Raportin luominen Finazillan beta-versiolla

Olemme kuvanneet Finazilla -raporttien luomista ja muokkaamista lukuisissa artikkeleissamme mm. täällä. Tämän artikkelin ymmärtämistä helpottaa, mikäli käyttäjä osaa luoda Finazilla raportteja ja ymmärtää raportoinnin peruslogiikan. Tässä muutoksessa ei ole koskettu varsinaisiin valintoihin, vaan näkymää on parannettu muilla keinoilla.

Reports -näkymä

Finazillan raportointi löytyy valikosta "reports". Oletusarvoisesti käyttäjä ohjataan uuteen beta -näkymään. Näkymässä lukee otsikkona "Reports Beta".

Reports -näkymässä painikkeesta "Use Classic View" päästään "vanhaan" raportointinäkymään. Vanha näkymä tullaan poistamaan vuoden 2024 aikana, joten käyttöohjeemme ei neuvo enää tämän näkymän käyttöä.

Eri näkymissä tehdyt raportit

Kaikki käyttäjän tekemät raportit, tai hänelle jaetut raportit, näkyvät aina. Ei ole merkitystä, onko raportti luotu vanhassa raporttinäkymässä vai uudessa. Kaikki kansiot näkyvät myös.

Miksi käyttää uutta raportointinäkymää?

Uudessa näkymässä on pyritty siihen, että kaikki valinnat olisivat paremmin käyttäjän nähtävillä, eikä muutoksia varten tarvitse palata raportilta takaisin päin itse raporttivalintoihin.

Lisäksi uudessa näkymässä käyttäjä pystyy entistä paremmin ja jouhevammin tarkastelemaan, miltä tehdyt muutokset näyttävät raportilla. Kun uuden raportointinäkymän logiikan hahmottaa, on raporttien luominen ja muokkaaminen entistä nopeampaa ja helpompaa, sekä käyttäjä näkee konkreettisesti, kuinka tehdyt muutokset peilautuvat itse raporttiin.

Uudessa näkymässä on myös painike, jolla käyttäjä voi saman tien lisätä raportin haluamalleen Dashboardille ilman, että käyttäjän pitää navigoida Dashboardille ja tehdä lisäys sitä kautta.

Keskeiset muutokset uudessa raportointinäkymässä

Kun käyttäjä lähtee luomaan uutta raporttia, on näkymä vanhaan nähden erilainen. Käyttäjälle näkyy kaikki valinnat yhdessä ja samassa ikkunassa siten, että raportin asetukset löytyvät vasemmasta reunasta ja oikeassa reunassa näkyy itse raportti. Raportin pivotointiin liittyvät painikkeet ovat vanhoilla tutuilla paikoilla.

Vasemmassa reunassa olevat valinnat itsessään ovat samat vanhat tutut, mutta niiden sijoittelua on muutettu hieman.

Settings -valikko

Asetukset kohdassa raportille annetaan nimi, sekä valitaan käytetty raporttimalli. Yrityksiä voidaan lisätä default companies -kohdassa. Uusi näkymä mahdollistaa sen, että käyttäjä voi tarkastella raporttimallin valitsemisen jälkeen alaosan preview -painikkeella, että minkälainen kyseisen raporttimallin rakenne on.

Advanced settings -valikko

Valikosta löytyy date format valinnat, valuuttoihin liittyvät valinnat sekä raportointi tuhansissa (precision) sekä nk. overlapping months ja row measures valinnat.

Jos käyttäjä haluaa nähdä miltä raportti näyttäisikin esimerkiksi tuhansissa, voidaan jälleen hyödyntää alaosan preview -painiketta, joka näyttää raportin saman tien samassa näkymässä tuhansissa.

Datasource -valikko eli raportin tietolähde/tietolähteet

Alimmaisena näkymässä vasemmalla on raportin tietolähteet. Huomaa, että raportille luodaan automaattisesti yksi tietolähde, joka saa myös nimensä automaattisesti oletusvalintojen mukaan. Valikossa tietolähteet voidaan uudelleen nimetä ja alasvetovalikosta voidaan valita mitä dataa halutaan raportoida (actual, budget, formula).

Tietolähde -kohdassa on kaksi erillistä välilehteä. Oletuksena käyttäjälle aukeaa Date settings. Date settings valikossa kerrotaan ajanjaksoihin liittyvät valinnat, kuten mitä ajanjaksoa raportissa raportoidaan (period type), sekä kuinka valittu ajanjakso esitetään (period presentation type).

