Lemonsoft Tilaussanoma (LemonHub)
LemonHub Tilaussanoma on yritysten välillä tilaustietoja välittävä toiminto. Tarkoituksena on, ettei tilausrivejä ja tuoterakennetta tarvitse syöttää kuin yhden kerran. Tiedon välitys on tietyiltä osin kaksisuuntaista.
Toiminto nopeuttaa LemonHubiin rekisteröityneiden Lemonsoftia käyttävien yritysten välillä tilauksien lähettämisen, vastaanottamisen, muutosten päivittämisen ja vahvistamisen.
LemonHub Tilaussanoma -toiminnoilla voit yhdellä klikkauksella lähettää ostotilaukset toimittajalle myyntitilaukseksi. Toimittaja saa luettua LemonHubiin lähettämäsi ostotilaukset myyntitilauksiksi niin ikään yhdellä klikkauksella. Ohjelma osaa siirtää myös työnumeroon sidotun tuoterakenteen, rakenteen-, sekä hinnanmuutokset ja tilauksen vahvistaminen onnistuvat myös.
Toiminto ei tue myyntitilauksen lähettämistä ostotilaukseksi.
Vinkki: Voit laajentaa toimintoa asettamalla ohjelman synkronoimaan Lemonsoftisi tarjous-, myyntitilaus- ja ostotilausketjun. UPDATEOFFERORDERS-asetuksella voit ohjata Lemonsoftin päivittämään luomasi tarjousrivien (myös tuoterakenteen) muutokset tarjouksesta luomallesi myyntitilaukselle ja myyntitilauksesta luomallesi ostotilaukselle.
Käyttöönotto
Mikäli et ole vielä LemonHub-käyttäjä, rekisteröidy ensin LemonHub-käyttäjäksi. Rekisteröitymisen jälkeen voit ottaa käyttöön LemonHub-palveluita.
Jos yrityksen käytössä on jokin toinen LemonHub-palvelu, ei rekisteröitymistä tarvita. Ota Tilaussanomien lähetys- ja Tilaussanomien vastaanotto -toiminnot käyttöön Yritystiedot-näytön LemonHub-toiminnolla avautuvan näytön Palvelut-välilehden Tilaussanoma-otsikon alta.
Toimintokeskus
Asetus | Selite |
HUBORDERSTRUCTURE | Tuoterakenne LemonHub tilaussanomiin? 0 = Ei, 1 = Kyllä Arvolla 1 ohjelma lisää ostotilaussanomaan myös tuoterakenteen eli ohjelma siirtää ja/tai päivittää ostotilauksella olevan tuoterakenteen LemonHubin välityksellä toimittavan yrityksen myyntitilaukselle. Eli sen yrityksen täytyy valita HUBORDERSTRUCTURE-asetuksen arvo, joka muodostaa ostotilaussanoman (se joka lukee ostotilaussanoman myyntitilaukseksi, ei voi sitä enää valita). Ostotilauksen tuoterakenne siirtyy vain, mikäli
Toimittavan yrityksen myyntitilaukselle ohjelma muodostaa uuden työnumeron tuotannon numerosarjoista. Toisin sanoen omalla ostotilauksella oleva työnumero ei ole sama kuin toimittavan yrityksen myyntitilauksen työnumero (ohjelma käyttää kohdistukseen Guid-kentää, eikä työnumerokenttää). Ohjelma siirtää tuoterakenteen ainoastaan ostotilaukselta => myyntitilaukselle. Ohjelma ei siirrä tai päivitä rakennetta takaisin myyntitilaukselta ostotilaukselle esimerkiksi tilausvahvistuksen yhteydessä. Työvaiheet eivät siirry rakenteen mukana. Ohjelma kuitenkin lisää työvaiheet, jotka ovat valmiiksi olemassa toimittajan tuoterakenteesta. |
