Artikkelissa "Budjetointiprosessi tiivistettynä" olemme kuvanneet budjetointiprosessia yleisellä tasolla. Tässä artikkelissa neuvomme yksityiskohtaisemmin, miten aikaisempaa laadittua budjettia voidaan hyödyntää edellisen vuoden budjetin pohjana. Näin toimien säästetään valtavasti aikaa.

Budjetin kopioiminen

Vanhan olemassa olevan budjetin kopioiminen tapahtuu budgets -valikossa. Kopio kannattaa tehdä sellaisesta budjetista, missä budjetin rakenne osabudjetteineen on mahdollisimman samanlainen kuin uuden haluttavan budjetin rakenne.

Kopio otetaan budjetin nimen perässä olevan copy -painikkeen kautta, jolloin käyttäjälle aukeaa syöttöikkuna. Syöttöikkunassa budjetille annetaan nimi sekä valitaan, mitä kaikkea halutaan kopioida.

Alla olemme kuvanneet vielä erikseen mitä eri valinnat tarkoittavat:

• Copy user rights = kopioidaan budjetin käyttöoikeudet

• Copy sub budgets = kopioidaan osabudjetit

• Copy data = kopioidaan luvut

• Copy notes = kopioidaan muistiinpanot

Budjetin osabudjettien kopioiminen

Mikäli osabudjetit valitaan kopioitavaksi, aukeaa tämän alta vielä erillinen lisävalikko, jossa voidaan valita mitä kaikkea osabudjetteihin kopioidaan.

Alla olemme kuvanneet vielä erikseen mitä eri valinnat tarkoittavat kopioinnin yhteydessä:

• Include sub budget data = kopioidaan osabudjeteilla olevat luvut

• Include sub budget notes = kopioidaan osabudjeteilla olevat muistiinpanot

• Include sub budget rolling rules = kopioidaan osabudjeteilla olevat vyörytyssäännöt

• Include sub budget tags = kopioidaan osabudjeteilla olevat tagit

Yleisimmin kopioidessa budjetteja tässä tarkoituksessa, luotavaan kopioon sisällytetään budjetin rakenne sekä osabudjetit vyörytyssääntöjen ja tagien kanssa. Tämän jälkeen luotu kopio ilmestyy sille annetulla nimellä budgets -näkymään.

Kopioidun budjetin laskentavakioiden tarkastaminen

Tämän jälkeen budjettia voidaan alkaa työstämään. Ensimmäisenä kannattaa tarkastaa, onko budjetilla käytetty laskentavakioita ja/tai vyörytyssääntöjä, sillä nämä vaativat usein päivitystä vastaamaan uutta tilannetta.

Laskentavakioiden päivittäminen tapahtuu helposti laskentavakion arvoa päivittämällä, jolloin uusi arvo päivittyy automaattisesti sille asetettuna ajankohtana kaikkialle. Toiminnosta löytyy lisätietoja artikkelimme lopusta olevista linkeistä.

Kopioidun budjetin vyörytyssääntöjen tarkastaminen

Vyörytyssääntöjen kanssa tulee toimia siten, että muuttuneiden vyörytyssääntöjen osalta tulee luoda kokonaan uudet vyörytyssäännöt. Uudet vyörytyssäännöt käydään kiinnittämässä kaikkialle sinne, missä niitä on käytetty. Näin toimien vanhat budjetit raportoivat vanhojen vyörytyssääntöjen mukaisesti ja uusi budjetti uusien sääntöjen mukaisesti.

Kopioidun budjetin tagien tarkastaminen

Mikäli tagit on kopioitu, on hyvä tarkastaa, että tagit ovat siirtyneet oikein ja raportoivat edelleen oikeita haluttuja asioita. Jos osabudjettia kopioitaessa tageja ei ole kopioitu, tulee huomata, että esimerkiksi kaavarivi, joka summaa tagien yhteenlaskettua summaa, ei laske enää oikein vaan tulee korjata.

Lisätietoja

Mitä laskentavakiot ovat ja miten niitä käytetään?

Laskentavakiot ovat yksi budjetoinnin ja raportoinnin työkaluista

Budjettikohtaisten laskentavakioiden luominen ja päivittäminen

Mitä vyörytyssäännöt ovat ja mihin niitä käytetään?

Vyörytyssäännön luominen yrityksellle

Vyörytyssääntöjen käyttäminen budjetilla