Kirjaustositteiden tekeminen kirjanpidon ulkopuolella

Finazillassa on mahdollisuus tehdä kirjaustositteita kirjanpidon ulkopuolella. Tämä mahdollisuus on haluttu tuoda Finazillaan, jotta voidaan halutessa oikaista esimerkiksi kuluja kirjanpidon kustannuspaikalta toiselle raportointia varten, tai kirjata esimerkiksi tilikauden voitto -kirjaus. Konserniyritykset taasen saattavat käyttää toimintoa esimerkiksi liikearvon yksipuoliselle kirjaukselle.

Vouchers -toimintoa tarvitaan pääosin siis silloin kun Finazillaan halutaan tehdä jokin kirjaus, jota ei haluta varsinaiseen kirjanpitoon tai ei syystä tai toisesta saada sinne. Tositteiden laatiminen Finazillassa suositellaan tekemään kuitenkin aina harkintaa käyttäen, koska lähtökohtaisesti lähdejärjestelmän ja Finazillan tietojen tulee täsmätä.

Tositteiden kirjaaminen Finazillassa tehdään settings > company > vouchers -valikossa. Vouchers -valikossa uusien tositteiden syöttönäkymä on oheinen:

Kuva: Vouchers- näkymä. Päivämäärärajauksella voidaan hakea tietyn aikavälin tositteita. Voucher type määrittelee mitä tositteita haetaan. Kuvanmukaisessa esimerkissä haetaan Finazilla tositteita.

Uuden tositteen syöttäminen

Uuden tositteen syöttäminen tehdään Vouchers valikossa oheisessa näkymässä:

Kuva: Uudelle tositteelle tulee syöttää yläosaan päivämäärä sekä kuvaus. kohtaan voucherlines syötetään kirjanpidontili, mahdollinen lisäkuvaus, mahdollinen dimensiokohdistus sekä summa. Create Voucher -painike tallentaa muutoksen.

Uusia tositteita manuaalisesti syötettäessä tulee ymmärtää kirjanpidollinen tausta asialle. Esimerkiksi myynnit kirjataan miinus merkkisenä summana, jotta kirjaus menee oikein raporteille.

Tehdyn tositteen kopioiminen

Kerran tehtyä tositetta voi myös kopioida. Toiminto on kätevä silloin kun kirjaus on vaikkapa kuukausittain toistuva. Näin voidaan kopioida edellisen kuukauden tosite ja muuttaa vain ne tiedot, mitkä ovat muuttuneet (esimerkiksi kirjauspäivä).

Kopiointi tehdään hakemalla aikaisemmin tehty tosite ja valitaan tositteen perästä vaihtoehto copy. Tämän jälkeen Finazilla tekee tositteesta kopion. Kopioita voi muuttaa klikkaamalla tositteen selitettä (description) ja tämän jälkeen valitsemalla oikeasta yläkulmasta edit voucher.

Tositteiden export -toiminto

Vouchers -näkymästä löytyy erillinen export- toiminto, joka mahdollistaa datan viemisen päivä- ja pääkirja muotoisena Exceliin.

Exportissa määritellään, missä muodossa data halutaan viedä ulos Finazillasta. Export type general journal tarkoittaa päiväkirjaa ja general ledger pääkirjaa.

Exportissa voidaan lisäksi määritellä account filters kohdassa, miten luvut halutaan viedä konserniyrityksissä (viedäänkö eliminoidut, ei eliminoidut vai molemmat). Oletusvalinta both vie molemmat.