HUBORDERSTRUCT_CODE | LemonHub Tilaussanomasta 0 = Tilaajan Tuotekoodi (Oletus) 1 = Toimittajan Tuotekoodi LemonHub-tilaussanoman vastaanottajaa varten on HUBORDERSTRUCT_CODE-asetus, jolla voit valita kummalla tuotekoodilla luet ostotilauksen myyntitilaukseksi. Jos myyjäyritys käyttää LemonHub-tuotesanoman sisään luvussa HUBNEWPRODUCTCODE-asetuksen arvoa 1, ohjelma generoi uudet tuotekoodit. Kun lähetät ostotilauksen valmistajayritykselle valmistettavaksi, ohjelma lähettää tilaussanomassa sekä myyjäyrityksen (tilausrivin), että valmistajayrityksen (toimittajan) tuotekoodit. PRODUCT_SEARCH-asetuksen arvo täytyy olla 0. Koska tilausten sisään luvussa ohjelma etsii olemassa olevia nimikkeitä tilausriveiltä haulla, joka käyttää PRODUCT_SEARCH-asetusta. Jos tuotekoodit eivät täsmää keskenään yrityksissä (jos haluat generoida tuotekoodit tuotesanomien sisään luvun yhteydessä tms.), PRODUCT_SEARCH-arvolla 0, haku löytää toimittajan tuotekoodin perusteella nimikkeet, eikä perusta uusia nimikkeitä. |
Prosessi
Luo ostotilaus ja lähetä se LemonHubiin. Lähettäminen onnistuu, mikäli yrityksesi ja toimittajaksi valitsemasi yrityksen tiedot ovat määritetty oikein. LemonHub pitää huolen siitä, että et voi lähettää tilausta toimittajalle, joka ei käytä LemonHubia.
Ostotilauksen lähetys LemonHubiin vaatii, että oletusraportti on määritelty toimintokeskuksen kohdassa Järjestelmä Toimintokeskus Logistiikka Ostotilaukset Tulosta Tilaus (ID90001). Voit käyttää raporttina SSRS- tai Stimulsoft-raportia. Määrittele oletusraportti raporttityypin valinnan mukaan. Jos käytät SSRS-raporttia, anna raporttitiedoston nimi tiedostopäätteellä Oletusraportti-kenttään. Ohjelman vakioraportin raporttitiedostonnimi on Purchase_confirm.rdl. Jos käytät Stimulsoft-raporttia, valitse oletusraportti listalta. Lue lisää oletusraportin valinnasta ohjeesta Toimintokeskus ja raportit.
Toimittajan täytyy olla myös aktiivinen LemonHubin käyttäjä, toimittajan täytyy käydä hakemassa LemonHubista tulevat tilaukset. Kun toimittaja on noutanut tiedot LemonHub-tietokannasta omaan tietokantaansa, hän näkee listan uusista tilauksista ja niissä olevista tilausriveistä. Toimittaja kirjaa LemonHub tilauksen, jolloin ohjelma muodostaa siitä myyntitilauksen toimittajan tietokantaan.
Voit päivittää tilausrivejä (lisätä, poistaa, muuttaa nimikkeitä ja tuoterakenteita) ja lähettää LemonHubin kautta päivityksen toimittajalle.
Toimittaja voi vahvistaa myyntitilauksen tulostamalla tilausvahvistuksen ja sen jälkeen lähettämällä tilausvahvistuksen LemonHubiin, josta sinä voit noutaa sen ja kirjata tilauksen vahvistetuksi.
Tilausvahvistuksen lähetys LemonHubiin vaatii, että oletusraportti on määritelty toimintokeskuksen kohdassa Järjestelmä Toimintokeskus Logistiikka Myyntitilaukset Tulosta Tilausvahvistus (ID80001.) Voit käyttää raporttina SSRS- tai Stimulsoft-raportia. Määrittele oletusraportti raporttityypin valinnan mukaan. Jos käytät SSRS-raporttia, anna raporttitiedoston nimi tiedostopäätteellä Oletusraportti-kenttään. Ohjelman vakioraportin raporttitiedostonnimi on Sales_confirm.rdl. Jos käytät Stimulsoft-raporttia, valitse oletusraportti listalta. Lue lisää oletusraportin valinnasta ohjeesta Toimintokeskus ja raportit.
