Versiopäivityksessä 10.4.2024 tuotu mittava uudistus tapaan, kuinka Finazilla -raportteja luodaan. Uusi tapa on toistaiseksi vaihtoehtoinen tapa ja ominaisuus on tällä hetkellä beta versio.

Olemme kuvanneet Finazilla -raporttien luomista ja muokkaamista lukuisissa artikkeleissamme mm. täällä. Tämän artikkelin ymmärtämistä helpottaa, mikäli käyttäjä osaa luoda Finazilla raportteja ja ymmärtää raportoinnin peruslogiikan. Tässä muutoksessa ei ole koskettu varsinaisiin valintoihin, vaan näkymää on parannettu muilla keinoilla.

Suosittelemme käyttäjiä ottamaan uuden beta version käyttöön. Mikäli käytöstä herää palautetta, otamme sitä vastaan erittäin mielellämme Finazillan asiakaspalveluun (asiakaspalvelu@finazilla.fi). Näkymää kehitetään edelleen asiakkailta saatujen palautteiden perusteella.

Reports -näkymä

Finazillan raportointi löytyy valikosta "reports". Oletusarvoisesti käyttäjä ohjataan ns. vanhaan tuttuun raportointinäkymään, jossa mikään ei ole muuttunut. Reports -näkymän otsikon perässä oleva "Use New View (Beta)" kertoo, että näkymä on vanha ennallaan pysynyt raportointinäkymä. Näkymässä voidaan toimia aivan samoin kuin aina ennekin.

Kuva: raportointinäkymässä kerrotaan otsikossa, että käyttäjä on perinteisessä raportointinäkymässä ja voi halutessaan vaihtaa beta -versioon

Uusi raportointinäkymä

Kun käyttäjä haluaa lähteä tekemään Finazilla raportteja käyttämällä uutta näkymää, päästään tähän klikkaamalla "Reports" otsikon perässä olevaa tekstiä "Use New View (Beta)". Tämän jälkeen otsikkona lukee "Reports Beta". Vastaavasti painikkeesta "Use Classic View" päästään takaisin "vanhaan" näkymään. Näkymä ei muutoin poikkea aikaisempaan totutusta mitenkään.

Kuva: uusi raportoinnin Beta -näkymä

Eri näkymissä tehdyt raportit

Kaikki käyttäjän tekemät raportit, tai hänelle jaetut raportit, näkyvät aina. Ei ole merkitystä, onko raportti luotu vanhassa raporttinäkymässä vai uudessa. Kaikki kansiot näkyvät myös.

Miksi käyttää uutta raportointinäkymää?

Uudessa näkymässä on pyritty siihen, että kaikki valinnat olisivat paremmin käyttäjän nähtävillä, eikä muutoksia varten tarvitse palata raportilta takaisin päin itse raporttivalintoihin.

Lisäksi uudessa näkymässä käyttäjä pystyy entistä paremmin ja jouhevammin tarkastelemaan, miltä tehdyt muutokset näyttävät raportilla. Kun uuden raportointinäkymän logiikan hahmottaa, on raporttien luominen ja muokkaaminen entistä nopeampaa ja helpompaa, sekä käyttäjä näkee konkreettisesti, kuinka tehdyt muutokset peilautuvat itse raporttiin.

Uudessa näkymässä on myös painike, jolla käyttäjä voi saman tien lisätä raportin haluamalleen Dashboardille ilman, että käyttäjän pitää navigoida Dashboardille ja tehdä lisäys sitä kautta.

Keskeiset muutokset uudessa raportointinäkymässä

Kun käyttäjä lähtee luomaan uutta raporttia, on näkymä vanhaan nähden erilainen. Käyttäjälle näkyy kaikki valinnat yhdessä ja samassa ikkunassa siten, että raportin asetukset löytyvät vasemmasta reunasta ja oikeassa reunassa näkyy itse raportti. Raportin pivotointiin liittyvät painikkeet ovat vanhoilla tutuilla paikoilla.

Kuva: uusi näkymä, jossa kaikki valinnat on samassa ikkunassa, eikä käyttäjän tarvitse vaihtaa näkymien välillä

Vasemmassa reunassa olevat valinnat itsessään ovat samat vanhat tutut, mutta niiden sijoittelua on muutettu hieman.

Settings -valikko

Asetukset kohdassa raportille annetaan nimi, sekä valitaan käytetty raporttimalli. Yrityksiä voidaan lisätä default companies -kohdassa. Uusi näkymä mahdollistaa sen, että käyttäjä voi tarkastella raporttimallin valitsemisen jälkeen alaosan preview -painikkeella, että minkälainen kyseisen raporttimallin rakenne on.

