Finazillan budjetille voidaan saada lukuja hyvin monella tavalla. Lukuja voidaan syöttää manuaalisesti, hyödyntää erilaisia copy-paste toimintoja, tuoda lukuja csv -tiedostoista tai rakentaa erilaisia kaavoja, joiden perusteella luvut tulevat. Tämän lisäksi budjetille voidaan tuoda lukuja nk. import -toiminnolla. Näistä tyypillisin tilanne on se, että budjetille halutaan tuoda vaikkapa edellisen vuoden toteumat pohjatiedoksi, ja lähteä niiden perusteella budjetoimaan tulevaa.
Finazillan käyttäjät voivat jatkossa hyödyntää myös budjetin generointimenetelmää, joka perustuu siihen, että yrityksen tilikartalle voidaan asettaa erilaisia generointimenetelmiä, miten jokin tietty tili tai tiliryhmä halutaan generoida. Tällöin import suoritetaan siten, että jokaiselle tilille käytetään sitä menetelmää, mikä on tilikartalla määritelty.
Toiminto lyhyesti kuvattuna
Generointimenetelmät asetetaan yrityksen tilikartalle
Generointimenetelmiä voi asettaa tiliryhmille ja/tai yksittäisille tileille
Luodaan uusi budjetti normaalisti
Generointimenetelmää käytetään painikkeesta, mistä toteumaluvut tuodaan budjetille eli budjetin yläosan työkalurivin painikkeesta "import budget or actuals"
Toteumien tuonnissa tulee valita erikseen metodiksi, että tuonnissa käytetään nimenomaan tilikartan asetuksia, eikä normaalia toteumien tuontia
Import tuottaa budjetille luvut tilikartan menetelmien mukaisesti
Toimintoa voidaan käyttää myös silloin, kun lukuja tuodaan joltain toiselta budjetilta
Eri aikajaksot mistä dataa tuodaan, ovat käytettävissä
Eri dimensiovalinnat ovat myöskin käytettävissä
Tuonnin voi tehdä myös tilikohtaisesti tai tiliryhmäkohtaisesti
Tuotu ominaisuus on osa laajempaa kokonaisuutta. Tässä artikkelissa esitelty ominaisuus on osa 1, joka keskittyy nimenomaan asetusten laittamiseen tilikartalle. Tuotavia osia on yhteensä 3. Toimintoon liittyy myös seuraava ominaisuus
Toiminto on uusi, joten olemassa oleville asiakkaille tämä tarkoittaa sitä, että generointiasetukset tulee käydä merkitsemässä itse yrityksen tilikartalle. Tilikartalla asetusten merkitseminen ei vielä automaattisesti tarkoita, että ne olisivat budjetoinnissa käytössä. Tämä on optio, joten käyttäjä ei voi siis vahingossa käyttää näitä valintoja. Generointiasetukset voi siis hyvin asettaa yrityksen olemassa olevalle tilikartalle, eikä tätä varten ole pakko luoda uutta tilikarttaa.
Tilikartan asetukset tehdään settings > customer > company > account schemes -valikossa. Valikosta löytyy kaikki yrityksen tilikartat. Tyypillisimmin yritykselle on vain yksi tilikartta. Tilikartan saa auki sen nimeä klikkaamalla. Tilin/tiliryhmän perässä oleva edit -painike aukaisee alla olevan näkymän, josta löytyy kohta default forecasting method.
Kuva: Yrityksen tilikartalle generointimetodin asettaminen.
Budjetin generointimetodi voidaan asettaa tiliryhmälle tai yksittäiselle tilille. Niin kutsutulle “parentille” merkitty generointimenetelmä valuu sen alapuolella oleville lapsiriveille. Vastaavasti taas lapsiriville asetettu generointimenetelmä ylikirjoittaa parentin asetukset.
Budjetin generointimenetelmiä on useita. Esittelemme alla jokaisen menetelmän.