Kun toimittaja toimittaa tilauksen, ohjelma lähettää tilaajan Ostaja-henkilölle Lemonsoft-viestin toimituksesta.
Esimerkki
Toiminnossa voi laajimmillaan käyttää tuoterakenteita ja ketju voi alkaa tarjouksesta, edetä siitä myyntitilauksesi ja ostotilaukseksi kuten alla esimerkissä on kuvattu.
Harjoitus Oy luo tarjouksen loppuasiakkaalle, asiakas hyväksyy tarjouksen ja Harjoitus Oy siirtää tarjouksen myyntitilaukseksi.
Harjoitus Oy:n täytyy ostaa nimike Rautalumiini Oy:ltä eli Harjoitus Oy luo myyntitilauksen toimintokohtaisesta valikosta ostotilauksen Rautalumiini Oy:lle.
Harjoitus Oy valitsee ja lähettää ostotilauksen LemonHubiin LemonHub Tilaukset -näytön Lähetä valitut -toiminnolla.
Rautalumiini Oy hakee uudet tilaukset Hae uudet -toiminnolla, jonka jälkeen ohjelma näyttää tilauksen Saapuvat myyntitilaukset -otsikon alla.
Rautalumiini Oy valitsee ja Kirjaa valitut -toiminnolla luo uuden myyntitilauksen.
Rautalumiini Oy vahvistaa tilauksen (vahvistuksen voi siirtää LemonHubin kautta Harjoitus Oy:lle ks. kuva) ja toimittaa sen (voit lähettää toimituksestakin viestin LemonHubin kautta). Kun tuotteet saapuvat, Harjoitus Oy saavuttaa ostotilauksen, jonka jälkeen Harjoitus Oy voi toimittaa oman myyntitilauksensa loppuasiakkaalle.
Käyttö
Varmista toimittajalta, että hän käyttää LemonHubista Tilaussanomat-toimintoja. Varmista että toimittajakortilla on asiakaskortistossa Y-tunnus ilman maatunnusta (eli muodossa 0000000-0) ja täytä myös osastotunnus (pyydä osastotunnus toimittajalta, Osastotunnus-kenttä on asiakasrekisterissä Y-tunnuksen oikealla puolella), ohjelma olettaa osastotunnukseksi 01. Ilmoita toimittajalle oma Y-tunnus ja osastotunnus (näet ne Yritystiedot-näytön LemonHub-toiminnolla avautuvasta näytöstä).
Luo toimittajalle ostotilaus ja lisää tilausrivit (voit lisätä myös tuoterakenteen, ks. Johdanto).
Ostotilauksen lähettäminen ja päivittäminen toimittajalle
Voit lähettää tilauksen LemonHubiin suoraan ostotilauksen toimintokohtaisesta valikosta Lähetä LemonHubiin -toiminnolla.
Voit lähettää tilaukset myös keskitetysti Ostotilauskeskus- tai Myyntitilauskeskus-näytön Tiedosto LemonHub Tilaukset -näytöstä LemonHubiin. Ohjelma näyttää lähtevän ostotilauksesi Lähtevät ostotilaukset -kohdassa. Valitsemalla ostotilauksen näet tilauksesta rivitiedot ja tilauksen esikatselun pdf-muodossa. Lähetä valitut -toiminnolla tilaus siirtyy LemonHub-tietokantaan ja ohjelma vahvistaa lähetyksen onnistumisen.
Toimittaja voi nyt noutaa LemonHub Tilaukset -näytön Hae uudet -toiminnolla uudet tilaukset LemonHubista. Lähettämäsi ostotilaus näkyy toimittajalle Saapuvat myyntitilaukset -kohdassa. Kirjaa valitut -toiminnolla ohjelma pyytää myyntitilauslajin ja OK-toiminnolla ohjelma muodostaa uuden myyntitilauksen valitsemaasi lajiin. Uuden myyntitilauksen Tilausnumeronne-kenttään ohjelma lisää lähettämäsi ostotilauksen numeron automaattisesti.
