Ennen käyttöönottoa
Käyttöönottosivustolle olemme koonnet asioita joita tulee miettiä ennen kuin lähdet tekemään järjestelmään asetuksia. Tutustu asioihin tästä Projektinhallinta ja resursointi
Lisenssit
OPH Projektinhallinta
OPRL Projektilaskutus
OPV Projektinäkymä
Projektinhallinnan ohjaustiedot
Kun olet pohtinut edellä mainittuja asioita tulee sinun luoda tiettyjä asioita järjestelmään näiden pohjalta, olemme alle koonneet käyttöönotossa tehtävät toimenpiteet.
Henkilörekisteri
Henkilöiden roolitus työtehtävän mukaan
Projektijohto
Projektijohto näkee kaiken projektiraportoinnin
Projektijohtohenkilöroolille näkyy kaikki projektit. Hänellä on oikeus poistaa projekti, vaikka siihen olisikin kohdistettu tapahtumia
Projektijohto roolilla saat muodostettua zip tiedoston projektille kohdistuneista ostolaskuista
Projektijohto saa muokata kaikkia projektille kohdistuneita työaikakirjauksia
Luonnollisesti käyttäjällä voi olla myös muita henkilörooleja, kuten ostolaskujen hyväksyjä/tarkastaja
Projektipäällikkö
Projektipäällikkö saa käyttöönsä projektin talousnäkymän kuten projektijohtokin
Asetuksilla on mahdollista ohjata, että projektipäällikkö näkee vain hallinnoimiensa projektien tiedot
Projektipäällikölle tulee asettaa myös projektiresurssi henkilörooli
Luonnollisesti käyttäjällä voi olla myös muita henkilörooleja, kuten ostolaskujen hyväksyjä/tarkastaja
Projektiresurssi
Projektiresurssi on projektin peruskäyttäjä.
Hän voi kohdistaa projektille esim. työaikakirjauksia
Projektiresussi mukaan hänelle kohdistettujen projektien perustiedot. Asetuksilla on mahdollista ohjata, että hän näkee vain ne projektit, joihin käyttäjä on kiinnitetty
Luonnollisesti käyttäjällä voi olla myös muita henkilörooleja, kuten leimauspääte
Henkilöiden omakustannushinta
Projektiin sisältyy yleensä henkilöiden tekemää työtä ja työtunnilla on jokin hinta. Otetaan esimerkki.
Henkilön tuntipalkka on 20€
Työnantajamaksujen osuus voidaan laskea tuntipalkan päälle kertoimella 1,6 => 32€
Omakustannushinta asetetaan henkilön apulukuun N4
Projektin toteumaksi asetetaan Työtunnit, joilloin raportoinnissa luetaan reaaliaikaisesti työaikakirjauksia projektin kustannuksiksi ko. hinnalla.
Työaika-asetus
Valitse henkilöille työaika-asetus. Työaika-asetuksessa määritellään esim. onko henkilö tuntipalkkainen vai kuukausipalkkainen, jolla on liukumat käytössä. Tarkemmat ohjeet työajan käsittelystä löydät henkilöstöhallinnon osiosta.
TVR
Voit hyödyntää työn hinnoittelussa Työn vaativuus ryhmittelyä. Jos käytössänne on SKOL tai muu ryhmittely, esim. tehtävänimike, perusta valintalistoilla TVR luokat. Valitse henkilölle luokittelutieto.
Nimikerekisteri
Varsinaisten tuotteiden lisäksi nimikerekisteriin perustetaan projektien näkökulmasta joitakin nimikkeitä, joita ovat mm. tuntityön laskutusnimikkeet. Esimerkkinä Asiantuntijatyö, joka koodiksi annetaan vaikkapa AS. Asiantuntijatyö merkitään Ei varastotuotteeksi. Sen yksikkö on h, joka on myyntiyksikkö. AS asetetaan myös työlaskutuksen oletusnimikkeeksi DEFAULT_CODE asetukseen. Asiantuntijatyö nimikkeen ominaisuudet ovat Työ ja Resurssi.
Työaikakirjauksen yhteydessä kirjattavat materiaalit merkitään perustettavalle ominaisuudelle esim. Tuntikirjauksen materiaali. Ominaisuuden numero asetetaan MATERIAL_ATTR_NRO asetuksen arvokenttään. Käyttäjä kirjaa tuntikirjauksen yhteydessä käyttämänsä materiaalit ja nämä voidaan ohjata laskutukseen.
Maksupostien laskutukseen tarvitset vähintään yhden nimikkeen esim. MP Maksuposti. Aseta perustetun maksupostin tuotekoodi PPCODE asetuksen arvokenttään.
Projektille voidaan kohdistaa myös hinnastoja varsinaisten tuotteiden osalta.
