Lemonsoft FunctionApp -integraatio

Tietojen siirtyminen

Lemonsoftista siirtyy datat Finazillaan jokainen yö noin kello 00.00 - 04.00 välillä. Ajossa siirretään aina kaikki Lemonsoftiin kolmen (3) edeltävän päivän päivän aikana tehdyt uudet, muokatut tai poistetut datat. Integraatiossa haetaan siis nimenomaan vain edeltävän kolmen päivän aikana tehdyt muutokset. Sillä, mihin kauteen tehty muutos on kohdistettu Lemonsoftissa ei ole merkitystä.

Esimerkki: kirjanpidossa tehdään muutos 10.12.2024 tositteeseen, joka on kirjanpidossa päivällä 10.11.2024. Muutos siirtyy Finazillaan 10-11.12 välisenä yönä, sillä muutos on tehty 10.12.2024.

Yöllisessä integraatiossa siirtyy kaikki datat, mitä Lemonsoftista on saatavissa ja mitä asiakkaalle on määritelty siirrettäväksi. Lemonsoftista siirtyvää dataa on kuvattu tarkemmin alla.

Siirtyvä data

Finazillaan siirtyy Lemonsoftista seuraavat datat:

• Kirjanpidon tositteet

• Myyntilaskut

• Ostolaskut

• Myyntitilaukset

• Ostotilaukset

• Lukituspäivä

Lisäksi Finazillaan siirtyy kaikkien yllä kuvattujen tietojen lisäksi kunkin tietovirran dimensiot. Olemme kuvanneet siirtyvää dataa alla tarkemmin.

Integraation kautta voidaan ajaa myös yrityksen perustamisvaiheessa yrityksen tilit, tilikartta ja tilikaudet.

Kirjanpidon tositteet

Lemonsoftista siirtyy Finazillaan kirjanpidon tositteet ja tositteiden mukana siirtyy kaikki dimensiot, mitä tositteissa on käytetty. Tositteista syntyneet dimensiot ovat tyypiltään "balance" tyyppisiä, eikä operatiivisia (kuten laskudatan dimensiot).

Finazillaan siirtyy myös keskeneräiset tositteet, sillä raportoinnin on haluttu olevan etupainotteista. Keskeneräisiä tositteita on tyypillisesti aina kuluvalla kuukaudella ja/tai sitä edeltävässä.

Taseen avaavat saldot

Lemonsoft on tyypiltään "cumulate for accounting period", joka tarkoittaa, että taseen avaavat saldot tuodaan jokaisen tilikauden alussa. Kuukausilla on kumulatiiviset loppusaldot siten, että avaavana saldona toimii tiedostossa oleva vuoden ensimmäisenä ollut saldo ja kumulointia tehdään siitä eteenpäin tuleville kuukausille

Muu kuin tositeaineisto

Lemonsoftista siirtyy automaattisesti Finazillaan tositteiden lisäksi laskudataa. Ostolaskut tulevat tietovirralla, joka näyttäytyy Finazillassa data grouppina "Lemonsoft Purchases". Myyntilaskujen osalta tietovirta on nimeltään "Lemonsoft Sales". Laskudatan lisäksi Finazillaan tuodaan tilausdataa. Ostotilaukset tulevat tietovirralla, jonka data group on “Lemonsoft Purchase Orders”. Myyntitilausten data group on “Lemonsoft Sales Orders”.

Myyntilaskut, ostolaskut, myyntitilaukset sekä ostotilaukset ovat niin kutsuttua operatiivista dataa. Mikäli yrityksessä ei ole jokin tietovirta käytössä Lemonsoftissa, ei sen datakaan siirretä Finazillaan.

• Myyntilaskut = Lemonsoft Sales

• Ostolaskut = Lemonsoft Purchases

• Myyntitilaukset = Lemonsoft Sales Orders

• Ostotilaukset = Lemonsoft Purchase Orders

Lemonsoft Purchases

Ostolaskujen tietovirta, jossa siirtyy automaattisesti aina ostolaskut. Ostolaskut siirtyvät verottomina ja ne tuodaan Finazillaan Lemonsoftin laskun päiväyksen mukaan.

Ostolaskujen mukana Finazillaan siirtyy myös näistä generoituvat operatiiviset dimensiot, kuten buyer, customergroup, product, productgroup ja supplier.

