Artikkelissa "Budjetointiprosessi tiivistettynä" olemme kuvanneet budjetointiprosessia yleisellä tasolla. Tässä artikkelissa neuvomme yksityiskohtaisemmin, miten aikaisempaa laadittua budjettia voidaan hyödyntää edellisen vuoden budjetin pohjana. Näin toimien säästetään valtavasti aikaa.
...
Kopio otetaan budjetin nimen perässä olevan "copy" painikkeen kautta, jolloin käyttäjälle aukeaa syöttöikkuna. Syöttöikkunassa budjetille annetaan nimi sekä valitaan, mitä kaikkea halutaan kopioida.
Kuva: budjetin kopioiminen
...
Alla olemme kuvanneet vielä erikseen mitä eri valinnat tarkoittavat
Kuva: budjetin kopioinnissa tehtävät valinnat sen suhteen, mitä kaikkea halutaan kopioida
...
Mikäli osabudjetit valitaan kopioitavaksi, aukeaa tämän alta vielä erillinen lisävalikko, jossa voidaan valita mitä kaikkea osabudjetteihin kopioidaan.
Kuva: osabudjetin kopiointiin liittyvät lisävalinnat näkyvät alimmalla rivillä
...
Alla olemme kuvanneet vielä erikseen mitä eri valinnat tarkoittavat kopioinnin yhteydessä.
Valittaessa vaihtoehto "kopioidaan kaikki data eli luvut" tulee huomata, että luvut eivät kopioidu vuodelta 2020 vuodelle 2021, vaan copy data -valita kopioi luvut ainoastaan samalle ajanjaksolle. Tämä koskee sekä varsinaista budjettia, että osabudjetteja kopioitaessa. Mikäli tarkoituksena on siirtää luvut seuraavalle kaudelle, tähän löytyy vinkkejä artikkelistamme täältä.
Yleisimmin kopioidessa budjetteja tässä tarkoituksessa, luotavaan kopioon sisällytetään budjetin rakenne sekä osabudjetit vyörytyssääntöjen ja tagien kanssa. Tämän jälkeen luotu kopio ilmestyy sille annetulla nimellä "Budgets" näkymään.
...
Mikäli tagit on kopioitu, on hyvä tarkastaa, että tagit ovat siirtyneet oikein ja raportoivat edelleen oikeita haluttuja asioita. Jos osabudjettia kopioitaessa tageja ei ole kopioitu, tulee huomata, että esimerkiksi kaavarivi, joka summaa tagien yhteenlaskettua summaa, ei laske enää oikein vaan tulee korjata.
Mieti myös onko jotain muuta muuttunut vuoden aikana? Onko jotain kuluja alettu kohdistaa eri kirjanpidon tileille siten, että jotain osabudjettien tiliohjauksia pitäisi muuttaa? Onko henkilöstön määrä muuttunut ja pitääkö henkilöstöbudjettia päivittää?
Lisätietoja
Mitä laskentavakiot ovat ja miten niitä käytetään?
Laskentavakiot ovat yksi budjetoinnin ja raportoinnin työkaluista
Budjettikohtaisten laskentavakioiden luominen ja päivittäminen
Mitä vyörytyssäännöt ovat ja mihin niitä käytetään?