Finazillan budjetille voidaan saada lukuja hyvin monella tavalla. Lukuja voidaan syöttää manuaalisesti, hyödyntää erilaisia copy-paste toimintoja, tuoda lukuja csv -tiedostoista tai rakentaa erilaisia kaavoja, joiden perusteella luvut tulevat. Tämän lisäksi budjetille voidaan tuoda lukuja nk. import -toiminnolla. Näistä tyypillisin tilanne on se, että budjetille halutaan tuoda vaikkapa edellisen vuoden toteumat pohjatiedoksi, ja lähteä niiden perusteella budjetoimaan tulevaa.
Finazillan käyttäjät voivat jatkossa hyödyntää myös budjetin generointimenetelmää, joka perustuu siihen, että yrityksen tilikartalle voidaan asettaa erilaisia generointimenetelmiä, miten jokin tietty tili tai tiliryhmä halutaan generoida. Tällöin import suoritetaan siten, että jokaiselle tilille käytetään sitä menetelmää, mikä on tilikartalla määritelty.
Toiminto lyhyesti kuvattuna
Generointimenetelmät asetetaan yrityksen tilikartalle
Generointimenetelmiä voi asettaa tiliryhmille ja/tai yksittäisille tileille
Luodaan uusi budjetti normaalisti
Generointimenetelmää käytetään painikkeesta, mistä toteumaluvut tuodaan budjetille eli budjetin yläosan työkalurivin painikkeesta "import budget or actuals"
Toteumien tuonnissa tulee valita erikseen metodiksi, että tuonnissa käytetään nimenomaan tilikartan asetuksia, eikä normaalia toteumien tuontia
Import tuottaa budjetille luvut tilikartan menetelmien mukaisesti
Toimintoa voidaan käyttää myös silloin, kun lukuja tuodaan joltain toiselta budjetilta
Eri aikajaksot mistä dataa tuodaan, ovat käytettävissä
Eri dimensiovalinnat ovat myöskin käytettävissä
Tuonnin voi tehdä myös tilikohtaisesti tai tiliryhmäkohtaisesti
Tuotu ominaisuus on osa laajempaa kokonaisuutta. Tässä artikkelissa esitelty ominaisuus on osa 1, joka keskittyy nimenomaan asetusten laittamiseen tilikartalle. Tuotavia osia on yhteensä 3. Toimintoon liittyy myös seuraava ominaisuus
Budjetin generointimenetelmä, osa 2: toteumien tuonti
Budjetin generointimenetelmä, osa 3: budjetin luominen esivalinnoilla
Asetusten laittaminen tilikartalle
Toiminto on uusi, joten olemassa oleville asiakkaille tämä tarkoittaa sitä, että generointiasetukset tulee käydä merkitsemässä itse yrityksen tilikartalle. Tilikartalla asetusten merkitseminen ei vielä automaattisesti tarkoita, että ne olisivat budjetoinnissa käytössä. Tämä on optio, joten käyttäjä ei voi siis vahingossa käyttää näitä valintoja. Generointiasetukset voi siis hyvin asettaa yrityksen olemassa olevalle tilikartalle, eikä tätä varten ole pakko luoda uutta tilikarttaa.
Tilikartan asetukset tehdään settings > customer > company > account schemes -valikossa. Valikosta löytyy kaikki yrityksen tilikartat. Tyypillisimmin yritykselle on vain yksi tilikartta. Tilikartan saa auki sen nimeä klikkaamalla. Tilin/tiliryhmän perässä oleva edit -painike aukaisee alla olevan näkymän, josta löytyy kohta default forecasting method.
Budjetin generointimetodi voidaan asettaa tiliryhmälle tai yksittäiselle tilille. Niin kutsutulle “parentille” merkitty generointimenetelmä valuu sen alapuolella oleville lapsiriveille. Vastaavasti taas lapsiriville asetettu generointimenetelmä ylikirjoittaa parentin asetukset.
Eri generointimenetelmät
Budjetin generointimenetelmiä on useita. Esittelemme alla jokaisen menetelmän.
