Ostolaskut | Hyväksynnät

Ostolaskut-widgeteistä näet sinulle hyväksyttäväksi/tarkastettavaksi osoitettujen ja tiedoksi annettujen ostolaskujen lukumäärän. Henkilön sijainen näkee näissä luvuissa myös sijaistettavan henkilön ostolaskut.

Vaatii OKJ (Hyväksyntä) -lisenssin.

Kuva: Ostolaskut-widgetit.

Kun klikkaat widgettiä, ohjelma avaa Ostolaskujen hyväksyntä -näytön. Toimintokeskuksen CHECKER_NEEDED-asetuksella voit pääkäyttäjänä määritellä täytyykö ostolasku ensin tarkastaa, ennen kuin se voidaan hyväksyä. Mikäli olet asettanut asetuksen arvoksi 1, näkyvät tarkastettavaksi asetetut ja sinulle hyväksyttäväksi osoitetut ostolaskut Tulevat hyväksynnät -listalla. Tiedoksi-listalla ovat sinulle tiedoksi annetut laskut.

Kun valitset ostolaskun listalta, näet oikealla puolella Tiedot-välilehdellä tarkemmat tiedot laskusta. Mikäli tarkastaja tai toinen hyväksyjä on lisännyt ostolaskun tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä huomion, näkyy tämä kohdassa Tarkastajien huomiot.

Laskun tiedot -osiosta näet laskun perustiedot. Voit muokata ostolaskun eräpäivää, mikäli sinulla on 15. Ylin johto -henkilörooli. Mikäli muokkaat eräpäivää ostolaskulla, muuttuu maksuehdoksi Sopimuksen mukaan.

Kuva: Ostolaskujen hyväksyntä -näytöllä voit hyväksyä ja tarkastaa sinulle kohdistetut ostolaskut.

Voit tiliöidä ostolaskun lisäämällä uusia rivejä Uusi rivi -toiminnolla. Voit muokata tiliöintiä sekä lisätä riveille tietoja, kuten esim. kustannuspaikan, projektin tai LTA:n. Huomaathan, että jos ostolasku on siirretty kirjanpitoon, et voi muokata ostolaskurivin tietoja. Suositeltavaa on, että pääkäyttäjä asettaa toimintokeskuksen ONLY_APPROVED-asetuksen arvoksi 1, jolloin vain Hyväksytty-, Maksussa-, ja Maksettu-tilassa olevat ostolaskut siirtyvät kirjanpitoon.

Toimintokeskuksen NEW_ROW_DIMENSIONS-asetuksella voit pääkäyttäjänä määritellä hakeeko ohjelma dimensiotiedot toimittajan/lajin takaa (tili, kustannuspaikka, LTA), kun syötät uutta riviä, vai hakeeko ohjelma tiedot viimeiseltä ostolaskuriviltä. Oletuksena ohjelma hakee dimensiotiedot toimittajan tiedoista. Mikäli tietoja ei ole määritelty toimittajalle, ohjelma hakee dimensiot ostolaskulajin tiedoista.

Toimintokeskuksen EDITPROJECT-asetuksella voit vaikuttaa siihen, näkyykö Projekti-valikossa vain aktiiviset projektit vai kaikki projektit.

Rivitoiminnot-valikosta voit avata Lemonsoft eKuitti -toiminnon, jonka avulla voit lisätä ostolaskuille eKuitteja. Valikosta löydät myös Jaa rivi-, Kopioi projekti/kustannuspaikka/LTA/jaksotus riveille joilta se puuttuu- sekä Kopioi tietoja -toiminnot.

Kierrätys-välilehdellä näet ostolaskun tarkastajat/hyväksyjät. Voit myös tarvittaessa palauttaa laskun tarkastajalle, jolloin ohjelma poistaa laskun tarkastusmerkinnän kyseisen henkilön kohdalta. Valitse henkilö, jolle haluat laskun palauttaa ja tämän jälkeen Palauta.

Toimintopalkin Maksukielto-toiminnosta voit asettaa ostolaskun maksukieltoon tai poistaa ostolaskun maksukiellon. Kun asetat ostolaskut maksukieltoon, avautuu sivupaneelista Anna kommentti -dialogi, johon sinun tulee kirjoittaa kommentti. Kirjoittamasi kommentti näkyy Tapahtumat-toiminnossa. Tapahtumat-toiminnossa näet myös huomiot, jotka on kirjattu siirron, tarkastuksen ja hyväksynnän yhteydessä

Pankkitilit-toiminto on näkyvissä, kun toimintokeskuksen BANKACCOUNT_ROLE-asetuksen arvoksi on asetettu sellaisen roolin numero, jolle haluat olla mahdollista tarkastella yrityksen pankkitilitietoja. Toiminnolla tämä käyttäjä siis näkee yrityksen aktiiviset pankkitilit ja näiden saldot.

Uusi tarkastaja -toiminnolla voit lisätä ostolaskulle toisen tarkastajan ja Uusi Hyväksyjä -toiminnolla toisen hyväksyjän.

