Jos yrityksesi käyttää Lemonsoft-tilitoimistoa ja olet vaihtamassa toiseen Lemonsoft-tilitoimistoon, sinun tulee huomioida muutamia asioita, jotta vaihdos onnistuu ja lopputulos on oikealainen.
Vaikka vaihdat tilitoimistoa, aiempi tilitoimistosi saattaa kuitenkin säilyttää dataasi arkistokäyttöä varten jonkin aikaa. Tämä saattaa olla kirjattuna tilitoimistosopimukseesi, joten tutustu sopimuksen sisältöön.
Yrityksen tiedot sijaitsevat tietokannassa, joka yksilöidään yrityksen nimen, Y-tunnuksen ja yksikkötunnuksen avulla. Jos aiempi tilitoimistosi jatkaa tietojesi säilyttämistä, yrityksen yksikkötunnus tulee vaihtaa niin, että yksilöinti toteutuu jatkossakin. Kahta identtistä y-tunnus/yksikkötunnus -yhdistelmää ei voi olla käytössä eri Lemonsoft-tilitoimistoissa.
Kun tilitoimistojen ympäristöt sijaitsevat Lemonsoft Alustapalveluissa, Lemonsoft huolehtii tietokantojen yksilöinneistä. Jos Lemonsoftia käytetään muissa ympäristöissä, ympäristöjen ylläpitäjien tulee huolehtia tietokantojen yksilöinneistä. Jos yksilöinnistä ei huolehdita, saattaa joissain tilanteissa aiempi tilitoimisto päästä näkemään myös uuden tilitoimiston ympäristössä olevan yrityksen tietoja.
Etenkin tilitoimistojen kesken tapahtuu asiakkuuksien siirtoja. Tällöin me tyypillisesti siirrämme asiakkaan tietokannan ympäristöstä toiseen. Tietokanta voi jäädä myös vanhalle tilitoimistolle, tosin tarvetta tähän ei pitäisi olla, koska data siirtyy kokonaisuudessaan uudelle tilitoimistolle. Tilitoimistojen omat käytännöt ja asiakkaiden kanssa tekemät sopimukset kuitenkin ohjaavat tätä.
Yrityksen y-tunnus + osasto on yksilöllinen tieto. Vaikka yritys voikin olla useassa eri ympäristössä, niin y-tunnuksen ja osaston tulee olla yksilöllisiä. Jos näin ei ole, niin yrityksen pääkäyttäjä näkee yrityksen kaikissa ympäristöissä, joissa yritys on.
Esimerkki miten asia voi mennä pieleen
...
Esimerkki siirrosta
Yritys Oy:n kirjanpito hoidetaan Tilitoimisto A:ssa ja pääkäyttäjä on Kalle A. Yritys Oy:n y-tunnus on 123456-7 ja osastotunnus yksikkötunnus 01. Yritys Oy päättää vaihtaa tilitoimistoa ja uusi tilitoimisto on Tilitoimisto B.
Asiakas eli Yritys Oy tekee meille tietokannan siirtopyynnön, jonka jälkeen Yritys Oy on uudessa ympäristössä ja pääkäyttäjäksi on vaihdettu Teppo B. Tästä aiheutuu kuitenkin yksi näkyvyys ongelma: Koska yritystiedot ovat yksilölliset, on yritys ohjelman mielestä kahdessa paikassa. Käyttäjähallinta esittää Tilitoimisto B:n Tepolle että Yritys Oy on myös Tilitoimisto A:n ympäristössä. Tällä haluamme kertoa Yritys Oy:lle missä hänen tietonsa ovat, mutta tässä tapauksessa yrittäjää ei asia kiinnosta kunhan kirjanpito vain tulee hoidetuksi.
Ja miten asia tehdään oikein?
Kun me siirrämme tiedot Tilitoimisto A:n ympäristöstä, niin me vaihdamme yrityksen osastotunnuksen yksikkötunnuksen seuraavaan vapaaseen. Yritys Oy on Tilitoimisto A:n ympäristössä edelleen y-tunnuksella 123456-7, mutta osastotunnus yksikkötunnus on 02.
Tilitoimisto B:n ympäristössä osastotunnukseksi yksikkötunnukseksi jää 01 ja pääkäyttäjäksi tulee Teppo B. Tilitoimisto A:n ympäristössä Yritys Oy on nyt yksilöllinen ja siellä pääkäyttäjänä on edelleen Kalle A.
...