Ostolaskujen hyväksyntä | MyLemon
- Lemonsoft
- Lemonsoft
Ostolaskujen hyväksyntä -näyttö listaa käyttäjälle kohdistetut ostolaskut, jotka kaipaavat tarkastusta tai hyväksyntää tai ovat annettu tiedoksi. Voit rajata ostolaskuja aikavälillä, toimittajalla tai projektilla Suodatus-toiminnon avulla.
Ostolaskujen tarkastajalla/hyväksyjällä tulee olla roolina 12. Hyväksyjä/Tarkastaja. Työasemaversiossa voit määritellä toimintokeskuksen asetuksella CHECKER_NEEDED, täytyykö ostolasku ensin tarkastaa, ennen kuin se voidaan hyväksyä. Mikäli ko. asetus on aktivoitu, näkyvät ostolaskut, jotka kaipaavat tarkistusta osiossa Tulevat hyväksynnät. Tiedoksi-osiossa näet sinulle tiedoksi annetut laskut.
Voit valita hyväksyttävän ostolaskun listalta, jolloin ostolasku tulee näytölle hyväksyttäväksi. Mikäli tarkastaja tai toinen hyväksyjä on lisännyt ostolaskun tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä huomion, näkyy tämä kohdassa Tarkastajien huomiot.
Laskun tiedot -osioista näet laskun perustiedot. Voit muokata ostolaskun eräpäivää, mikäli sinulla on 15. Ylin johto -henkilörooli. Mikäli muokkaat eräpäivää ostolaskulla, muuttuu maksuehdoksi Sopimuksen mukaan.
Voit tiliöidä ostolaskun lisäämällä uusia rivejä Uusi rivi -toiminnolla. Voit muokata tiliöintiä sekä lisätä riveillä tietoja kuten esim. Kustannuspaikka, Projekti tai LTA. Huom! Mikäli ostolasku on siirretty kirjanpitoon, et voi muokata ostolaskurivin tietoja. Suositeltavaa on, että toimintokeskuksen asetus ONLY_APPROVED on aktivoituna, jolloin vain Hyväksytty/Maksussa/Maksettu -tilassa olevat ostolaskut siirretään kirjanpitoon.
Toimintokeskuksen asetuksella NEW_ROW_DIMENSIONS voit määritellä hakeeko ohjelma dimensiotiedot toimittajan/lajin takaa (tili,kp,lta) kun syötät uutta riviä, vai hakeeko ohjelma tiedot viimeiseltä ostolaskuriviltä. Oletuksena ohjelma hakee tiedot toimittajan tiedoista. Mikäli tietoja ei ole määritelty toimittajalle, tiedot haetaan ostolaskulajin tiedoista.
Sarakkeet-toiminnolla voit muokata sarakkeiden näkyvyyttä ja järjestystä.
Työasemaversion toimintokeskus asetuksella EDITPROJECT voit vaikuttaa siihen, näkyykö Projekti-valikossa vain aktiiviset projektit vai kaikki.
Toiminnot-valikosta voit avata Lemonsoft eKuitti-toiminnon, jonka avulla voit lisätä ostolaskuille eKuitteja. Toiminnot-valikosta voit myös valita toiminnot Jaa rivi, Kopioi projekti/kustannuspaikka/lta riveille, joilta se puuttuu sekä Kopioi tietoja.
Ostolaskujen hyväksyntä -toimintopaneelista voit lisätä ostolaskulle toisen hyväksyjän tai tarkastajan Uusi tarkastaja/Uusi hyväksyjä -toiminnoilla.
Toimintopaneelista voit myös hyväksyä/tarkastaa tai hylätä ostolaskun. Kun hyväksyt/tarkastat ostolaskun, avautuu sivupaneelista Anna kommentti –dialogi, johon voit syöttää kommentin tarkastuksen/hyväksynnän yhteydessä. Mikäli hylkäät ostolaskun, on kommentin antaminen pakollista. Kirjattu kommentti tulee näkyviin Tarkastajien huomiot -osioon, jolloin seuraava hyväksyjä näkee kommenttisi. Kommentti jää myös talteen Kierrätys-välilehdelle Huom-kenttään.
Siirrä-toiminnolla voit siirtää matkalaskun toiselle Hyväksyjälle/Tarkastajalle. Tapahtumat-toiminnossa näet huomiot, jotka on jätetty maksukiellon/siirron/tarkastuksen tai hyväksynnän yhteydessä.
Palauta tekijälle -toiminnolla voit palauttaa ostolaskun tekijälle. Voit antaa palautuksen yhteydessä viestin palautuksesta ja siitä lähtee sisäinen viesti ostoreskontranhoitajalle/-hoitajille. Lasku palautuu Kirjattu-tilaan.
Pankkitilit–toiminnolla näet yrityksen aktiiviset pankkitilit ja näiden saldot. Toiminto vaatii, että toimintokeskuksen BANKACCOUNT_ROLE-asetukselle on määritelty arvoksi sellaisen henkilöroolin numero, jonka haluat voivan tarkastella kyseisiä tietoja. Mikäli asetuksen arvo on tyhjänä, ei kukaan näe pankkitilejä tai niiden saldoja tässä toiminnossa.
Maksukielto-toiminnosta voit asettaa ostolaskun maksukieltoon, tai poistaa ostolaskun maksukiellosta. Kun asetat ostolaskun maksukieltoon, avautuu sivupaneelista Anna kommentti -dialogi, johon sinun tulee syöttää kommentti. Maksukiellolle syötetty syy näkyy Tapahtumat-toiminnossa.
Työasemaversion Toimintokeskus-asetuksilla voit muokata Ostolaskujen hyväksyntä -toiminnon toiminnallisuutta.
Asetus | Selite |
ACCOUNT_EDIT | Estä ostolaskurivin tilin muokkaaminen (1=Kyllä,0=Ei) |
CIRCULATION_MODE | Näytä vain kierrossa olevat ostolaskut (1=Kyllä,0=Kaikki) |
INVOICEROW_EDIT | Estä tarkastajan/hyväksyjän ostolaskurivien muokkaus (1=kyllä, 0=ei) |
PHASE_MANDATORY | Projektivaihe on pakollinen tieto, jos projekti on annettu ostolaskuriville (1=Kyllä,0=Ei) |
CHECKER_CAN_REJECT | Mikäli Tarkastaja hylkää ostolaskun siirtyy lasku Hylätty-tilaan (0=Ei, 1=Kyllä). |
Ostolaskun palauttaminen tarkastajalle
Kierrätys-välilehdellä voit tarvittaessa palauttaa laskun tarkastajalle, jolloin ohjelma poistaa laskun tarkastus–merkinnän kyseisen henkilön kohdalta. Valitse henkilö kenelle haluat laskun palauttaa (ruksi henkilön kohdalle rivillä) ja tämän jälkeen Palauta. Palautuksesta lähtee tarkastajalle sisäinen viesti sekä sähköposti (jos viestien lähetys on käytössä).
Aimo
Kun käytössäsi on Aimo, Lemonsoftin tekoäly, saat käsiteltävien ostolaskujen riveille ehdotuksia tiliöinnistä sekä kustannuspaikoista. Voit valita Aimon ehdottaman tilin ja/tai kustannuspaikan rivikohtaisesti klikkaamalla keltaista alleviivattua tekstiä Aimon sarakkeissa. Vaihtoehtoisesti voit valita kerralla kaikille laskun riveille Aimon ehdottamat tilit valitsemalla toiminnon Aimo-valikosta. Lue lisää Aimosta ja sen käyttöönotosta ohjeestamme Aimo.