Ostolaskut-widgeteistä näet sinulle hyväksyttäväksi/tarkastettavaksi osoitettujen ja tiedoksi annettujen ostolaskujen lukumäärän. Henkilön sijainen näkee näissä luvuissa myös sijaistettavan henkilön ostolaskut.
Vaatii OKJ (Hyväksyntä) -lisenssin.
Kun klikkaat widgettiä, ohjelma avaa Ostolaskujen hyväksyntä -näytön. Toimintokeskuksen CHECKER_NEEDED-asetuksella voit pääkäyttäjänä määritellä täytyykö ostolasku ensin tarkastaa, ennen kuin se voidaan hyväksyä. Mikäli olet asettanut asetuksen arvoksi 1, näkyvät tarkastettavaksi asetetut ja sinulle hyväksyttäväksi osoitetut ostolaskut Tulevat hyväksynnät -listalla. Tiedoksi-listalla ovat sinulle tiedoksi annetut laskut.
Kun valitset ostolaskun listalta, näet oikealla puolella Tiedot-välilehdellä tarkemmat tiedot laskusta. Mikäli tarkastaja tai toinen hyväksyjä on lisännyt ostolaskun tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä huomion, näkyy tämä kohdassa Tarkastajien huomiot.
Laskun tiedot -osiosta näet laskun perustiedot. Voit muokata ostolaskun eräpäivää, mikäli sinulla on 15. Ylin johto -henkilörooli. Mikäli muokkaat eräpäivää ostolaskulla, muuttuu maksuehdoksi Sopimuksen mukaan.
Voit tiliöidä ostolaskun lisäämällä uusia rivejä Uusi rivi -toiminnolla. Voit muokata tiliöintiä sekä lisätä riveille tietoja, kuten esim. kustannuspaikan, projektin tai LTA:n. Huomaathan, että jos ostolasku on siirretty kirjanpitoon, et voi muokata ostolaskurivin tietoja. Suositeltavaa on, että pääkäyttäjä asettaa toimintokeskuksen ONLY_APPROVED-asetuksen arvoksi 1, jolloin vain Hyväksytty-, Maksussa-, ja Maksettu-tilassa olevat ostolaskut siirtyvät kirjanpitoon.
Toimintokeskuksen NEW_ROW_DIMENSIONS-asetuksella voit pääkäyttäjänä määritellä hakeeko ohjelma dimensiotiedot toimittajan/lajin takaa (tili, kustannuspaikka, LTA), kun syötät uutta riviä, vai hakeeko ohjelma tiedot viimeiseltä ostolaskuriviltä. Oletuksena ohjelma hakee dimensiotiedot toimittajan tiedoista. Mikäli tietoja ei ole määritelty toimittajalle, ohjelma hakee dimensiot ostolaskulajin tiedoista.
Toimintokeskuksen EDITPROJECT-asetuksella voit vaikuttaa siihen, näkyykö Projekti-valikossa vain aktiiviset projektit vai kaikki projektit.
Rivitoiminnot-valikosta voit avata Lemonsoft eKuitti -toiminnon, jonka avulla voit lisätä ostolaskuille eKuitteja. Valikosta löydät myös toiminnot Jaa rivi, Kopioi projekti/kustannuspaikka/LTA/jaksotus riveille joilta se puuttuu sekä Kopioi tietoja.
Kierrätys-välilehdellä näet ostolaskun tarkastajat/hyväksyjät. Voit myös tarvittaessa palauttaa laskun tarkastajalle, jolloin ohjelma poistaa laskun tarkastusmerkinnän kyseisen henkilön kohdalta. Valitse henkilö, jolle haluat laskun palauttaa ja tämän jälkeen Palauta.
Toimintopalkin Maksukielto-toiminnosta voit asettaa ostolaskun maksukieltoon tai poistaa ostolaskun maksukiellon. Kun asetat ostolaskut maksukieltoon, avautuu sivupaneelista Anna kommentti -dialogi, johon sinun tulee kirjoittaa kommentti. Kirjoittamasi kommentti näkyy Tapahtumat-toiminnossa. Tapahtumat-toiminnossa näet myös huomiot, jotka on kirjattu siirron, tarkastuksen ja hyväksynnän yhteydessä
Pankkitilit-toiminto on näkyvissä, kun toimintokeskuksen BANKACCOUNT_ROLE-asetuksen arvoksi on asetettu sellaisen henkilön henkilönumero, jonka haluat voivan tarkastella yrityksen pankkitilitietoja. Toiminnolla tämä käyttäjä siis näkee yrityksen aktiiviset pankkitilit ja näiden saldot.
Uusi tarkastaja -toiminnolla voit lisätä ostolaskulle toisen tarkastajan ja Uusi Hyväksyjä -toiminnolla toisen hyväksyjän.
Tarkasta/Hyväksy-toiminnoilla tarkastat/hyväksyt ostolaskun. Tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä ohjelma avaa Anna kommentti -dialogin, johon voit kirjoittaa kommentin. Mikäli hylkäät ostolaskun, on kommentin antaminen pakollista. Kirjattu kommentti tulee näkyviin Tarkastajien huomiot -kohtaan, jolloin seuraava hyväksyjä näkee kommenttisi. Ohjelma tallentaa tiedon myös Kierrätys-välilehden Huom-kenttään.
Siirrä-toiminnolla voit siirtää ostolaskun toiselle hyväksyjälle/tarkastajalle.
Seuraavilla toimintokeskusasetuksilla voit ohjata Ostolaskujen hyväksyntä -näytön toimintoja.
Asetus | Kuvaus |
ACCOUNT_EDIT | Estä ostolaskurivin tilin muokkaaminen (1=Kyllä,0=Ei) |
CIRCULATION_MODE | Näytä vain kierrossa olevat ostolaskut (1=Kyllä,0=Kaikki) |
INVOICE_SORT | Ostolaskujen järjestys hyväksyntälistassa(0=oletus,1=eräpäivä). |
INVOICEROW_EDIT | Estä tarkastajan/hyväksyjän ostolaskurivien muokkaus (1=kyllä, 0=ei) |
PHASE_MANDATORY | Projektivaihe on pakollinen tieto, jos projekti on annettu ostolaskuriville (1=Kyllä,0=Ei) |
CHECKER_CAN_REJECT | Ostolaskun tarkastaja voi hylätä ostolaskun (1=Kyllä, 0=ei) |
Aimo
Kun käytössäsi on Aimo, Lemonsoftin tekoäly, saat käsiteltävien ostolaskujen riveille ehdotuksia tiliöinnistä ja kustannuspaikoista. Voit valita Aimon ehdottaman tilin ja/tai kustannuspaikan rivikohtaisesti klikkaamalla keltaista alleviivattua tekstiä Aimon sarakkeissa. Vaihtoehtoisesti voit valita kerralla kaikille laskun riveille Aimon ehdottamat tilit valitsemalla toiminnon Aimo-valikosta. Lue lisää Aimosta ja sen käyttöönotosta Aimo-ohjeesta.