Tarkasta/Hyväksy-toiminnoilla tarkastat/hyväksyt ostolaskun. Tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä ohjelma avaa Anna kommentti -dialogin, johon voit kirjoittaa kommentin. Mikäli hylkäät ostolaskun, on kommentin antaminen pakollista. Kirjattu kommentti tulee näkyviin Tarkastajien huomiot -kohtaan, jolloin seuraava hyväksyjä näkee kommenttisi. Ohjelma tallentaa tiedon myös Kierrätys-välilehden Huom-kenttään.

Siirrä-toiminnolla voit siirtää ostolaskun toiselle hyväksyjälle/tarkastajalle.

Seuraavilla toimintokeskusasetuksilla voit ohjata Ostolaskujen hyväksyntä -näytön toimintoja.

Asetus	Kuvaus
ACCOUNT_EDIT	Estä ostolaskurivin tilin muokkaaminen (1=Kyllä,0=Ei)
CIRCULATION_MODE	Näytä vain kierrossa olevat ostolaskut (1=Kyllä,0=Kaikki)
INVOICEROW_EDIT	Estä tarkastajan/hyväksyjän ostolaskurivien muokkaus (1=kyllä, 0=ei)
PHASE_MANDATORY	Projektivaihe on pakollinen tieto, jos projekti on annettu ostolaskuriville (1=Kyllä,0=Ei)
CHECKER_CAN_REJECT	Ostolaskun tarkastaja voi hylätä ostolaskun (1=Kyllä, 0=ei)

Aimo

Kun käytössäsi on Aimo, Lemonsoftin tekoäly, saat käsiteltävien ostolaskujen riveille ehdotuksia tiliöinnistä ja kustannuspaikoista. Voit valita Aimon ehdottaman tilin ja/tai kustannuspaikan rivikohtaisesti klikkaamalla keltaista alleviivattua tekstiä Aimon sarakkeissa. Vaihtoehtoisesti voit valita kerralla kaikille laskun riveille Aimon ehdottamat tilit valitsemalla toiminnon Aimo-valikosta. Lue lisää Aimosta ja sen käyttöönotosta Aimo-ohjeesta.

Ostolaskujen hyväksyntä (uusi käyttöliittymä)

Kun menet Ostolaskujen hyväksyntä -toimintoon, sinulta kysytään, haluatko ottaa käyttöön uuden ostolaskujen hyväksynnän. Vastaamalla kysymykseen Kokeile uutta, avataan uusi ostolaskujen hyväksyntä. Hyväksynnässä näytetään samat ostolaskut, jotka näytettäisiin vanhassa hyväksynnässäkin. Voit milloin tahansa palata käyttämään vanhaa hyväksyntää valitsemalla näytön toimintopalkista Käytä vanhaa hyväksyntää -toiminnon.

Mikäli et halua ottaa uutta ostolaskujen hyväksyntää käyttöön, voit vastata kysymykseen Ei kiitos, jolloin jatkat vanhan hyväksynnän käyttöä. Jos muutat mieltäsi, voit ottaa uuden hyväksynnän käyttöön toimintopalkin Käytä uutta hyväksyntää -toiminnolla. Voi myös sulkea kysymyksen ruksista, jolloin sinun ei tarvitse päättää heti, kumpaa hyväksyntää käytät. Kysymys esitetään hyväksyntään mentäessä joka kerta, kunnes vastaat kysymykseen joko Kokeile uutta tai Ei kiitos.

Uudessa ostolaskujen hyväksynnässä on parannettu ostolaskun tietojen näkymistä. Näet näytön vasemmassa reunassa listan sinulla käsittelyssä olevista ostolaskuista, tiedoksi laitetuista ostolaskuista sekä käsittelyyn tulevista ostolaskuista. Näytön keskellä on ostolaskun liitteet ja rivitiedot sekä ostolaskun kierrätysjono. Oikeassa reunassa on ostolaskun muut tiedot, kuten ostolaskunumero, päiväys, eräpäivä, kokonaissumma ja valuutta.

Voit piilottaa vasemman tai oikean reunan näkyvistä klikkaamalla harmaata palkkia reunan ja keskiosan välillä. Keskiosassa voit liikuttaa harmaata palkkia pystysuunnassa, jolloin saat joko liitteelle isomman tilan tai enemmän ostolaskurivejä näkyviin.

Toiminnot

Toimintopalkista löydät ostolaskua koskevat toiminnot. Alempana kerrotaan ostolaskun rivien käsittelyyn liittyvistä toiminnoista.

Riippuen siitä, onko ostolasku sinulla hyväksynnässä vai tarkastuksessa, toimintopalkin Hyväksy- tai Tarkasta-toiminnoilla voit hyväksyä tai tarkastaa ostolaskun. Huomaa, että tämä toiminto kuittaa ostolaskun käsitellyksi. Mikäli haluat hyväksynnän/tarkastuksen yhteydessä jättää kommentin, valitse painikkeen nuolivalikosta Hyväksy kommentilla- tai Tarkasta kommentilla-toiminto.

