Ostolaskut
Ostolaskujen osalta tulee miettiä, mikä on yritykselle paras tapa ohjata oikeat hyväksyjät/tarkastajat ostolaskulle. Mikäli hyväksyjällä tulee olla oikeus muokata ostolaskun eräpäivää hyväksynnässä, lisää käyttäjälle 15. Ylin johto -henkilöroolin (12.Hyväksyjä/tarkastaja- henkilöroolin lisäksi).
Ostolaskujen hyväksyjän hakujärjestys vahvimmasta heikoimpaan sääntöön on seuraava:
Ohjelma käy läpi alla olevan listan tarkistaakseen, ketkä henkilöt asetetaan ostolaskulle tarkastajiksi ja hyväksyjiksi. Kun ohjelma löytää ensimmäisen asetuksen joka on asetettu käyttöön, siirtyy ko. asetuksen hyväksyjät/tarkastajat ostolaskulle, ja sen jälkeen ohjelma lopettaa tutkinnan.
1.) Toimintokeskus Taloushallinto Ostoreskontra BUYERREF_CIRC -asetus.
Arvolla 0 (Oletus) ohjelma ei tutki BUYERREF_CIRC-asetusta
Arvolla 1 ohjelma tutkii verkkolaskuaineiston BuyerReferenceIdentifier-elementistä sähköpostiosoitteen. Mikäli sähköpostiosoite löytyy henkilörekisteristä, ja henkilöllä on 12.Hyväksyjä/Tarkastaja -henkilörooli, siirtyy ko. henkilö tarkastajaksi ostolaskulle. Tarkastajan nimetty Esimies, siirtyy ostolaskulle hyväksyjäksi. Mikäli henkilöllä ei ole esimiestä määriteltynä, hakee ohjelma toimintokeskuksen DEFAULT_PERSON-asetuksen hyväksyjän ostolaskulle.
Mikäli BuyerReferenceIdentifier-elementissä oleva sähköpostiosoite löytyy henkilörekisteristä, mutta henkilöllä ei ole 12.Hyväksyjä/Tarkastaja-henkilöroolia, ohjelma ei tuo henkilöä tarkastajaksi ostolaskulle.
2.) Projektinäytön Laskuta-välilehdellä oleva kierrätysjono. Kun verkkolasku luetaan sisään, käydään laskurivit läpi ja lisätään hyväksyjät/tarkastajat projektien kierrätysjonoilta.
3.) Järjestelmä Toimintokeskus Taloushallinto Ostolaskut APPROVAL_PP -asetus.
Arvolla 1 projektin projektipäällikkö tulee autom. tarkastajaksi.
Arvolla 2 projektin projektipäällikkö tulee autom. hyväksyjäksi.
4.) Toimittajalle annetut hyväksyjät ja tarkastajat. Asiakasrekisteri Ostoreskontra -välilehti.
5.) Toimittajalle määritelty kierrätysjono Asiakasrekisteri Ostoreskontra -välilehdellä.
6.) Hyväksyjät ja tarkastaja tulevat saman toimittajan edellisen ostolaskun perusteella, mikäli siellä on annettu hyväksyjä/tarkastaja.
7.) Toimintokeskuksen oletus hyväksyjä ja tarkastaja Järjestelmä Toimintokeskus Taloushallinto Ostolaskut DEFAULT_PERSON.
Toimintokeskuksen asetukset jotka vaikuttavat ostolaskujen hyväksyntään
Toimintokeskuksen asetus | Selite | Tarkennus |
|---|---|---|
AUTO_APPROVAL | Ostolaskujen automaattinen hyväksyntä (0=Ei, 1=Kyllä) | Aseta arvoksi 1 mikäli haluat ottaa ostolaskujen hyväksynnän käyttöön. |
DEFAULT_PERSON | Henkilö, joka oletuksena hyväksyy ostolaskut. | Arvo kohtaan annetaan henkilörekisterin henkilönumero. |
DEFAULT_CHECKER | Henkilö, joka oletuksena tarkastaa ostolaskut. | Arvo kohtaan annetaan henkilörekisterin henkilönumero. |
CHECKER_NEEDED | Ostolasku täytyy olla tarkastettu ennen kuin se voidaan hyväksyä. | Arvo 1, ostolasku siirtyy hyväksyjälle vasta kun tarkastaja on tarkastanut ostolaskun. Ostolaskut näkyvät Tulevat hyväksynnät listalla kunnes ne siirtyvät hyväksyjälle. |
CIRC_READY | Verkkolaskut/Ropo 24 laskut/Trustlaskut ovat kierrätyskelpoisia siirron jälkeen (1=Kyllä,0=ei) | Mikäli asetus on 0, tulee ostolaskulle laittaa manuaalisesti kierrätyskelpoinen valinta, esim. Ostolaskujen esikäsittely -toiminnossa. Vasta tämän jälkeen hyväksyjä(t) / tarkastaja(t) pääsevät tarkastelemaan ostolaskua. |
CIRCULATION_MESSAGE | Lähetä sisäinen viesti henkilöille, jotka kuuluvat kierrätyslistaan (1=kyllä, 0=ei) |
|
CIRCULATION_EMAIL | Lähetä sähköpostiviesti henkilöille, jotka kuuluvat kierrätyslistaan (1=kyllä, 0=ei) |
|
CIRCULATION_SMS | Lähetä tekstiviesti henkilöille, jotka kuuluvat kierrätyslistaan (1=kyllä, 0=ei) |
|
INVOICEROW_EDIT | Estä tarkastajan/hyväksyjän ostolaskurivien muokkaus (1=kyllä, 0=ei) |
|
INVOICEROW_EDIT_LOCK | Estä tarkastajan/hyväksyjän ostolaskurivien muokkaus, jos ostolasku siirretty kirjanpitoon (1=kyllä, 0=ei) |
|
