Olemme aikaisemmassa artikkelissamme "operatiivisen datan tuominen osabudjetille" kuvanneet operatiivisen toteumadatan tuomista osabudjetille yleisellä tasolla. Tässä artikkelissa havainnollistamme asiaa esimerkin kautta.
...
Sisäänluvussa Finazillaan on syntynyt data group nimeltä "tuotemyynti tehtaittain", sekä lisäksi operatiiviset dimensiot "tehdas", "kategoria", "tuote" ja "myyjä". Näiden kunkin alla on siirtotiedoston mukaiset dimensiovaluet.
Kuva: operatiivisen datan siiirtotiedosto
...
Yritys on luonut budjetin vuodelle 2021. Budjetissa on oma osabudjetti, jossa budjetoidaan tehtaiden tuotemyyntiä. Osabudjetti on oheinen.
Kuva: yrityksen osabudjetti, jossa on kukin tehtaista omana hierarkisena rakenteenaan. Osabudjetin lopussa lasketaan tehtaiden myynnit yhteen.
...
Rivin tyypiksi (row type) on valittu "quantity", jolloin riville tuodaan aineiston quantity, joka voi olla mitä tahansa määrettä (kuten vaikkapa tunteja tai kappaleita). Data groupiksi valitaan "tuotemyynnit tehtaittain", koska kyseinen data on tuotu sillä data groupilla Finazillaan sisään. Operatiivinen dimensio on kyseisessä rivissä "holkki" sekä "tehdas 1", sillä riville halutaan tuoda tehtaan 1 myydyt holkit kappaleina.
Kuva: osabudjetin rivin asetukset
...
Vastaavat määrittelyt osabudjetin seuraavalla rivillä ovat oheiset. Edelleen osabudjetin row data type on quantity, data group on sama "tuotemyynnit tehtaittain" ja operatiivisissa dimensioissa on sama tehdas 1. Koska riville tuodaan kuitenkin mäntän myyntikappaleet, eikä holkkien, on toinen dimension arvo "mäntä".
Kuva: seuraavan osabudjetin rivin asetukset
...
Dataa tuotaessa valitaan ensin ajanjakso mistä dataa halutaan tuoda (from) ja mille ajanjaksolle se osabudjetilla tuodaan (to). Ajanjakson pitää olla yhtä pitkä; jos tuodaan dataa kuukausilta 1-4 (4kk), pitää ajanjakson mille tuodaan, olla myös 4kk mittainen.
Kuva: rivikohtainen import data -valikko ilman tehtyjä valintoja
...
Esimerkkitapauksessa valitaan tämän lisäksi data group sekä data type. Nämä kertovat mistä aineistosta tietoja tuodaan, ja tuodaanko aineiston quantity vai amount arvoja.
Kuva: esimerkin tapauksessa valitetaan data group, sekä quantity
Tuotavia lukuja voidaan "esikatsella" haluttaessa preview -painikkeen kautta (esimerkki alla)
Datan tuominen kerralla koko budjettiin import data -toiminnolla
Data voidaan tuoda koko osabudjetille kerralla, samalla logiikalla kuin balance budjetillakin. Tällöin tuonti tehdään yläosan työkalu -painikkeista. Näin datat saadaan tuotua kerralla kaikille riveille, missä on kohdistuksia.
Kuva: yläosan valikon import actuals -painike
Kuva: datan tuonti viimeistellään import data -painikkeella, jolloin luvut tulevat osabudjetille
...
Myös koko budjettiin kerralla tuotavia lukuja voidaan tarkastella preview -painikkeen kautta oheisesti
Kuva: tuotavien lukujen esikatselu
...
Tuodaanpa lukuja rivikohtaisesti tai kerralla koko budjettiin, tuonnin jälkeen luvut tulevat annettujen määreiden mukaisesti osabudjetille. Rivit käyttäytyvät tuonnin jälkeen tavallisen input -rivin tavoin, eli lukuja voidaan päivittää ja muuttaa.
Kuva: osabudjetti, kun sille on tuotu operatiivista dataa import data -toiminnon avulla
Osabudjetilla operatiivisessa toteumadatan tuonnissa luvut voidaan tuoda jollakin kertoimella, aivan kuten tavallisessa budjetissakin. Mikäli luvut halutaan tuoda budjetille 10% kasvulla, valitaan mulplier -kenttään arvoksi 1.1
Viemällä hiiren osabudjetin kaavarivin päälle, näyttää Finazilla, mitä kaavarivi laskee kaavassa.