Fit a line, linear menetelmä on helpoin hahmottaa graafisen kuvaajan avulla. Tämä menetelmä tarkoittaa käytännössä sitä, että piirretään viiva, jonka etäisyys on mahdollisimman pieni pisteisiin nähden. Alla olevassa esimerkissä ensimmäinen viiva on yrityksen A toteumaluvut. Jälkimmäinen viiva kuvaa samaa yrityksen A dataa kun se on generoitu budjetille käyttämällä fit a line linear -valintaa. Menetelmää voisi verrata siihen, että laitetaan viivoitin pisteiden päälle ja piirretään suora viiva kaikkien pisteiden kautta.
Fit a line valinnoissa valinta tehdään alla olevan mukaisesti. Forecasting method -kohtaan valitaan vaihtoehto fit a line ja tämän lisäksi kenttään growth type valitaan vaihtoehto linear.
Valinnoista löytyy kohta include zero values in forecasting, joka on tarpeellinen silloin kun toteumien välissä on niin sanottuja nollakuukausia - eli esimerkiksi kuukausia missä ei ole ollut lainkaan tapahtumia. Jos välissä on nollakuukausia, eikä valintaa ole täpätty, ohitetaan nollakuukaudet kokonaan, eivätkä ne vaikuta budjettiin. Mikäli valinta on täpätty, nollakuukaudet käsitellään nollana.
Fit a line (exponential) on toinen niin kutsutuista matemaattisista ennnustamismenetelmistä. Eksponentiaalinen tarkoittaa kasvua, joka on suoraan verrannollinen kulloiseenkin arvoon. Mitä suurempi arvo on kyseessä, sitä nopeammin se kasvaa (tai vastaavasti pienenee).
Valinnoista löytyy myös tässä vaihtoehdossa kohta include zero values in forecasting, joka on tarpeellinen silloin kun toteumien välissä on nollakuukausia - eli esimerkiksi kuukausia missä ei ole ollut lainkaan tapahtumia. Jos välissä on nollakuukausia, eikä valintaa ole täpätty, ohitetaan nollakuukaudet kokonaan, eivätkä ne vaikuta budjettiin. Mikäli valinta on täpätty, nollakuukaudet käsitellään nollana.
Finazilla generoi valinnalla budjetin luvut siten, että niistä lasketaan keskiarvo ja saatu keskiarvo tulee jokaiselle budjetin kuukaudelle.
Esimerkki 1:
Yrityksen sähkökulut vaihtelevat vuoden sisällä rajusti. Talvella sähkökulut ovat huomattavasti korkeammat kuin kesällä. Kokonaiskulut ovat vuodessa 32 000€. Tällä valinnalla sähkökulut tuodaan budjetille 2666,66€/kuukausi arvolla.
Budjetin generointimenetelmä latest tarkoittaa sitä, että kyseiselle tilille otetaan viimeisin arvo siltä kaudelta, miltä toteumia tuodaan.
Jos esimerkiksi osakepääoma on ollut kaudella 12/2024 2500€, ja budjetti luodaan vuodelle 2025 siten, että tilille osakepääoma generoidaan luvut tilikauden 2024 pohjalta, tulee jokaiselle vuoden 2025 kuukaudelle arvoksi 2500€. Oletus siis on, että osakepääomaan ei tule muutoksia tilikauden 2025 aikana.
Generointimenetelmä formula tarkoittaa kaavaa. Kaavoja voidaan rakentaa tilikartalle joko yksittäisten tilien kohdalle, tai tiliryhmätasoisesti. Kaava määrää sen, miten/mistä arvo syntyy budjetille.
Itse kaavan luominen mukailee mm. raporttimallin kaavan luomista. Näkymä on hyvin samankaltainen. Hiiren kursori tulee olla forecasting formula kentässä kun kaavaa kirjoitetaan. Kaavan komponentteja, eli tilejä tai tiliryhmiä, voidaan hakea account scheme template row -valikosta.
Kaavoihin voidaan hakea mukaan myös laskentavakioita. Valikossa näkyy kaikki system, customer ja company -tasoiset laskentavakiot.
Offset valikossa voidaan viitata esimerkiksi edellisiin kuukausiin. Jos kenttään syötetään -1, tarkoittaa tämä viittausta yhteen edelliseen kuukauteen. Ensin valitaan offset ja sen jälkeen kaavan muut komponentit.