Työn hinnoittelu
Tuntilaskutusta varten tarvitset työhinnaston. Työhinnastoja voidaan hyödyntää monipuolisesti ja niitä voi olla useita käytössä.
Hinnaston rakenne muodostuu esimerkeistä tai näiden variaatioista.
Kaikki ko. vaihetta tekevät samaa työtä
Vaiheella on nimike ja nimikkeen hinta on työhinnastossa
Hinta muodostuu SKOL tai ammattiryhmäluokittelun mukaan
Henkilölle on asetettu henkilörekisteriin TVR luokka
TVR luokalle annetaan nimike ja hinta työhinnastoon
Hinta muodostuu kirjatun palkkalajin kautta
Tyypillinen esimerkki, että tuntipalkka ja ylityö hinnoitellaan erikseen
Aseta työhinnastoon nimike, palkkalaji ja hinta
Hinta määräytyy henkilöittäin
Aseta työhinnastoon nimike, henkilö ja hinta
Laskutus
Projektilaskutus kokoaan kaiken projektille kohdistuneen laskutusaineiston yhteen. Riittää, että laskuttajalla on ko. lisenssi. Projektilaskutus tuo projektille mm. laskutus- ja toimitusasiakkaan sekä laskutukseen liittyviä ohjaustietoja. Jotta nämä tiedot näkyvät myös muille kuin laskuttajalle, tulee OPRL_IN_USE olla arvolla 1.
Ostolaskujen kauttalaskutukseen on useita yritystason vaihtoehtoja:
ohjataanko laskulle ostolaskun kaikki rivit vai koontirivi
PPROWDATA arvolla 0 ryhmittää ostolaskurivit koontiriviksi laskulla
PPROWDATA arvolla 1 ohjaa kaikki ostolaskurivit laskuriveiksi
ostolaskujen ohjaus halutulle tuotekoodille
PPROWDATA arvolla 0, jolloin voit asettaa halutun tuotekoodin PPINVOICECODE asetuksen arvokenttään tai vaihtoehtoisesti antaa projektikohtaisesti kauttalaskutuksen tuotekoodin
toimittajan tiedot laskuriville ohjataan SUPPLIER_INFOROW arvolla 1
mahdollisen yleiskustannuksen asetat projekti- tai toimittajakohtaisesti projektilaskutus näytöllä
Työlaskutukseen liittyvät asetukset ovat:
COMPACTION kootaanko työaikakirjaukset projekteittain/vaiheittain arvolla 1 vai jokainen erikseen arvolla 0
WORKINFO arvolla 1 siirtää tuntkirjauksen tiedot laskuriville
WORKTIME arvolla 1 siirtää tuntkirjauksen kellonaikatiedot laskurville
WORKTIME_AS_ROWNOTE arvolla 1 siirtää materiaalikirjaukseen liittyvän työaikatiedon laskuriville
Malliprojektit
Projektimallien avulla uuden projektin perustaminen on helppoa. Malliprojektiin on asetettu kaikki vakioitu tieto.
Mallipohjaan asetat esimerkiksi:
projektin toteuma
suosittelemme toteumaksi Työtunnit
laskutustyyppi
asettamalla laskutustyypiksi Tuntilaskutettava, ohjautuu kaikille työaikakirjauksille automaattisesti Laskuta valinta
projektivaiheet (kts. alta esimerkki projektin vaiheistamisesta)
kuhunkin projektityyppiin liittyvät tyypilliset projektivaiheet ja niille tarvittavat tiedot esim. tuotekoodi
maksupostit
maksupostien lukumäärä voi olla vakioitu projektityypeittäin tai mallipohjat tehdään maksupostien lukumäärän mukaan
projektiryhmään voi lisätä halutut henkilöt jo valmiiksi
Projektin vaiheistaminen
Projekti kannattaa pilkkoa pienempiin vaiheisiin laskennan ja seurannan helpottamiseksi. Otetaan esimerkkinä yleinen projekti eli kiinteistön lämmitysjärjestelmän vaihto. Pilkotaan se osiin.
Lämmitysjärjestelmän vaihto
o Purkutyöt
o Koneet ja laitteet
o LVI-työt
o Sähköistys
o Käyttöönotto
Aikatauluttamalla, budjetoimalla ja resursoimalla kunkin vaiheen, projektisi edistymistä on helppo seurata. Vaiheistuksen avulla on myös helppo tarttua mahdollisiin poikkeamiin.
Työaikakirjaukset
Työaikakirjausten käyttöönotto kuvataan tarkemmin henkilöstöhallinnon osiossa. Projektien osalta on kuitenkin hyvä tehdä muutamia valintoja.
