Voit etsiä tiedostoja LemonFilesistä laajemmin hyödyntämällä Suodatus- ja Haku -toimintoa.
Suodatus-toiminto avaa näytölle Ohjelma- ja Tyyppi -valintakentät, joiden avulla luokittelet LemonFilesin sisältämät tiedostot.
Ohjelma tarkoittaa tässä tiedostolle Tiedosto Käyttöoikeudet -toiminnossa valitsemaasi ohjelmaa. Ohjelmia et voi perustaa lisää, muokata tai poistaa.
Tyyppi tarkoittaa tiedostolle Tiedosto Asetukset -toiminnossa valitsemaasi tyyppiä. Tyyppejä voivat olla esimerkiksi asiakassopimus, projektimuistio, tuote-esite jne. Määrittele tyypit työasemaversion valintalistan kohdassa Asetukset Valintalistat Linkkityypit.
Huomaa, että Suodatus-kuvakkeen vieressä oleva Haku-kenttä käyttää suodatuksen Ohjelma ja Tyyppi -valintoja rajaavina tietoina. Mikäli syötät Haku-kenttään hakusanan ilman Ohjelma ja Tyyppi -valintoja, hakee ohjelma tällöin tiedostoja vain tiedoston nimen ja kuvauksen perusteella.
Kirjoittamalla hakukenttään * tai % hakee ohjelma näytölle kaikista kansioista maksimissaan 50 tiedostoa. Mikäli haluat hakea näytölle useamman tiedoston, käytä lisärajauksena Ohjelma- ja Tyyppi -rajausvalintoja.
Hakuesimerkki 1
Haluat hakea näytölle kaikki Tuote-esite-tyyppiset tiedostot.
Onnistunut haku edellyttää, että olet lisännyt haluamillesi tiedostoille Tiedosto Asetukset -toiminnossa Tuote-esite-tyypin.
Valitse Tyyppi-valikosta Tuote-esite aktiiviseksi ja valitse Virkistä. Voit tarkentaa hakua kirjoittamalla hakuehtoja Haku-kenttään.
Hakuesimerkki 2
Haluat hakea näytölle kaikki projektinhallinnan tiedostot, jotka koskevat projektia nro 100.
Onnistunut haku edellyttää, että olet lisännyt Tiedosto Metatiedot -toiminnossa kaikkiin projektia 100 koskeviin tiedostoihin ohjelmaksi Projektinhallinta sekä metatiedoksi Projekti 100 -tieto.
Valitse Ohjelma-valikosta Projektinhallinta aktiiviseksi ja kirjoita Haku-kenttään esimerkiksi Projekti 100 tai vaikkapa %100%.
Hakuesimerkki 3
Haluat hakea näytölle kaikki Palaverimuistio-alkuiset LemonFilesiin tallennetut tiedostot.
Kirjoita Haku-kenttään esimerkiksi Palaverimuistio*. Suodatus-toiminnon Ohjelma ja Tyyppi -valinnat jätetään tyhjäksi.
Huomaa siis, että pelkästään Haku-kenttään antamasi hakutieto etsii Lemonfilesistä tiedostoja vain tiedoston nimen ja kuvauksen perusteella. Mikäli etsit tiedostoa esimerkiksi Metatiedot-näyttöön annetuilla tiedoilla, tarvitsee sinun valita Suodatus-toiminnosta myös tiedoston oikea Ohjelma-valinta. Suodatus-kuvakkeen vieressä oleva Haku-kenttä käyttää siis suodatuksen Ohjelma ja Tyyppi -valintoja rajaavina tietoina.
Vinkki: Voit laajentaa hakua käyttämällä * -merkkiä joko hakusanan edessä, perässä tai molemmissa päissä. Tämä lisää tuloksiin joko päättyen, alkaen tai sisältäen haut.