Esimerkki 1:
Yrityksellä A on tilillä 3000 myyntiä oheisesti:
1/2025 10 000€
2/2025 15 000€
3/2025 20 000€
Yrityksen tilikartalle on asetettu liiketoiminnan muihin tuottoihin kaava tili 3000 ja offset -1.
Kun budjetille tuodaan lukuja käyttämällä tilikartan asetuksia, tulee budjetille luvut seuraavasti:
1/2025 0€
2/2025 10 000€
3/2025 15 000€
4/2025 20 000€
Esimerkki 2:
Yrityksellä A on tilillä 3000 myyntiä oheisesti:
1/2025 10 000€
2/2025 15 000€
3/2025 20 000€
4/2025 25 000€
5/2025 30 000€
Yrityksen tilikartalle on asetettu liiketoiminnan muihin tuottoihin kaava tili 3000 ja offset +2.
Kun budjetille tuodaan lukuja käyttämällä tilikartan asetuksia, tulee budjetille luvut seuraavasti:
1/2025 20 000€
2/2025 25 000€
3/2025 30 000€
Kaavoja luotaessa valikossa on myös lisävalinta add formula value to current value cumulatively. Tämä valinta vaikuttaa lukujen kumuloitumiseen. Sen tulee olla aina päällä silloin kun kaavoja rakennetaan taseen puolella. Vastaavasti tuloslaskelmassa tätä ei tule käyttää.
Latest same calendar month = viimeisin sama kuukausi
Kyseessä on ennustemenetelmä, joka tuo kaikille kuukausille uusimman löytämänsä saman kuukauden arvon lähtödatasta. Kuukauden arvo tuodaan lähtökohtaisesti ottamalla lähtödatasta generoitava kuukausi edeltävältä vuodelta. Jos budjettia ollaan siis tekemässä vuodelle 2025, tarkoittaa tämä sitä, että kaudelle 1/2025 generoitaisiin kauden 1/2024 luvut, kaudelle 2/2025 generoitaisiin kauden 2/2024 luvut ja niin edelleen.
Esimerkki 1:
Yrityksellä A on myyntiä tilillä 3200 oheisesti
1/2024 15 000€
2/2024 33 000€
3/2024 48 000€
Vuoden 2025 budjetille tuodaan toteumat käyttämällä valintaa latest same calendar month. Budjettiin tulee luvut oheisesti:
1/2025 15 000€
2/2025 33 000€
3/2025 48 000€
Esimerkki 2:
Yrityksellä A on myyntiä tilillä 3200 oheisesti edellisen esimerkin mukaisesti. Sen lisäksi kaudella 1/2024 on myyntiä 5 000€, joka kohdistuu dimensionarvolle "Helsinki".
Vuoden 2025 budjetille voi tuoda toteumia kahdella tapaa; joko voidaan tuoda vain valitun dimension toteumat (current dimension target) tai voidaan tuoda kaikki toteumat (all dimension target). Jälkimmäinen tuonti toisi kaudelle 1/2025 myynniksi yhteensä 20 000€.
HUOM! Jos kuukautta ei löydy ollenkaan lähtödatasta, niin generoidaan siihen viimeisin luku, joka lähtödatasta löytyy. Tällöin budjetille tuodaan viimeisin luku riippumatta siitä, että mikä on sen kuukausi. Jos esimerkiksi vuoden 2025 budjettiin generoidaan lukuja tilanteessa, missä joulukuun 2024 dataa ei ole olemassa, niin joulukuulle 2024 tuodaan marraskuun 2024 luvut.
Mikäli generointia tehdään käynnissä olevan vuoden vuoden osalta, niin budjettiin tuodaan loppupäähän budjettia viimeisin tilillä oleva luku/luvut. Jos generointia tehdään marraskuussa 2024 budjettiin, joka on vuodelle 2024, tarkoittaa tämä sitä, että kausille 1-11/2024 tuodaan datat vastaavilta kuukausilta vuosilta 2023 ja kaudelle 12/2024 tuodaan viimeisin lähtödatassa oleva arvo, eli 11/2024.