Esimerkki: kuinka luodaan käyttäjätunnus useampaan asiakkuuden yritykseen

Artikkelimme "uuden käyttäjätunnuksen luominen" kuvaa, kuinka Finazillaan luodaan uusia käyttäjätunnuksia. Tässä artikkelissa esittelemme, kuinka luodaan käyttäjätunnuksia useampaan asiakkuuden yritykseen, silloin kun tarpeena on myös rajata käyttäjän näkemää dataa. Ohje on erityisen tarpeellinen mm. konserniyrityksille.

Tämän artikkelin ymmärtämisen edellytyksenä on, että käyttäjä osaa jo luoda käyttäjätunnuksia ja ymmärtää mikä ero on customer ja company -tasoisilla käyttäjätunnuksilla. Lisäksi käyttäjä ymmärtää roolien merkityksen.

Taustaa

Finazillassa on asiakkuus, jossa on kolme yritystä. Käyttäjälle halutaan antaa oikeus yrityksiin ProFinanssi Oy sekä Valmistec Oy.

Käyttäjätunnuksen luominen

Käyttäjälle luodaan company -tasoinen käyttäjätunnus kumpaan tahansa kahdesta yrityksestä. Käyttäjätunnus luodaan settings > customer > companies > users -valikossa.

Kuva: Käyttäjän luominen.

Create user -painike luo käyttäjätunnuksen ja aukaisee ikkunan, jossa käyttäjälle voidaan kiinnittää halutut roolit. Oletuksena käyttäjälle kiinnitetään default member -rooli siihen yritykseen, minkä alle käyttäjää lähdettiin luomaan. Ikkunassa voidaan kiinnittää uudelle käyttäjälle kaikki halutut roolit kerralla.

Alla olevassa esimerkissä käyttäjälle Jane Doe on kiinnitetty oletusroolit kirjautumista varten kumpaankin haluttuun yritykseen (default member). Käyttäjällä on yritykseen ProFinanssi Oy pääkäyttäjäoikeus (company admin), sekä raportin lukijarooli (report reader) yritykseen Valmistec Oy.

Uuden roolin antaminen jo olemassa olevalle käyttäjälle jälkikäteen

Joskus käyttäjien oikeuksia tulee muuttaa jälkikäteen, eli tilanteessa, missä käyttäjätunnus on jo olemassa. Tällainen tilanne voi tulla eteen esimerkiksi silloin, kun asiakkuuteen tulee uusi yritys tai käyttäjän oikeudet muutoin muuttuvat. Käyttäjän oikeuksia voidaan muuttaa milloin tahansa vastaamaan uusia tarpeita. Käyttäjän oikeuksia voidaan muuttaa settings > customer > companies > users -näkymässä klikkaamalla käyttäjätunnusta, jota halutaan muokata.

Näkymässä näytetään puunäkymässä, minkälaiset roolit käyttäjällä on. Ylin hierarkinen taso on niin sanottu asiakkuustaso ja tämän alla esitetään kukin asiakkuuden yrityksistä. Edit roles -painikkeilla voidaan lisätä tai poistaa rooleja.

Mitä käyttäjä näkee

Kyseinen käyttäjä pääsee nyt näkemään Finazillassa yritykset ProFinanssi Oy ja Valmistec Oy. Jälkimmäisen osalta hänen oikeuksiaan on rajoitettu koskettamaan pelkkää lukuoikeutta kun taas ProFinanssin osalta hän pystyy näkemään kaiken ja tekemään kaikkea. Käyttäjällä ei ole mitään oikeuksia yritykseen Taseteam Oy.

HUOM! Mikäli käyttäjä saa nähdä kaiken mahdollisen datan kaikista yhtiön yrityksistä, sekä muokata vapaasti kaikkea, on kyseessä customer -tasoinen pääkäyttäjätunnus. Tällöin riittää kun käyttäjälle luodaan customer -tasolle käyttäjätunnus. Tunnusta ei tarvitse erikseen kytkeä mihinkään rooliin eikä asiakkuuden yrityksiin.

Lisätietoja

Pääkäyttäjätunnuksella pääsee näkemään ja muokkaamaan kaikkien yhtiöiden dataa sekä toimintoja