Period type- valintaa vaihtamalla muuttuvat alaosan muut kentän valinnan mukaan. Alla olevassa esimerkissä on Finazillan oletusvalinnat, jotka ovat aktiivisen tilikauden raportoiminen kuukausittain tilikauden alusta tilikauden loppuun.

Dimensioihin liittyvät valinnat löytyvät omalta välilehdeltään tietolähteen otsikon/nimen alta.

Oletusarvoisesti kaikki raportit tehdään valinnalla dimensions total, kuten ennenkin. Käyttäjä voi valikosta kuitenkin vaihtaa dimensioiden esitystapaa (dimension presentation type) tai käyttää esimerkiksi raportointiryhmiä (reporting groups). Raportointiryhmän valikko näkyy vain, mikäli yrityksellä on luotuna raportointiryhmiä.

Mikäli raportille asetetaan vaihtoehto "include dimensions", tuo Finazilla automaattisesti kaikki datassa esiintyvät dimensiot raportin filtteriin. Käyttäjä voi jatkojalostaa raporttia tämän jälkeen haluttuun suuntaan.

Raportin tallentaminen

Raportin tallentamisen painikkeet ovat vaihtaneet uudessa näkymässä paikkaa. Painikkeet löytyvät raportin oikeasta yläkulmasta. Raportin nimen perässä oleva symboli kertoo aina siitä, että raportille on tehty muutoksia, joita ei ole tallennettu. Muutokset voivat olla joko raportin ajanjaksoihin liittyviä muutoksia, dimensioihin liittyviä muutoksia tai pivotointiin liittyviä muutoksia. Raportit tulee aina tallentaa visuaalisten muutosten jälkeen, mikäli tehtyjen muutosten halutaan tallentuvan. Pelkkä preview ei koskaan tallenna raporttia.

Save -painikkeista löytyy useita tapoja tallentaa raportti. Pelkkä save -painikkeen painaminen tallentaa raportin ja pysyy samassa näkymässä. Save and close -painikkeesta raportti tallennetaan ja käyttäjä ohjataan takaisin reports -näkymään. Save as a copy -painikkeesta raportista voidaan tallentaa kopio, joka on erityisen hyödyllinen tilanteissa, missä käyttäjä haluaa muokata toisen käyttäjän tekemää raporttia.

Raportin avaaminen koko näytön kokoiseksi

Kun raporttiin ei haluta tehdä enää mitään muutoksia liittyen ajanjaksoihin, dimensioihin, käytettyyn raporttimalliin jne, voidaan vasemman reunan "modaali" sulkea edit report -valikon kohdan olevasta painikkeesta.

Modaalin sulkemisen jälkeen raportti aukeaa koko näkymän levyisenä. Vasempaan reunaan jää näkyviin modaalin painike, josta se saadaan uudelleen tarvittaessa auki ja raportin valintoihin voidaan tehdä muutoksia.

Luodun raportin kiinnittäminen Dashboardille

Uudessa raportointinäkymässä on suora linkitys Dashboardille. Kun käyttäjä on luonut uudessa näkymässä raportin tallentanut sen, tulee yläpalkkiin tallennus -painikkeiden viereen painike "pin to Dashboard".

Pin to Dashboard -painike aukaisee käyttäjälle valikon, josta voidaan valita haluttu Dashboard. Tämän jälkeen kerrotaan, missä esitysasussa raportti halutaan Dashboardille viedä (report, key figures tai chart). Tämän jälkeen raportti löytyy valitulta Dashboardilta valitussa esitysasussa, jossa sitä voidaan edelleen muokata.

Uuden raportin luominen suoraan aukaistulta raportilta

Raporttia katseltaessa oikeassa yläkulmassa on raportin tallentamiseen liittyvät painikkeet, sekä painike, jolla raportti voidaan kiinnittää Dashboardille. Valikosta löytyy näiden lisäksi painike "new report", jolla käyttäjä voi lähteä luomaan suoraan uutta raporttia.

New report -painike aukaisee uuden tyhjän raportin. Aukaisemalla vasemman reunan modaalin, voidaan raportille lähteä valitsemaan mm. raporttimalli, tietolähteet jne.