Tallenna-toiminto on aktiivisena silloin, kun olet tehnyt ostolaskun riveille muutoksia. Toiminto tallentaa muutokset.
Hylkää-toiminnolla voit hylätä ostolaskun. Hylkäyksen yhteydessä kommentti on pakollinen.
LemonFiles-toiminnolla saat auki LemonFilesin. Voit tätä kautta lisätä ostolaskulle liitteen LemonFilesista tai suoraan laitteeltasi. Lue lisää ohjeesta LemonFiles.
Siirry-valikosta voit navigoitua Ostolaskuarkistoon tai PEFC-väittämä-dialogille. Lue lisää ohjeesta Ostolaskuarkisto ja PEFC-väittämä-toiminnosta työasemaversion ohjeesta hakusanalla PEFC-väittämien syöttäminen ostolaskun hyväksynnän yhteydessä. PEFC-väittämä-toiminto OKJ (Hyväksyntä) -lisenssin.
Näytä-valikosta voit tarkastella ostolaskun tapahtumia Tapahtumat-toiminnolla. Valikosta näet myös yrityksen pankkitilit. Pankkitilit-toiminto on näkyvissä, kun toimintokeskuksen BANKACCOUNT_ROLE-asetuksen arvoksi on asetettu roolin numero, jolle haluat olla mahdollista tarkastella yrityksen pankkitilitietoja. Toiminnolla käyttäjä näkee yrityksen aktiiviset pankkitilit ja näiden saldot.
Uusi-valikosta voit lisätä ostolaskulle uuden tarkastajan tai hyväksyjän.
Käytä vanhaa hyväksyntää -toiminnolla voit palata käyttämään vanhaa hyväksyntää.
Tiedoksi-toiminnolla voit lisätä ostolaskulle uuden tiedoksisaajan.
Siirrä-toiminnolla voit siirtää ostolaskun käsittelyyn toiselle henkilölle. Tämä henkilö korvaa sinut kierrätysjonossa, eli jos olet ollut ostolaskulla hyväksyjänä ja siirrät ostolaskun toiselle, tulee hänestä uusi hyväksyjä, etkä itse ole enää ostolaskullalaskulla hyväksyjänä.
Palauta tekijälle -toiminto palauttaa ostolaskin Kirjattu-tilaan ja poistaa kaikki mahdolliset jo tehdyt hyväksynnät, tarkastukset tai tiedoksi-kuittaukset.
Aseta maksukieltoon -toiminnolla voit asettaa ostolasku maksukieltoon. Mikäli ostolasku on jo maksukiellossa, lukee tässä toiminnossa Peruuta maksukielto.

Rivitoiminnot

Rivitoiminnoilla voit tarvittaessa vielä muuttaa ostolaskun rivejä. Kun olet muokannut ostolaskun rivejä muista tallentaa muutokset toimintopalkin Tallenna-toiminnolla.

Uusi-toiminnolla voit lisätä ostolaskulle uuden rivin. Voit muokata rivin tietoja vapaasti.
Poista-toiminnolla voit poistaa valitsemasi rivin.
Lisää riveille eKuitti -toiminnolla voit kohdistaa ostolaskulle eKuitin. Lue lisää ohjeesta eKuitti.
Poista eKuitin kohdistus riviltä -toiminnolla voit poistaa riviltä eKuitin kohdistuksen. Toiminto poistaa ostolaskulta myös eKuitilta tulleen kuvan.
Jaa rivi -toiminnolla voit jakaa valitsemasi rivin. Toiminto avaa dialogin, jossa voit syöttää uudelle riville tulevan summan. Kun olet syöttänyt haluamasi summan, ohjelma luo ostolaskulle uuden rivin.
Kopioi riveille, joilta se puuttuu -toiminnoilla voit kopioida valitsemaltasi riviltä tietoja riveille, joilla vielä ei ole kyseistä tietoa. Toiminto ei korvaa aikaisemmin asetettuja tietoja.
Kopioi tietoja -toiminto avaa dialogin, jossa voit valita mitä tietoja valitsemaltasi riviltä kopioidaan. Voit myös valita kopioidaanko tiedot vain riveille, joilta kyseiset tiedot puuttuvat, vai kopioidaanko tiedot kaikille riveille, jolloin aikaisemmin asetetut tiedot korvataan.

Ostolaskun liitteet

Voit lisätä tai poistaa ostolaskun liitteitä Liitteet-osion toiminnoilla. Roskakori-ikonilla voit poistaa liitteen. Poistosta tulee tapahtuma ostolaskun tapahtumiin. Plus-ikonilla voit lisätä liitteitä. Avautuvassa dialogissa voit lisätä kerralla useamman liitteen joko laitteesi hakemistosta tai raahaamalla tiedostot dialogin Valitse tiedosto(t) -kenttään.

Laskun tiedot

Oikeassa reunassa näet Laskun tiedot -osion, johon on koottu tietoja ostolaskun Perustiedot-välilehdeltä.

Kierrätys

Oikeassa reunassa näet Kierrätys-osion, josta näet ostolaskun huomiot ja kierrätyksen tilanteen. Ostolaskun huomio on muokattavissa.