Yksittäisen työajan kirjaaminen onnistuu toimintopaneelin Uusi työaika -toiminnolla joko Työaikakeskus-näytöltä tai Onlinen etusivu Luo uusi -toiminnon kautta. Voit määritellä onko otsikko pakollinen syöttää työaikakirjauksen yhteydessä IS_HEADER_REQUIRED-asetuksella (0= Ei käytössä, 1= Otsikko pakollinen työaikakirjauksessa).
WORTIME_START_TIME-asetuksella määrittelet, mikä aloitusaika työaikakirjaukselle tulee oletuksena. Arvolla 0 aloitusajaksi tulee nykyhetki tai edellisen kirjauksen loppuaika (mikäli samalle päivälle on aiempi kirjaus), arvolla 1 aloitusaika tulee henkilön työaikaseurannan asetukselta.
Työaika-näytön Kalenteri- ja Alku/Loppuaika-kontrolleilla voit valita päivän ja kellonajan. Voit myös syöttää päivän ja ajan käsin. Kellonajan syöttö onnistuu nopeasti sillä voit ilmoittaa kellonajan ilman välimerkkejä, jolloin ohjelma kääntää ajan oikeaksi, esim. 900->9.00, 1130->11.30. Ohjelma laskee kellonaikojen erotuksesta tunnit, ja tarjoaa samaa tuntimäärää myös Tunnit-kenttään. Voit myös syöttää suoraan Tunnit-kenttään tietyn tuntimäärän, muokkaamatta alku-loppuaikaa. Lounasvähennys lasketaan valitun työaikaseurannan asetuksen mukaan. Työaika-kenttään laskettava työaika on tunnit – lounasvähennys.
Laskuta-valinnalla voit valita tunnit laskutettavaksi, jolloin tunnit tulevat laskutuskeskukseen asiakkaalta laskutettaviin tunteihin. Laskutettava työaika täytyy sisältää projektin, jolla on asiakas määriteltynä, tai erikseen vain asiakas jolloin kyse on palvelulaskutuksesta. Määrittele toimintokeskuksen asetukseen DEFAULT_CODE arvoksi tuotekoodi, jolla laskutetaan työtä. Syötä myös Otsikko ja Selite, tiedot siirtyvät laskulle sekä myyntitilaukselle, kun tapahtuma laskutetaan. Otsikko näkyy myös tuntiraportilla Työaika Henkilöittäin.
Työaika nousee laskutettavaksi Laskujen luonti -toiminnossa. Laskutettavat työajat näkyvät Projekti- ja palvelulaskutus -osiossa.
Työaikalaskutukseen liittyvät toimintokeskuksen asetukset ovat:
Asetus | Selite |
DEFAULT_CODE | Työtuntilaskutuksen oletus tuotekoodi |
WORKINFO | Työtuntilaskutuksen kirjausinfot laskuriville (1=kyllä, 0=ei). |
WORKDESCRIPTION | Työtunnin selite rivitekstiin (0=kyllä, 1=ei) |
ADDALL | Työtuntilaskutuksessa lisää jokaisen asiakkaan alet/lisät laskulle (1=kyllä, 0=ei). |
COMPACTION | Työtuntilaskutuksessa kokoa kaikki työtunnit projekteittain/projektivaiheittain (1=kyllä, 0=ei). |
DELIVERYPRICE | Työtuntilaskutuksessa käytä toimitusasiakkaan hinnastoa (1=kyllä, 0=ei). |
WORKTIME | Työtuntilaskutuksessa merkkaa laskuriville työajat (1=kyllä, 0=ei). |
WORKTIMEMINBILAMOUNT | Minimilaskutusmäärä, 0=Sama kuin tehty määrä, 1=ylös seur. 15min, 2=ylös seur. 30min, 3=ylös seur. 60min, 4=kiinteä 1 tunti |
Hanke-valinta rajaa Projekti-valikon näkyvät projektit valitun Hankkeen mukaisesti. Mikäli Hanke-valinta ei ole yrityksenne käytössä, näkyvät kaikki projektit Projekti-valikossa. Projekti-valikossa näytetään aina vain aktiiviset projektit.