• Suppliers

• CostCenter (haetaan laskuriviltä invoicerow.cost_center, mäpätään kustannuspaikoista)

• CustomerGroup (Mäpätään customerGroupeista laskulta löytyvän customer_number:in perusteella. Haetaan customerit -> customereille ryhmä -> ryhmän tiedot dimension arvoksi)

• Account

SalesInvoice

Myyntilaskujen tietovirta, jossa siirtyy automaattisesti aina myyntilaskut, sekä näistä generoituvat operatiiviset dimensiot. Dimensioita ovat:

•  

• Ostaja = Buyer

•  

. account, buyer, contact person, customer, invoice number jne.

myyntilaskut sekä ostolaskut -sekä näiden operatiivisia dimensioita (kuten vaikkapa, toimittaja, asiakas ja myyjä). Olemme avanneet tätä asiaa enemmän artikkelissamme "Operatiiviset dimensiot kun data siirtyy integraation kautta".

Lemonsoft Sales

Alkuperäisestä myyntilaskujen integraatiosta kehitetty parempi versio, jossa siirtyy myyntilaskudata. Taustalla on aikaisemmin toteutettu Procountor sales -tietovirta, joten Procountorin vastaava ohje pätee myös Lemonsoft -integraatioon. Aiheesta löytyy lisää tietoa artikkelistamme "Procountor sales -tietovirta".

Lukituspäivä

Lukituspäivä siirtyy Finazillaan Lemonsoftista integraation kautta, joten asiakkaan tulee pitää huolta lukituspäivän päivittämisestä Lemonsoftiin. Lemonsoftin ohjeeseen pääset tästä. Mikäli lukituspäivää ei haluta tuoda Finazillaan, voidaan lukituspäivän haku ottaa yöllisistä integraatioista pois. Tällöin asiakas voi halutessaan ylläpitää lukituspäivää Finazillassa manuaalisesti. Oletuksena kaikille asiakkaille tuodaan lukituspäivä.

Manuaalinen tietojen synkronointi

Lemonsoft -asiakkailla manuaalinen tietojen synkronointi voi tulla eteen tilanteissa, missä kuluvan päivän uudet/muuttuneet/poistetut datat halutaan saada Finazillaan heti raportoitavaksi. Tiedot voidaan synkronoida milloin tahansa valikossa Company Settings. Välilehdellä Integrations. Näkymässä on listattuna kaikki asiakkaan integraatiot; jos käytössä on useita integraatioita, näkyvät ne kaikki näkymässä allekkain.

Manuaalinen ajo tehdään painamalla halutun integraation perässä olevaa painiketta "synchronize", josta integraatioajo voidaan käynnistää halutessa kesken päivän. Lemonsoft asiakkailla on oletuksena päällä valinta “new, modified and deleted”, joka tarkoittaa, että ajossa haetaan nimenomaan vain muuttuneita tietoja. “Modified since” ja “Modified before” päivillä voidaan kertoa, minkä ajanjakson muutoksia halutaan hakea. Mikäli halutaan hakea vain kuluvana päivänä tehdyt muutokset, laitetaan molempiin kenttiin kuluva päivä.

Näkymässä oleva alimmainen valinta määrittelee sen, tuodaanko ajossa pelkät tositteet, vai tuodaanko myös muuta dataa, kuten myynti-ja ostolaskut. Vaihtoehto operative data käsittää myynti- ja ostotilaukset. Ajo kannattaa kohdentaa aina vain haluttuun dataan, eli mikäli pelkät kirjanpidon tositteet halutaan ajaa, valitaan pelkästään tositteet ajettavaksi.

Open

Kuva: Esimerkki ajosta, jossa ajetaan kuluvan päivän (10.12.2024) tositteet ja dimensiot.

Ajon kesto riippuu siirrettävästä datan määrästä. Finazillan oikeassa yläkulmassa olevista notifikaatioista (kellon kuvake) voi seurata ajon käynnistymistä ja sen valmistumista. Yhden päivän kirjanpidon tositteiden ajaminen on varsin nopea ajo - tyypillisesti se on tehty kymmenissä sekunneissa. Ajon jälkeen datat päivittyvät automaattisesti raporteille.