Kun kirjaat LemonHub Tilaukset -näytöstä ostotilauksen myyntitilaukseksi, ohjelma etsii materiaalien vaihekohdistuksia ensin vakiorakenteesta. Mikäli siellä ei ole varaavaa vaihetta, ohjelma tutkii löytyykö vakiotyövaihe, jolla on Varaa materiaali -valinta.
Jos sama ostotilaus tulee listaan uudelleen (eli sitä on muutettu ja lähetetty uudelleen), ja olet kuitenkin manuaalisesti tehnyt jo kaikki (ja enemmänkin) muutoksia, voit Merkitse käsitellyksi -toiminnolla piilottaa Vahvistettu-tilassa olevan tilauksen (eli jos olet muuttanut vahvistetun tilauksen manuaalisesti, etkä halua palauttaa sitä Kirjattu-tilaan ja lukea hubista uudelleen päälle).
Myyntitilauksen yläosan tiedoista Toimitus-asiakkaan tiedot siirtyvät LemonHub-aineistossa tekstinä (eli ostotilauksen Toimitus-toimipaikan vaihto onnistuu).
Uuden myyntitilauksen yläosan tiedot
Myyntitilauksen kenttään | Ostotilauksen kentästä |
Toimituspvm |
|
Tilausnumero | Ostotilauksen Tilausnumero siirtyy myyntitilauksen Tilausnumeronne-kenttään, ja kun myyntitilausvahvistuksen sisään luku kopioi ostotilauksen Merkki-kenttään myyntitilausnumeron |
Viitteenne | Viitteemme |
Valuuttakoodi | Valuuttakoodi |
Toimitustieto | Toimitustieto |
Viesti | Viesti (Muut tiedot -välilehdeltä) |
Kuvaus | Kuvaus |
Laskutusasiakas | Ohjelma hakee asiakasrekisteristä |
Toimitusasiakas | Ohjelma hakee asiakasrekisteristä |
Asiakastiedot ohjelma hakee asiakasrekisteristä muilta osin, mutta sanomalla tulevista tiedoista on asiakasrekisteriä vahvempina:
Nimi1 | Nimi1 |
Nimi2 | Nimi2 |
Osoite1 | Osoite1 |
Osoite1 | Osoite1 |
Osoite2 | Osoite2 |
Osoite3 | Osoite3 |
Maa | Maa |
Yhteyshenkilö | Yhteyshenkilö |
Tilauksen muutos ja tilausvahvistus päivittävät yläosan tiedoista ainoastaan:
|
|
Toimituspvm | Toimituspvm |
Mikäli tilaus on kokonaan uusi, rivien väri on valkoinen. Jos tilaus on kirjattu järjestelmään, ja rivi on uusi, rivin väri on vihreä. Mikäli tilaus on järjestelmässä, ja rivi löytyy järjestelmästä poikkeavin tiedoin, rivin väri on keltainen, ja rivillä muuttuneiden solujen väri punainen. Rivit, joihin ei tule muutosta, ovat valkoisia.
Ohjelma perustaa puuttuvat nimikkeet tilauksen sisään lukemisen yhteydessä (myös rakenteen osat, jos rakenteen tuonti on käytössä).
Ennen kuin toimittaja vahvistaa tilauksen sinulle, voit päivittää ostotilauksen riviä (/rakennetta). Palauta ostotilaus ensin Kirjattu-tilaan ja lähetä päivitykset LemonHubin kautta toimittajalle. Voit lähettää tilauksen uudelleen myös ilman edellä mainittua tilamuutosta suoraan ostotilaukselta. Tilattu-tilassa olevan tilauksen voit lähettää hubiin ainoastaan ostotilauksen Numero-toimintokohtaisesta valikosta (ostotilauskeskuksen LemonHub Tilaukset -näytöstä et voi lähettää Tilattu-tilassa olevaa tilausta).
