Olemme aikaisemmassa artikkelissamme "operatiivisen datan tuominen osabudjetille" kuvanneet operatiivisen toteumadatan tuomista osabudjetille yleisellä tasolla. Tässä artikkelissa havainnollistamme asiaa esimerkin kautta.

Taustaa

Yhtiöllä on neljä tehdasta; tehdas 1, tehdas 2, tehdas 3 ja tehdas 3. Tehtaissa valmistetaan tuotteita: mäntä, akseli, holkki ja ruuvi.

Tuotemyyntejä seurataan tehtaittain. Yritys on tuonut operatiivista dataa oheisella siirtotiedostolla sisään. Siirtotiedoston nimi on "tehtaiden myyntimäärät kappaleissa ja euroissa".

Sisään luvussa Finazillaan on syntynyt data group nimeltä "tehtaiden myyntimäärät kappaleissa ja euroissa", sekä lisäksi operatiiviset dimensiot "tehdas", "kategoria", "tuote" ja "myyjä". Näiden kunkin alla on siirtotiedoston mukaiset dimensiovaluet.

Open

Yritys on luonut budjetin vuodelle 2025. Budjetissa on oma osabudjetti, jossa budjetoidaan tehtaiden tuotemyyntiä. Osabudjetti on oheinen.

Open

Kuva: Yrityksen osabudjetti, jossa on kukin tehtaista omana hierarkisena rakenteenaan. Osabudjetin lopussa lasketaan tehtaan myynnit yhteen.

Osabudjetilla tehtävät määrittelyt ennen datan tuontia

Ennen import data -toimintoa kullekin osabudjetin riville käydään tekemässä row-type määrittely (eli tuodaanko kyseiselle riville amount vai quantity määre), transfer to data group valinta, sekä mahdollinen operatiivisen dimension kiinnitys.

Alla on yhdestä rivistä esimerkki. Kyseiselle riville halutaan tuoda holkkien myyntikappaleet tehdas 1 osalta.

Rivin tyypiksi (row type) on valittu "amount", jolloin riville tuodaan aineiston euromääräinen luku. Data groupiksi valitaan "tehtaiden myyntimäärät kappaleissa ja euroissa", koska kyseinen data on tuotu sillä data groupilla Finazillaan sisään. Operatiivinen dimensio on kyseisessä rivissä "holkki" sekä "tehdas 1", sillä riville halutaan tuoda tehtaan 1 myydyt holkit kappaleina. Tehdas 1 kiinnitys on tehty osabudjetin rakenteen ylimmälle riville (otsikkorivi tehdas 1), jolloin kohdistus valuu automaattisesti kaikille rakenteen alapuolisille riveille. Lapsiriveillä tällainen kohdistus esitetään kentässä “inherited operative values”, eli peritty kohdistus.

Vastaavat määrittelyt osabudjetin seuraavalla rivillä ovat oheiset. Edelleen osabudjetin row data type on amount, data group on sama ja perityssä dimensio -kohdistuksessa on sama tehdas 1. Koska riville tuodaan kuitenkin mäntän myyntikappaleet, eikä holkkien, on toinen dimension arvo "mäntä".

Kun osabudjetille lähdetään tuomaan dataa, voidaan data tuoda joko kerralla koko budjettiin tai tuoda se rivikohtaisesti, rivi kerrallaan. Esittelemme alla kummankin vaihtoehdon pääpiirteittäin.

Datan tuominen rivikohtaisesti import data -toiminnolla

Yksittäiselle riville voidaan tuoda dataa rivin asetuksista settings -valikon kautta. Toiminnon nimi on "import data".

Dataa tuotaessa valitaan ensin ajanjakso mistä dataa halutaan tuoda (from) ja mille ajanjaksolle se osabudjetilla tuodaan (to). Ajanjakson pitää olla yhtä pitkä; jos tuodaan dataa kuukausilta 1-4 (4kk), pitää ajanjakson mille tuodaan, olla myös 4kk mittainen.

Esimerkkitapauksessa valitaan tämän lisäksi data group sekä data type. Nämä kertovat mistä aineistosta tietoja tuodaan, ja tuodaanko aineiston quantity vai amount arvoja.

Datan tuominen kerralla koko budjettiin import data -toiminnolla

Data voidaan tuoda koko osabudjetille kerralla, samalla logiikalla kuin balance budjetillakin. Tällöin tuonti tehdään yläosan työkalu -painikkeista. Näin datat saadaan tuotua kerralla kaikille riveille, missä on kohdistuksia.

Dataa tuotaessa valintana on oletuksena kaikki, mutta data type -valinnalla voidaan valita, tuodaanko budjetille quantitya, amounttia vai molempia. Dimensions -filtterin takaa voidaan valita vaikka vain yksi haluttu dimension, joka saattaa silti esiintyä useammalla rivillä, ja se päivitetään kaikkialle kerralla. Samalla logiikalla voidaan myös valita vain 5, jotka päivitetään.

Myös koko budjettiin kerralla tuotavia lukuja voidaan tarkastella preview -painikkeen kautta oheisesti.

Tuodaanpa lukuja rivikohtaisesti tai kerralla koko budjettiin, tuonnin jälkeen luvut tulevat annettujen määreiden mukaisesti osabudjetille. Rivit käyttäytyvät tuonnin jälkeen tavallisen input -rivin tavoin, eli lukuja voidaan päivittää ja muuttaa.