Oletusarvoisesti Finazillan tilikartalla on jokaisella tilikartan tilillä asetus inherit from parent. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tilin käyttäytyminen määräytyy sen yläpuolisen rakenteen mukaan. Inherit from parent on ns. vanha nykyinen toteutus, joka on tilikartalla aina oletusasetuksena. Valinta mahdollistaa sen, että tiliryhmän parentille voidaan antaa jokin muu vaihtoehto, joka "valuu lapsiriveille" tämän jälkeen.
Skip account -valinta tarkoittaa, että kyseinen tili halutaan ohittaa tyystin generoinnissa. Tämä valinta ohittaa generointimenetelmän ja pitää nykyisen arvon kyseisellä tilillä.
Esimerkki 1:
Tilillä 3000 ei ole mitään budjetoituna. Budjetille generoidaan liikevaihto. Tili 3000 pysyy nollana, sillä se ohitetaan.
Esimerkki 2:
Tilillä 3000 on budjetoituna 10 000€ myyntiä jokaiselle kuukaudelle. Budjetille generoidaan liikevaihto. Tili 3000 pysyy samassa 10 000€/kk, sillä se ohitetaan generoinnissa.
Esimerkki 3:
Tilillä 3000 on budjetoituna 10 000€ myyntiä siten, että myyntiä ei ole kohdistettu dimension arvoille. Tämän lisäksi on budjetoitu dimension arvolle "hallinto" myyntiä 3 000€. Budjetille generoidaan liikevaihto. Budjetoidut myynnit pysyvät, kuten ne olivat. Kokonaismyynti on 13 000€.
Fit a line, linear menetelmä on helpoin hahmottaa graafisen kuvaajan avulla. Tämä menetelmä tarkoittaa käytännössä sitä, että piirretään viiva, jonka etäisyys on mahdollisimman pieni pisteisiin nähden. Alla olevassa esimerkissä ensimmäinen viiva on yrityksen A toteumaluvut. Jälkimmäinen viiva kuvaa samaa yrityksen A dataa kun se on generoitu budjetille käyttämällä fit a line linear -valintaa. Menetelmää voisi verrata siihen, että laitetaan viivoitin pisteiden päälle ja piirretään suora viiva kaikkien pisteiden kautta.
Fit a line valinnoissa valinta tehdään alla olevan mukaisesti. Forecasting method -kohtaan valitaan vaihtoehto fit a line ja tämän lisäksi kenttään growth type valitaan vaihtoehto linear.
Valinnoista löytyy kohta include zero values in forecasting, joka on tarpeellinen silloin kun toteumien välissä on niin sanottuja nollakuukausia - eli esimerkiksi kuukausia missä ei ole ollut lainkaan tapahtumia. Jos välissä on nollakuukausia, eikä valintaa ole täpätty, ohitetaan nollakuukaudet kokonaan, eivätkä ne vaikuta budjettiin. Mikäli valinta on täpätty, nollakuukaudet käsitellään nollana.
Fit a line (exponential) on toinen niin kutsutuista matemaattisista ennnustamismenetelmistä. Eksponentiaalinen tarkoittaa kasvua, joka on suoraan verrannollinen kulloiseenkin arvoon. Mitä suurempi arvo on kyseessä, sitä nopeammin se kasvaa (tai vastaavasti pienenee).
Valinnoista löytyy myös tässä vaihtoehdossa kohta include zero values in forecasting, joka on tarpeellinen silloin kun toteumien välissä on nollakuukausia - eli esimerkiksi kuukausia missä ei ole ollut lainkaan tapahtumia. Jos välissä on nollakuukausia, eikä valintaa ole täpätty, ohitetaan nollakuukaudet kokonaan, eivätkä ne vaikuta budjettiin. Mikäli valinta on täpätty, nollakuukaudet käsitellään nollana.
Finazilla generoi valinnalla budjetin luvut siten, että niistä lasketaan keskiarvo ja saatu keskiarvo tulee jokaiselle budjetin kuukaudelle.
Esimerkki 1:
Yrityksen sähkökulut vaihtelevat vuoden sisällä rajusti. Talvella sähkökulut ovat huomattavasti korkeammat kuin kesällä. Kokonaiskulut ovat vuodessa 32 000€. Tällä valinnalla sähkökulut tuodaan budjetille 2666,66€/kuukausi arvolla.