Projektien työaikakirjauksiin on useita vaihtoehtoja, joita voidaan käyttää myös rinnakkain:
LemonTime mobiilisovellus
työjono ja töiden kuittaus
reaaliaikainen leimaaminen
työaikakirjaukset
matkalasku
Online viikkotyöaikakirjauksilla on helppo kohdistaa tunnit projekteille vaikkapa työviikon päätteeksi
Online työaikakirjauksella saat kohdistettua projektitunnit vaikkapa sitä mukaa, kun työtehtävä valmistuu
Online leimauspäätteen avulla kirjaaminen tapahtuu reaaliaikaisesti sisään ja ulos leimausten avulla. Leimaus kohdistetaan halutulle projektille. Projektin vaihto tapahtuu ulos kirjauksen avulla.
Työaikakirjausten osalta on suositeltavaa sopia sisäinen rytmi, jotta kirjaukset ovat ajantasalla laskutukseen.
Työaikakirjausten osalta tehdään valinta kirjausten hyväksymisestä. Onko tarpeen, että esimies tarkastaa ja hyväksyy kirjaukset vai tapahtuuko se laskutuksen yhteydessä. Hyväksynnän otat tarvittaessa käyttöönasetuksella USE_APPROVAL arvolla 1.
Työaikakirjauksen näyttöä voit säätää PROJECTWORKTIME valinnalla. Asettamalla arvoksi 1, näytöstä esitetään yksinkertaistettu vaihtoehto. Jos käytössänne on resursointi, projektivaiheiden näkyvyyttä ohjataan PROJECT_PHASES asetuksella. Arvolla 1 käyttäjälle esitetään vain ne projektivaiheet, johon hänet on resursoitu.
Projektien näkyvyys
Jos projekteja on määrällisesti paljon, voi olla tarpeen rajata projektien näkyvyyttä. Projektien näkyvyyden rajaaminen helpottaa loppukäyttäjää - vain halutut projektit ovat hänen käytössään.
HIDE_PROJECTS arvolla 1 rajaa projektin vain sellaisille henkilöille, jotka ovat projektiryhmässä. Hallinnon pääkäyttäjä ja projektijohto henkilöroolit näkevät kaikki projektit. PROJECT_GROUP_ADD arvolla 1 lisää projektin perustajan ja projektipäällikön automaattisesti projektiryhmään.
Laskennan automatisointi
Taloushallinon automatisoinnin avulla lasketat projektien tiedot käyttäjien saataville. Laskenta päivittää niin projektien poikkeamat kuin projektien taloustilanteen. Tarvittaessa käyttäjä voi laskettaa tiedot automatisoinnin välissä.
Valitse tyypiksi Taustalaskenta ja tarkenteeksi Projektit. Aseta laskenta mieluiten yöaikaan ja valitse viikonpäivät, jolloin haluat laskennan tapahtuvan.
Projektilajit ja muita raportointiin vaikuttavia valintoja
Projektilajeilla voit ohjata tietyn tyyppisten/osastojen projektien raportointia. Jokaisella lajilla on oma numeroavaruutensa. Toisaalta lajin numeroavaruus voi erotella loppukäyttäjälle asiakas- ja sisäiset projektit selkeästi omiksi kokonaisuuksiksi.
Talouden raportointia voidaan ohjata projekteilta LTA ja kustannuspaikkatiedoin ja.
Valintalistoilta löydät projektien ominaisuudet ja niiden ryhmittelyn, urakkamuodot, projektityypit sekä projektien hankkeet. Tarvittaessa vaiheet voidaan vakioida vakioprojektivaiheiden avulla. Näin vaihetunnukset pysyvät vakiona.
Kululajeja käytetään projektin budjetointiin ja toteuman seurantaan. Vakiokululajien lisäksi voit tehdä omia kululajeja esim. kaluston käytön osalta. Voit myös valita mitkä kululajit raportoidaan yhteen esim. matka- ja kululaskut usein raportoidaan näin.
Suosittelemme LemonBI ratkaisua raportointiin, jolloin kaikki data on monipuolisesti käytössänne. Huomioi myös, että vakioraporttien rinnalle on mahdollista toimittaa teille räätälöityjä raportteja.
Lue lisää ohjeista:
Numerosarjat: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/numerosarjat.htm
Projektin tilat: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/projektintilat1.htm
Projektin dimensiot: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/dimensiot.htm
Toimintokeskus asetukset: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/toimintokeskuksenasetukset1.htm
Vakioprojektivaiheet: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/vakioprojektivaiheet1.htm
Kululajit: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/kululajit.htm
Työhinnasto: https://doc.lemonsoft.eu/LemonNethelp/default.htm#!Documents/tyhinnastot.htm
Lemontime: https://doc.lemonsoft.eu/LemonOnlineHelp/#!Documents/lemontime.htm