Tässä artikkelissa kuvaamme erilaisia tehtäviä, jotka liittyvät nimenomaan kauden katkoihin, kuten esimerkiksi kuun vaihtumiseen tai tilikauden katkoon.
Tilikauden vaihtuessa
Aktiivinen tilikausi ja uuden tilikauden luominen budjetointia varten.
Yrityksen tilikauden vaihtuessa pitää käydä aktivoimassa Company -valikon Accounting Periods –toiminnoissa uusi tilikausi aktiiviseksi.
Yrityksen tilikausien määritteleminen
Luo seuraava tilikausi, mikäli se vielä puuttuu. Budjettia ei voi luoda sellaiselle ajanjaksolle, mihin ei ole olemassa tilikautta.
Muista aktiivisen tilikauden vaikutus raportteihin, joissa on dynaamiset aikavalinnat
Dynaamiset alku- ja loppuajat raportoinnissa mahdollistavat automaattisesti päivittyvät raportit
Mikäli vaihdat aktiivisen tilikauden, mutta haluat edelleen tarkastella edellisen vuoden raportteja, voit ottaa raporteista kopiot ja muuttaa niiden dynaamisen valinnan previous accounting period -tyyppiseksi. Edellistä tilikautta voi raportoida myös date -valinnalla tai käyttämällä months from dynamic date -valintaa (esimerkiksi lukituskuukaudesta x määrä kuukausia eteenpäin). Muista myös raporttien kansioiminen - erityisesti, jos säilytät edellisen vuoden raportteja.
Aputyökalut: laskentavakiot ja vyörytyssäännöt
Mikäli laskentavakioita tai vyörytyssääntöjä on käytössä ja näihin tulee muutoksia budjetoinnissa uudella tilikaudella, pitää muutokset muistaa päivittää
Mitä laskentavakiot ovat ja miten niitä käytetään?
Laskentavakioiden luominen ja päivittäminen sekä niiden käyttäminen kaavassa
Budjettikohtaisten laskentavakioiden luominen ja päivittäminen
Kuukausittaiset asiat
Jos käytössä on lukituspäivä, eli nk. lock date, tulee lukituspäivä päivittää aina kun kirjanpidon kuukausi on valmistunut ja suljettu. Lukituspäivän käyttäminen ei ole pakollista, mutta tuo lisää mahdollisuuksia. Lukituspäivään liittyvät perusohjeet on linkitetty alle
Lukituspäivän käyttäminen mahdollistaa raportoinnin siihen saakka mihin kirjanpito on valmistunut
Customer -tasoinen lukituspäivä
Muut satunnaiset asiat
Uudet tilit
Mikäli yrityksessä otetaan uusia kirjanpidon tilejä käyttöön, niin tilit pitää käydä nimeämässä erikseen. Uudet tilit siirtyvät Finazillaan aina siten, että tilinumerot siirtyvät, mutta tilien nimet eivät. Uudet tilit siirtyvät new account -nimisinä
Yrityksen kirjanpidon tilit löytyvät accounts -toiminnoista, missä niitä voi muokata
Uuden tilin lisääminen Finazillaan
Seuraa välillä, että tilikartalla ei ole tilejä other -otsikon alla. Other valikkoon tipahtavat tilit eivät raportoidu, sillä ne eivät löydä paikkaansa tilikartassa
Yrityskohtainen tilikartta määrittelee, kuinka tilit ohjautuvat otsikkorakenteen erien alle
Otherissa olevat tilit voi raahata tilikartalla oikeaan paikkaan tilipuussa
Mikäli tili puuttuu budjetilta, voi tilit synkronoida sinne budjetilla oltaessa oikean yläkulman syncronize accounts -painikkeella
Mikäli tili puuttuu raportilta, tulee tili lisätä raporttimallille/malleille
Käyttäjäoikeudet
Muista käydä ajoittain läpi käyttäjätunnukset ja tarvittaessa poistaa vanhentuneet käyttäjät
Määräaikaisten käyttäjätunnusten voimassaoloaikaa tulee muuttaa, jos käyttöoikeus jatkuu
Yrityksen käyttäjätunnusten hallinnoiminen
Uudet dimensiot, budjetit ja osabudjetit tulee päivittää rooleille, mikäli näihin halutaan antaa oikeuksia
Roolien kautta määritellään yritystasoisen käyttäjän käyttöoikeudet Finazillassa