Toimintokeskusasetuksella CC_LTA_FROM_PROJECT voit määritellä hakeeko ohjelma projektia vaihtaessa kustannuspaikan ja LTA:n projektilta. Mikäli asetus on arvolla 0, ohjelma ei hae ko. tietoja projektilta projektin vaihdon yhteydessä. Asetus on käytössä työaikakirjauksessa, työaikaleimauksessa sekä Viikkotyöaika-toiminnossa.
Toimintokeskuksen asetuksella IS_PROJECT_REQUIRED = 1 voit asettaa projektin pakolliseksi työaikakirjauksen yhteydessä, arvolla 2 myös projektivaihe on pakollinen. Asetus koskee myös viikkotyöajan kautta tehtäviä kirjauksia sekä työaikojen leimausta.
Projekti-valikossa näet ainoastaan valitun/kirjautuneen käyttäjän aktiiviset projektit (projektipäällikkö tai resurssi). Palkanlaskija-henkilöroolilla näkyy aina kaikki projektit. Toimintokeskusasetuksella PROJECT_VIEW voit vaikuttaa projektin näkyvyyteen, näkyykö vain omat projektit alasvetovalikossa vai kaikki.
Lisäksi toimintokeskuksen PROJECTPHASE_VIEW-asetuksella voit määritellä näytetäänkö Projektivaihe-valikossa vain aktiiviset projektivaiheet. Huomaa, että jos avaat jo tallennetun työaikakirjauksen, Projektivaihe-valikossa näytetään kaikki vaiheet, vaikka asetus olisikin käytössä.
Toimintokeskuksen USE_DIMENSIONS-asetuksella (=1) voit määritellä että ohjelma lisää dimensiotiedot (projektin, projektivaiheen, asiakkaan, kustannuspaikan ja LTA:n) myös työaikakirjauksesta muodostuville lisille ja ylitöille.
Mikäli valitulla projektilla on asiakas, tulee tämä asiakas automaattisesti työaikakirjaukselle.
Työaikaseurannan asetus -valikossa näet työaika-asetuksen jonka mukaan ohjelma laskee ruokatuntivähennyksen sekä mahdolliset lisät. Työaikaseurannan asetus -oletuksen voit määritellä työasemaversion toimintokeskusasetuksella USE_WORKSHIFT (Arvo 0=Hakee ensin lähintä työaika-asetusta, sitten edellistä ja viimeiseksi henkilön työaikaseurannan asetuksen 1=Aina henkilön takaa 2=Henkilön takaa. Päivittää henkilön työvuoron vaihdettaessa työvuoroa. 3=Työvuorosuunnittelu) Lue lisää työasemaversion ohjeesta hakusanalla Työaikaseurannan asetukset.
Työasemaversion toimintokeskuksen asetuksella IS_FOS_REQUIRED voit asettaa palkkalajin pakolliseksi työaikakirjauksen yhteydessä.
Lisää matkalasku -valinnalla ohjelma käynnistää matkalaskun luonnin kun tallennat työaikakirjauksen.
Projektin/projektivaiheen valmiiksi merkitseminen
Mikäli olet aloittanut projektin MyLemon Avoimet projektit -näytön kautta, voit projektin lopetuksen yhteydessä aukeavan Työajankirjaus-näytön kautta merkitä aloittamasi projektin/projektivaiheen valmiiksi toiminnolla Tallenna ja lopeta.
Huomaathan, että toimintokeskusasetus WORKHOUR_ENABLED (Projektinhallinta | Projektit) täytyy olla arvolla 1, jotta ohjelma sallii projektin valmiiksi merkitsemisen työaikakirjauksen yhteydessä.