Rivitiedoista siirtyvät seuraavat tiedot (Uusi tilaus):
Ohjelma luo tilausriville yksilöllisen GUID-tiedon, jolla se osaa kohdistaa ostotilausrivin myyntitilausriviin.
|
|
Toimituspvm | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Positio | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Tuotekoodi | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Nimike | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Lisänimike | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Määrä | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
M2 | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Yksikkö | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
á-hinta | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Ale | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Ale2 | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Riviteksti | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Mitat | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Toimitustieto | sama kenttä ostotilauksella ja myyntitilauksella |
Tyyppi | (ohjelma ei näytä Tyyppi-tietoa LemonHub tilaukset -näytössä) |
Työnumero | Jos ostotilauksella on työnumero, ja tuoterakenne on asetettu siirtyväksi, ohjelma muodostaa myyntitilaukselle uuden työnumeron ja synkronoi rakenteen aina ostotilaukselta myyntitilaukselle. Ohjelma siirtää tuoterakenteen ainoastaan ostotilaukselta => myyntitilaukselle. Ohjelma ei siirrä rakennetta takaisin myyntitilaukselta ostotilaukselle esimerkiksi tilausvahvistuksen yhteydessä. |
Tilauksen muutos ja/tai vahvistus päivittää tilausriveiltä kaikki yllä listatut kentät
Kirjaa valitut -toiminto kysyy aina tilauksen Laji-tiedon. Mikäli kyseessä on olemassa olevan tilauksen päivittäminen, ohjelma ei kuitenkaan muuta olemassa olevan tilauksen lajia.
Mikäli toimittaja poistaa myyntitilauksen, ohjelma ei lähetä LemonHubiin viestiä, eli lähettäjälle ei tule viestiä tilauksen poistamisesta. Jos toimittaja poistaa vahingossa tilauksen, voit pyydettäessä lähettää sen uudelleen palauttamalla ostotilauksesi Kirjattu-tilaan ja lähettää sen uudelleen LemonHubiin, jonka jälkeen toimittaja voi hakea ja kirjata tilauksen uudelleen.
Toimittaja voi myös hylätä tilauksen valitsemalla LemonHub Tilaukset -näytössä tilauksen Hylkää valitut -toiminnolla. Ohjelma lähettää hylkäyksen LemonHub-tietokantaan, ja kun seuraavan kerran valitset Hae uudet -valinnan LemonHub Tilaukset -näytössä, ohjelma huomauttaa hylkäyksestä.
Tilauksen vahvistaminen
Toimittaja voi muuttaa tilauksen yläosan tiedoista Toimitusaika-tietoa ja tilausrivien tietoja ennen vahvistamista.
Hae uudet -toiminnolla tilausvahvistusviesti tulee näkyviin tilaajalle.
Kun luet Saapuvat ostotilausvahvistukset -otsikon alta viestit sisään, ohjelma käyttää nimikkeen haussa ensisijaisesti toimittajan tuotekoodia (jos ostotilausvahvistuksen lähettävä yritys käyttää HUBNEWPRODUCTCODE-asetuksen arvoa 1 eli on luonut uudet koodit nimikkeille).
Voitte edelleen jatkaa muutosten tekemistä ja lähettämistä molempiin suuntiin, mikäli palautat tilauksen(t) Kirjattu-tilaan.
Tilauksen toimittaminen
Kun toimittaja toimittaa myyntitilauksen, ohjelma lähettää automaattisesti LemonHubiin viestin toimituksesta.
Saavuta ostotilaus normaaliin tapaan, kun tuotteet saapuvat.
Tilauksen tapahtumahistoria
Ostotilauksen ja Myyntitilauksen Näytä Tietueen tapahtumat- ja Näytä Tapahtumat -näytöistä näet tilauksen tilojen muutokset.