...
Jos toteumadataa halutaan tuoda budjettiin siten, että tuodaan toteuma kerralla koko budjetille, tulee budjetilla mennä välilehdelle "all". Tuonnin logiikka on se, että dataa tuodaan vain sille välilehdelle, missä kulloinkin ollaan toimintoa tehtäessä.
Kuva: Kuvanmukaisessa väilehdessä "import balances" toisi toteumadataa vain "profit ja loss" näkymään. Jos valitaan välilehti "all", tuodaan data kaikille tileille
...
Tuontiin liittyvät painikkeet löytyvät budjetilta kahdesta eri paikasta, riippuen millä tasolla dataa halutaan tuoda. Rivikohtainen tuonti -painike löytyy rivin asetuksista kun taas yläosan painikkeella voidaan tuoda koko näkymään kerralla.
Kuva: vasen kuva on rivikohtaisen tai tiliryhmäkohtaisen toteumadatan tuomiseen. Oikeanpuoleinen kuva on budjetin yläosan työkalupalkista ja kyseisellä painikkeella tuodaan toteumadataa budjettiin kerralllaan
...
"Import balances" painikkeesta avautuu oheinen lomake riippumatta siitä, mistä valikosta tuonti aloitetaan.
Kuva: Toteumadatan tuomisen lomake
...
Luvut on myös mahdollista tuoda siten, että niiden kohdistusta siirretään dimension arvolta toiselle. Tätä olemme kuvanneet tarkemmin artikkelissamme täällä.
Kuva: dimensioihin liittyvät valinnat kuvattuna
...
Seuraavaksi määritellään kausi, jolta lukuja halutaan tuoda (from), sekä kausi, mihin lukuja tuodaan (to). Valikossa data source valitaan tuodaanko toteumaa (actuals) vai dataa toisesta budjetista. Oletusvalintana on aina toteumadata.
Kuva: Budjetille ollaan tuomassa koko tuloslaskelmaan" toteumadataa aikaväliltä 1/2023 -12/2023 dimensioittain
...
Kohdassa "import data transformation method" oleva oletusvalinta "import data as is" on nk. oletusvalinta, ja se tarkoittaa, että luvut tuodaan sellaisenaan.
Klikkaamalla valintojen jälkeen alaosan painiketta ”import”, luvut ilmestyvät budjetointinäkymän niille riveille, joille ne on valittu tuotavaksi. Lukuja voidaan myös esikatsella ennen tuontia preview -painikkeen kautta (ei käytettävissä tuonnissa, missä tuodaan data dimensioille eriteltynä)
Lukuja pystyy tuomaan pääbudjetille sekä osabudjeteille. Suositeltavaa on, että edellisen vuoden toteumalukuja tuotaessa ei tuoda lukuja koko budjettiin kerralla, vaan erä tai rivi tasolla. Mikäli tuot lukuja dimensioittain eriteltynä ja dimensioita ja/tai näiden arvoja on paljon, tuominen saattaa kestää jonkin aikaa.
Esimerkiksi liiketoiminnan muut kulut -tiliryhmä on usein selllainen, mihin halutaan tuoda edellisen vuoden toteumat ja arvioida kertoimen avulla kulujen kasvu. Import balance -toiminto toimii tässä hyvin yhdessä multiplier -ominaisuuden kanssa.