Advanced settings -valikko

Valikosta löytyy date format valinnat, valuuttoihin liittyvät valinnat sekä raportointi tuhansissa (precision) sekä nk. overlapping months ja row measures valinnat.

Jos käyttäjä haluaa nähdä miltä raportti näyttäisikin esimerkiksi tuhansissa, voidaan jälleen hyödyntää alaosan preview -painiketta, joka näyttää raportin saman tien samassa näkymässä tuhansissa.

Kuva: advanced settings -valikon asetukset

Datasource -valikko

Alimmaisena näkymässä vasemmalla on raportin tietolähteet. Valikossa tietolähteet voidaan uudelleen nimetä ja alasvetovalikosta voidaan valita mitä dataa halutaan raportoida (actual, budget, formula).

Tietolähde kohdassa on kaksi erillistä välilehteä. Oletuksena käyttäjälle aukeaa Date settings. Date settings valikossa kerrotaan ajanjaksoihin liittyvät valinnat, kuten mitä ajanjaksoa raportissa raportoidaan (period type), sekä kuinka valittu ajanjakso esitetään (period presentation type).

Period type- valintaa vaihtamalla, muuttuvat alaosan muut kentän valinnan mukaan. Alla olevassa esimerkissä on Finazillan oletusvalinnat, jotka ovat aktiivisen tilikauden raportoiminen kuukausittain tilikauden alusta tilikauden loppuun.

Kuva: tietolähteiden alla voidaan valita raportoitava data, sekä ajanjakso, mitä halutaan raportoida

Dimensioihin liittyvät valinnat löytyvät omalta lehdeltään datasource -otsikon alta.

Kuva: dimensioihin liittyvät valinnat ovat omalla lehdellään

Oletusarvoisesti kaikki raportit tehdään valinnalla dimensions total, kuten ennenkin. Käyttäjä voi valikosta kuitenkin vaihtaa dimensioiden esitystapaa (dimension presentation type) tai käyttää esimerkiksi raportointiryhmiä (reporting groups).

Kuva: dimensions -välilehden valinnat

Raportin tallentaminen

Raportin tallentamisen painikkeet ovat vaihtaneet uudessa näkymässä paikkaa. Painikkeet löytyvät raportin oikeasta yläkulmasta. Raportin nimen perässä oleva symboli kertoo aina siitä, että raportille on tehty muutoksia, joita ei ole tallennettu. Muutokset voivat olla joko raportin ajanjaksoihin liittyviä muutoksia, dimensioihin liittyviä muutoksia tai pivotointiin liittyviä muutoksia. Raportit tulee aina tallentaa save tai save and close painikkeilla, mikäli niiden halutaan tallentuvan; pelkkä preview ei koskaan tallenna raporttia.

Kuva: save painikkeet löytyvät oikeasta yläkulmasta pivotointi -painikkeiden luota

Raportin avaaminen koko näytön kokoiseksi

Kun raporttiin ei haluta tehdä enää mitään muutoksia liittyen ajanjaksoihin, dimensioihin, käytettyyn raporttimalliin jne, voidaan vasemman reunan "modaali" sulkea edit report -valikon kohdan olevasta painikkeesta.

Kuva: vasemman reunan "modaalille" löytyy oma painike, josta se voidaan haluttaessa sulkea, kun sitä ei enää tarvita

Modaalin sulkemisen jälkeen raportti aukeaa koko näkymän levyisenä. Vasempaan reunaan jää näkyviin modaalin painike, josta se saadaan uudelleen tarvittaessa auki ja raportin valintoihin voidaan tehdä muutoksia.

Kuva: modaalin sulkeminen vapauttaa koko näkymän itse raportin käyttöön siten, että tarvittaessa raportin valinnat saa kuitenkin uudelleen näkyviin ilman, että näkymästä tarvitsee poistua

Luodun raportin kiinnittäminen Dashboardille

Uudessa raportointinäkymässä on suora linkitys Dashboardille. Kun käyttäjä on luonut uudessa näkymässä raportin tallentanut sen, tulee yläpalkkiin tallennus -painikkeiden viereen painike "pin to Dashboard".

Kuva: Raportin voi kiinnittää Dashboardille suoraan raportti -näkymästä

Pin to Dashboard -painike aukaisee käyttäjälle valikon, josta voidaan valita haluttu Dashboard. Tämän jälkeen kerrotaan, missä esitysasussa raportti halutaan Dashboardille viedä (report, key figures tai chart). Tämän jälkeen raportti löytyy valitulta Dashboardilta valitussa esitysasussa, jossa sitä voidaan edelleen muokata.

Kuva: Raportin vieminen halutulle Dashboardille. Valikossa näkyy kaikki käyttäjän luomat Dashboardit