CIRCULATION_MODE | Näytä vain kierrossa olevat ostolaskut (1=Kyllä,0=Kaikki) | Ostolaskut jolta puuttuu Kierrätyskelpoinen -valinta, ei näy hyväksyjän/tarkastajan listalla. |
PHASE_MANDATORY | Projektivaihe on pakollinen tieto, jos projekti on annettu ostolaskuriville (1=Kyllä,0=Ei) |
|
ACCOUNT_EDIT | Estä ostolaskurivin tilin muokkaaminen (1=Kyllä,0=Ei) |
|
BANKACCOUNT_ROLE | Henkilörooli, joka näkee yrityksen pankkitilien tiedot LemonOnlinen ostolaskujen hyväksynnässä. | Syötä Arvo-kenttään henkilöroolinumeron jolla on oikeus nähdä pankkitilien tiedot hyväksynnässä. |
CHECKER_CAN_REJECT | Ostolaskun tarkastaja voi hylätä ostolaskun (1=Kyllä, 0=ei) |
|
NEW_ROW_DIMENSIONS | Uuden ostolaskurivin dimensiot. 0=Dimensiotiedot toimittajan/lajin takaa (oletus). 1=Kopioi viimeiseltä ostolaskuriviltä. | Voit määritellä hakeeko ohjelma dimensiotiedot toimittajan/lajin takaa (tili,kp,lta) kun syötät uutta riviä, vai hakeeko ohjelma tiedot viimeiseltä ostolaskuriviltä. |
EDITPROJECT | Ostolaskun muokkauksessa näytetään ainoastaan aktiiviset projektit (1=kyllä, 0=ei) |
|
ONLY_APPROVED | 0=kaikki ostolaskut, 1=tuodaan vain hyväksytyt/maksussa/maksetut ostolaskut | Asetuksella voit määritellä mitkä ostolaskut siirretään kirjanpitoon. Arvo 1 siirtää ainoastaan Hyväksytty/Maksussa/Maksettu -tilassa olevat ostolaskut. |
Kierrätysjonot
Ostolaskuille on mahdollista määritellä kierrätysjonoja, jonka perusteella ohjelma lisää ostolaskulle hyväksyjät/tarkastajat. Kierrätysjonoja voit perustaa ostolaskujen päänäytön Hyväksyntä –välilehdellä Tallenna kierrätysjonosi -toiminnolla.
Kierrätysjonolle voit lisätä useita tarkastajia ja hyväksyjiä. Järjestys-sarakkeessa voit määritellä hyväksyntäjärjestyksen, jossa 0= ensimmäinen, 1= toinen jne. Huomaa kuitenkin, että et voi määritellä hyväksyjää tarkastajan edelle. Minimisumma –kenttään voit antaa summan, jonka ylittävät laskut halutaan vielä lisäksi laittaa tarkastettavaksi/hyväksyttäväksi tietylle henkilölle.
Kierrätysjono esimerkki:
Alla näet esimerkin, jossa toimintokeskuksen asetus CHECKER_NEEDED (Ostolasku täytyy olla tarkastettu, ennen kuin se voidaan hyväksyä), on aktivoituna. Kierrätysjonon järjestys on asetettu niin, että ensin tarkastaja Myyjä Perttu täytyy tarkastaa laskun. Tämän jälkeen lasku siirtyy Tiiminvetäjä Tertulle tarkastettavaksi. Tarkastuksien jälkeen ostolasku siirtyy hyväksyttäväksi Myyntijohtaja Johnille ja viimeisenä vielä hyväksyttäväksi Myyntijohtaja Erkille. Kun kierrätysjono on menty läpi, ostolasku siirtyy Hyväksytty-tilaan.
Viestit hyväksyttävistä ja tarkastettavista ostolaskuista automatisoinnilla
Taloushallinnon automatisoinnin avulla voit myös määritellä lähtemään sähköpostin hyväksyntää/tarkastusta odottavista ostolaskuista hyväksyjille/tarkastajille. Toiminto lähettää koontisähköpostin per yritys ajastukseen määriteltynä aikana kaikille hyväksyjille ja tarkastajille, joilla on hyväksymättömiä/tarkastamattomia ostolaskuja. Lue lisää ohjeesta: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/viestihyvksyttvisttarkastettavistaostolaskuista.htm
Ostolaskujen automaattihyväksyntä
Mikäli yrityksessä on kiinteitä ostosopimuksia, joita toimittaja laskuttaa toistuvasti samoilla tiedoilla, voit lisätä sopimukset Ostosopimukset-toimintoon ja hyödyntää ostolaskujen automaattisen hyväksynnän ja tiliöinnin. Ohjelma tarkistaa ostolaskun sisäänluvun yhteydessä löytyykö ostosopimus jonka kriteerit laskut täyttää. Mikäli ostosopimuksen tiedot täsmäävät ostolaskuun, kohdistaa ohjelma ostosopimuksen ostolaskulle. Toiminto vaatii WKV (Kassavirta ja ostosopimukset) -lisenssin.
Ostosopimukset-toiminnossa voit määritellä haluatko että ohjelma automaattisesti hyväksyy ostosopimukselle kohdistuvat ostolaskut tai että ostolaskut siirtyvät valmiiksi tiliöitynä vastuuhenkilölle tai kierrätysjonolle.
Ostosopimuksissa voit kertoa ohjelmalle, miten haluat että ostolaskurivit tiliöidään jos ostolaskurivillä on esimerkiksi tietty tuote tai selite. Ostosopimuksissa voit myös määritellä tiliöinnin dimensiotiedot (kustannuspaikka, projekti ja LTA).
Lue lisää ohjeesta Ostosopimukset.