtoehtoja. Alla muutamia esimerkkejä.
kaikki tilauksen positiot palautuvat vuokrauksesta kerralla
osa positioista palautuu vuokrauksesta täysinä määrinä, osa jää vuokralle
positioista palautuu vain osa vuokratusta määrästä, osa jää vuokralle
Kaikki tilauksen positiot palautuvat vuokrauksesta kerralla
Merkitse Päiväys-kenttään palautuspäivämäärä. Mikäli kaikki tuotteet palautetaan, valitse Kuittaa kaikki palautetuksi.
Ohjelma lisää vuokrallaolopäivät uudelle laskulle edellisestä laskutuksesta kuluvaan päivämäärään.
Vuokran laskukaava laskutettavien päivien määrälle | ||||
Palautetulle määrälle | ||||
Tilauksen Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvo | miinus | Tuotteiden Palautus-näytön Päiväys-arvo | = | laskutettavien päivien määrä |
Jos vuokraa on laskutettu laskutuskeskuksesta jo aiemmin, ohjelma korvaa yllä olevissa kaavoissa Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvon myyntitilausrivin Laskutettupvm-arvolla. | ||||
Kun palautat ja laskutat ”loput” tilauksesta niin
| ||||
Tilausta 60108 on laskutettu viimeksi 31.8. ja tuotteet palautuvat vuokralta 11.9.
Kaikki tilauksen nimikkeet ovat palautuneet vuokralta ja lasku on muodostettu.
Osa positioista palautuu vuokrauksesta täysinä määrinä
Mikäli vain osa vuokratuista positioista palautuu vuokralta (täysillä määrillä), merkitse Palautus-sarakkeeseen palautettava määrä, jonka jälkeen Palauta merkityt -toiminto.
Ohjelma palauttaa rivin nimikkeet ja laskuttaa rivien vuokrat Tuotteiden palautus -näytön Päiväys-päivämäärään asti. Ohjelma laskuttaa myös positiot, jotka jäävät vielä vuokralle.
Kun tilauksen toinenkin positio palautetaan 11.9., lasku muodostuu vain palautettavista positioista edellisestä laskutuspäivästä palautuspäivään asti.
Kun yllä olevassa esimerkissä palautetaan Pos2, muodostuu VuokraKarry-nimikkeestä lasku yhdeltätoista päivältä (1.9.-11.9.).
Laskukaava laskutettavien päivien määrälle | ||||
Palautetulle määrälle | ||||
Tilauksen Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvo | miinus | Tuotteiden Palautus-näytön Päiväys-arvo | = | laskutettavien päivien määrä |
Vuokralle jäävälle määrälle | ||||
Tilauksen Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvo | miinus | Laskuta Myyntitilaukset-näytön Laskun pvm -arvo | = | laskutettavien päivien määrä |
Jos vuokraa on laskutettu laskutuskeskuksesta jo aiemmin, ohjelma korvaa yllä olevissa kaavoissa Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvon myyntitilausrivin Laskutettupvm-arvolla. | ||||
Kun palautat ja laskutat ”loput” tilauksesta niin
| ||||
Positioista palautuu vain osa vuokratusta määrästä
Mikäli vain osa vuokratuista tuotteista palautuu, merkitse Palautus-sarakkeeseen palautettava määrä ja valitse Palauta merkityt -toiminto.
Ohjelma kysyy Luodaanko palauttamatta jääneistä määristä uudet rivit?
Mikäli vastaat Luodaanko palauttamatta jääneistä määristä uudet rivit? -toimintoon Ei, ohjelma palauttaa tuotteet, mutta ei muodosta uusia riviä. Jos vastaat Kyllä, ohjelma palauttaa antamasi määrän positioista ja ehdottaa niiden laskuttamista. Lisäksi ohjelma lisää vuokralle jääneistä tuotteista uudet positiot jäljellä olevilla määrillä. Ohjelma kopioi alkuperäisiltä riveiltä toimituspäivän eli vuokrauksen alkamisaika kopioituu uusille riveille.
Toiminnon päätteeksi ohjelma ehdottaa vuokria laskutettavaksi.
Vuokran laskukaavat
Esimerkissä palautettu myyntitilauksella VuokTeli3M-nimikettä 1000 kpl ja VuokraKarry-nimikettä 1 kpl ja vuokralle jää VuokTeli3M-nimikettä 14 000 kpl ja VuokraKarry-nimiettä 3 kpl.
Laskukaava laskutettavien päivien määrälle | ||||
Palautetulle määrälle | ||||
Tilauksen Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvo | miinus | Tuotteiden Palautus-näytön Päiväys-arvo | = | laskutettavien päivien määrä |
Vuokralle jäävälle määrälle | ||||
Tilauksen Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvo | miinus | Laskuta Myyntitilaukset-näytön Laskun pvm -arvo | = | laskutettavien päivien määrä |
Jos vuokraa on laskutettu laskutuskeskuksesta jo aiemmin, ohjelma korvaa yllä olevissa kaavoissa Toimitukset-välilehdellä oleva toimituksen Pvm-arvon myyntitilausrivin Laskutettupvm-arvolla. | ||||
Kun palautat ja laskutat ”loput” tilauksesta niin
| ||||
Loppuun laskuttaminen tapahtuu samalla tavalla kuin aiemmissa esimerkeissä.
Muuta huomioitavaa vuokraustoiminnallisuudesta
Ohjelma lisää laskulle vuokrapäivien määrän Määrä2-kenttään. Jos vuokralaskua on tarve korjata, näet Määrä2-sarakkeen valitsemalla laskulle Tyylitiedosto-valinnaksi Neliöt.
Palautus tutkii myös toimituspäivän ja palautuspäivän kellonaikaa. Siitä syystä samana päivänä, mutta eri kellonaikoina toimitetuille riveille saattaa tulla eri Kesto-päivien määrä.
Mikäli palautus epäonnistuu varastosaldojen osalta, voit muokata myyntitilauksen Palautettu-saraketta manuaalisesti ja suorittaa palautuksen uudelleen (vaatii yleensä myös menossa/tulossa-laskennan).
Myyntitilauksen rivillä oleva Palautettu pvm kertoo koska tuote on oikeasti palautettu. Ohjelma täyttää tämän kentän, kun tuotteet palautetaan.
Laskutettupvm kertoo, mihin asti vuokrausta on laskutettu. Huomaa, että voit laskutuskeskuksessa laskuttaa toimitettua tilausta kesken vuokrausta.